Qu'est ce qu'un état des lieux ?

L’état des lieux est un document essentiel annexé au contrat de bail lors de la location d’un logement nu ou meublé. Il est établi contradictoirement par le locataire et le bailleur qui recensent conjointement l’état des locaux mis à la disposition suite à la signature du bail. Effectué à l’entrée et à la sortie des lieux, il permet ainsi de constater les dégradations éventuelles imputables au locataire pendant la période de jouissance du bien.

I. Généralités

L’état des lieux est un document qui établit à l'entrée et à la sortie des lieux du locataire, l'état d'un logement. Les dispositions de l'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 (modifié par la loi ALUR du 24 mars 2014) encadrent les états des lieux locatifs.

Le décret n°2016 - 832 du 30 mars 2016, fixe pour l'ensemble des locations d'un logement nu ou meublé à usage de résidence principale, les modalités d'établissement des états des lieux d'entrée ou de sortie ainsi que les modalités de prise en compte de la vétusté. Depuis le 1er juin 2016, l'ensemble des dispositions du décret sont entrées en vigueur.

En l'absence d'état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. Cette présomption lui est défavorable : il devra en effet restituer en bon état de réparations locatives un logement qui ne lui a peut-être pas été délivré ainsi. Toutefois, il existe deux possibilités d'écarter cette présomption :
- lorsque le locataire apporte la preuve du mauvais état initial du logement, par exemple, au moyen de photographies,
- ou lorsque le propriétaire n'a pas voulu réaliser d'état des lieux malgré la mise en demeure du locataire. Dans ce cas, c'est au propriétaire de démontrer qu'il a délivré un logement en bon état d'usage.

Pour toutes les autres réparations, c'est-à-dire celles qui concernent l'entretien du logement ou la vétusté des lieux, c'est au propriétaire de démontrer qu'elles sont imputables au locataire. Le décret évoque également le problème de la vétusté des logements en fin de bail.

La vétusté est définie comme « l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement dont est constitué le logement ». « Les parties au contrat de location peuvent convenir de l’application d’une grille de vétusté dès la signature du bail, choisie parmi celles ayant fait l’objet d’un accord collectif de location, même si le logement en cause ne relève pas du secteur locatif régi par l’accord. Les parties peuvent également convenir de l’application d’une grille de vétusté choisie parmi celles ayant fait l’objet d’un accord collectif local (...), même si le logement en cause ne relève pas du patrimoine régi par l’accord  ». Cette grille définit au minimum, pour les principaux matériaux et équipements du bien loué, une durée de vie théorique et des coefficients d’abattement forfaitaire annuels affectant le prix des réparations locatives auxquelles serait tenu le locataire.

La vétusté est la conséquence de l’usage normal de la chose louée et elle est à la charge du bailleur, il est même possible qu’il ait une quote-part de travaux à sa charge sur des travaux pourtant locatifs. Néanmoins, il n’y a pas de définition légale ou règlementaire de la vétusté ; celle-ci est donc laissée à l’appréciation souveraine du juge de fond, compte tenu de l’élément considéré et de la durée d’occupation.

Les dégradations imputables à la vétusté, c’est-à-dire à l’usure normale du temps, sont à la charge du bailleur. Un exemple : un logement est loué avec des peintures refaites à neuf. Le locataire y reste huit ans. A son départ, la remise à neuf des peintures normalement « usées » par le temps est à la charge exclusive du propriétaire.
L’élaboration d’une grille de vétusté a pour but de donner une durée de vie théorique des matériaux et équipements susceptibles de subir une vétusté, et de coefficients d’abattements forfaitaire annuels affectant le prix des réparations locatives.
Le locataire est exonéré de son obligation à réparations locatives si ces réparations sont en réalité occasionnées par vétusté, malfaçon, vice de construction, cas fortuit ou cas de force majeure. Par exemple, en cas d’infiltration d’eau par le toit, le locataire est exonéré de poser un nouveau papier peint à la place de celui qui a été endommagé.

La période de franchise est la période durant laquelle les équipements du bien loué ne subissent pas d’altération donc il n’est pas appliqué d’abattement.
Par exemple :  Un locataire rentre dans un logement neuf. Il quitte le bien deux ans après en indiquant que le chauffe-eau est défectueux. Cet élément est en période de franchise. Il n’y a donc pas d’abattement.
Il n’existe pas de textes réglementaires sur l’application d’une franchise, mais certaines grilles de vétusté ont été établies suite à des négociations entre bailleurs et associations de locataires.
En cas de détérioration d’un équipement durant la période de franchise, le locataire supporte intégralement le coût de son remplacement. Passé cette période, la valeur de remplacement est minorée chaque année d’un coefficient d’abattement.
Par exemple : un locataire est rentré dans un appartement neuf. Lors de son départ 5 ans après, on constate que la moquette est brûlée. On pourrait penser que la réparation est entièrement à sa charge. Or, ce n’est pas le cas. En effet, il faut d’abord enlever la franchise (2 ans). L’abattement sera calculé sur 3 ans (5 ans - 2 ans). Cet abattement s’élèvera à 3 ans X 18% = 54%. Le locataire ne supporterait donc que 46% des frais de remplacement.
Lorsqu’un élément a dépassé sa durée de vie, une quote-part résiduelle de la dépense reste à la charge du locataire.

L’établissement de ces grilles de vétusté est conseillé aux bailleurs pour éviter toute discussion en fin de bail. La grille peut être choisie parmi celles ayant fait l'objet d'un accord collectif conclu conformément à l'article 41 ter ou à l'article 42 de la loi du 23 décembre 1986 tendant à favoriser l'investissement locatif, l'accession à la propriété de logements sociaux et le développement de l'offre foncière. Ce type d'accords collectifs est fréquent pour les logements appartenant ou gérés par les organismes d'habitations à loyer modéré (bailleurs sociaux).
Une fois les dégradations inscrites sur l’état des lieux de sortie, le bailleur va procéder à leur réparation. Pour pouvoir retenir une somme sur le dépôt de garantie, il doit pouvoir justifier du montant par la production d’un devis ou d’une facture :
- soit de l’artisan ayant réalisé les travaux,
- soit des matériaux qu’il a lui-même utilisés pour la remise en état.
Le bailleur peut déduire toute la facture s’il s’agit d’une réparation ou de l’entretien d’un équipement que le locataire aurait négligé de faire. En revanche il ne peut le faire s’il faut remplacer l’élément dégradé (moquettes, papiers peints, robinet, par exemple) car le propriétaire ne peut facturer au locataire une valeur à neuf : il doit appliquer un abattement pour tenir compte de la vétusté, c’est-à-dire de l’ancienneté de l’élément en question.
A titre indicatif, il a été estimé que :
- la durée de vie des peintures et tapisseries est d’environ dix ans ;
- la durée de vie des moquettes est d’environ sept ans ;
- la durée de vie des éléments d’équipement (plaques chauffantes par exemple) est d’environ cinq ans.
Dans le cas où le logement est rendu très sale, la première étape consiste à faire apparaître clairement sur l’état des lieux de sortie que le logement a été rendu très sale. Par la suite, le bailleur devra faire appel à un professionnel pour faire le ménage, puisqu’il lui faut une facture afin de retenir la somme sur la caution. En revanche, si le bailleur décide de retrousser ses manches et s’en occuper lui-même, il ne pourra retenir que les produits ménagers et non le temps passé.

Le coefficient de vétusté concernant les réparations locatives ne s'applique pas aux dégradations volontaires mais seulement aux seuls éléments usés du fait d'un usage répété mais adéquat ou du vieillissement inéluctable de toute chose comme les peintures ou les tapisseries sans qu'il y ait intervention de la main de l'homme. En l'espèce, la comparaison entre le procès-verbal d'entrée dans les lieux et celui de sortie indique le passage de sols considérés comme étant « en bon état » à des sols considérés comme en « mauvais état » pour être « tachés », « très tachés » voire « brûlés » dans la cuisine et le salon. Il en résulte qu'il ne s'agit pas d'une usure par suite d'un usage raisonnable, mais de véritables dégradations volontaires de sorte qu'aucun coefficient de vétusté n'est applicable pour les réparations inéluctables de ces sols (CA Lyon, 8e chambre, 30 octobre 2018, 16/09222).

En ce qui concerne l'établissement d'un état des lieux pour des locaux commerciaux, selon la loi Pinel de juin 2014, cette démarche est également obligatoire dans le cadre de la réalisation d’un bail professionnel. Il existe deux cas de figure selon la présence ou l’absence des parties lors de l’état des lieux :
- les deux parties sont présentes : comme pour l’état des lieux d’un logement, la démarche est gratuite et sous le contrôle du loueur et du preneur ;
- l’une ou les deux parties sont absentes : l’état des lieux doit obligatoirement se faire sous le contrôle d’un huissier de justice. Les frais entraînés sont répartis équitablement entre les deux parties.
Une fois un accord trouvé, l’état des lieux peut-être rédigé en respectant les éléments obligatoires énoncés dans l’article L 145-40-1 du Code de Commerce. Ces mentions obligatoires sont sensiblement les mêmes que pour l’état des lieux contradictoire d’un logement.

II. La réalisation des états des lieux

Aux termes de l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, un état des lieux doit être établi lors de la remise des clefs et de leur restitution. Il doit être réalisé en autant d’exemplaires que de parties et remis immédiatement au locataire et être annexé au bail.

A. Le caractère contradictoire

Les états des lieux doivent être établis contradictoirement entre les parties ou par les tiers mandatés par elles. Ce caractère contradictoire donne la valeur probante nécessaire à cet acte et aux éventuelles retenues sur le dépôt de garantie à la sortie du locataire. Il est établi par la signature des parties. Elles ont aussi la faculté de se faire représenter par un tiers doté d’un mandat et justifiant de son identité.
Il est toujours possible de contester l’exactitude de  l’état des lieux par l’apport de la preuve contraire (Cass. 3ème civ., 23 mai 2002, n° 00-13144 : JurisData n° 2002-014444 ; Loyers et copr. 2002, comm. 223).
Cette présomption ne peut pas être invoquée par la partie ayant empêché la réalisation de l’état des lieux ou de sa remise (art. 3-2 de la loi n° 89-462 de 1989).
En l’absence d'état des lieux à l’entrée, il convient de se référer aux règles du code civil par l’application de la présomption de l'article 1731 du Code civil :
S'il n'a pas été fait d'état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf  preuve contraire.
En conséquence,
- si le propriétaire refuse d’établir un état des lieux, il devra établir la preuve que les dégradations sont dues au locataire.
- si le locataire refuse d’établir un état des lieux, il devra apporter la preuve que les dégradations ne sont pas de son fait.
- si le locataire et le bailleur refusent d’établir un état des lieux, le locataire sera censé avoir reçu les lieux en bon état.
Un état des lieux non contradictoire établi par un huissier de justice peut être soumis à discussion pour les dégradations constatées (Cass. 3ème Civ., 17 Mars 2016, n° 14-15325).
Si les parties ne souhaitent pas réaliser d’état des lieux ou n’ont pas fait le nécessaire, cela ne les prive pas de pouvoir invoquer la présomption de l’article 1731 du code civil. Il en va de même lorsque la preuve de l'obstacle de l'une des parties n'est pas rapportée (CA Orléans, 28 févr. 2018, n° 16/02775,B. c/ D. : JurisData n° 2018-003321).
Si le bailleur ou les locataires ne démontrent ni n’allèguent que l’une des parties a fait obstacle à l’établissement d’un état des lieux, la présomption prévue à l’article 1731 du code civil peut être invoquée tant par le bailleur que par les locataires (CA Nancy, 2ème ch. Civ., 20.12.1991, n° 2639/91).
Un état des lieux de sortie peut être réalisé bien qu’il n’y ait pas eu d’état des lieux d’entrée.

- N’est pas opposable au locataire l’état des lieux qui fait état de dégradations, mais qui n’a pas été signé par ce dernier (Cass. 3ème civ., 10.01.1995 : Loyers et copr. 1995, comm. 248) ;
- Est contradictoire l’état des lieux signé par le mandataire du bailleur et les locataires en présence du bailleur qui a refusé de signer (Cass. 3ème civ., 18.07.2001 : Rev. Administrer mars 2002, p. 25) ;
- Un état des lieux non signé par les locataires a été validé car il avait été établi en leur présence et soumis à leur discussion (Cass. civ., 14.10.1992 : Loyers et copr. 1993, comm. 12).

Les états des lieux doivent porter sur l’ensemble des locaux et équipements d’usage privatif mentionnés au bail et dont le locataire a la jouissance exclusive. De plus, l’état des lieux doit être réalisé dans un logement vide de tous meubles hormis les meubles ou équipements mentionnés au contrat de location.
Dans le cadre de la location meublée, un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être établis contradictoirement et amiablement. Ils sont annexés au bail et doivent être faits en autant d’exemplaires que de parties et signés (art. 25-5 de la loi du 6 juillet 1989).
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe les modalités d'établissement de l'état des lieux. Ce texte n’établit pas un modèle type d’état des lieux mais apporte des précisions sur sa forme et liste un certain nombre d’informations au minimum devant être inscrits sur le document. L'état des lieux doit donc décrire le logement et constater son état de conservation. Il comporte  au moins les informations suivantes :

A l'entrée et à la sortie du logement :
- Le type d'état des lieux : d'entrée ou de sortie,
- Sa date d'établissement,
- La localisation du logement,
- Le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou le siège social du bailleur,
- Le cas échéant, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l'état des lieux,
- Le cas échéant, les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie,
- Le détail et la destination des clefs ou de tout autre moyen d'accès aux locaux à usage privatif ou commun,
- Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l'état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être complété d'observations ou de réserves.

A la sortie du logement :
- L'adresse du nouveau domicile ou du lieu d'hébergement du locataire,
- La date de réalisation de l'état des lieux d'entrée,
- Éventuellement, les évolutions de l'état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l'établissement de l'état des lieux d'entrée.

L'état des lieux à l'entrée et à la sortie du logement est établi selon les modalités suivantes :
- Le logement contient les seuls meubles ou équipements mentionnés au contrat de location ;
- La forme du document permet la comparaison de l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie des lieux. A cet effet, les états des lieux peuvent être réalisés sous la forme d'un document unique ou de documents distincts ayant une présentation similaire ;
- L'état des lieux est remis en main propre à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature.

Afin de permettre la comparaison entre l’entrée dans les lieux et la sortie, les actes doivent être similaires ou il doit s’agir d’un seul et même document. Il doit être fait en autant d’exemplaires que de parties, signés par les parties et remis immédiatement au locataire. Il convient de mentionner le relevé des différents compteurs à l’entrée et à la sortie du locataire sur l’état des lieux (électricité, eau, chauffage, fioul…).
Sur l'état des lieux, les mentions inscrites doivent être précises pour permettre l’imputation de réparations ou de pertes sur le dépôt de garantie. En effet, l’état des lieux doit être suffisamment détaillé pour justifier la demande du bailleur.
Il convient de ne pas employer de termes généraux et subjectifs du type "logement en bon état, état moyen ou mauvais état" qui peuvent donner lieu à des interprétations différentes. Faites une description du logement, du sol au plafond, pièce par pièce, ainsi que des équipements tels que placards, cheminées, éléments de chauffage, sans craindre d'inscrire les détails sur la nature et l'état du logement :
- revêtements muraux (exemples papier peint ou tapisserie à l'état neuf ; tapisserie en très bon état sauf traces de meubles ou de cadres ; peinture écaillée par endroit, tapisserie décolorée par le soleil) ;
- sol (exemple : parquet en bon état sauf une latte fendue ; carrelage comportant un carreau cassé ou ébréché ; moquette neuve ou usagée ou tachée) ;
- plafonds en bon état ou tachés ou fissurés ;
- huisseries, portes, fenêtres et placards présentant des éclats de bois, détériorés ou comportant une peinture abîmée :
- serrureries en très bon état, mais dépareillées ;
- installations électriques, chauffage et équipements éventuels en bon état de marche ;
- sanitaires : lavabo neuf ou fêlé ou présentant des éclats.

Pour rappel : "Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de compléter l'état des lieux d'entrée dans un délai de dix jours à compter de son établissement. Si cette demande est refusée, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation territorialement compétente. Pendant le premier mois de la période de chauffe, le locataire peut demander que l'état des lieux soit complété par l'état des éléments de chauffage" (article 3-2 de la loi de 1989).
Toute contestation portant sur l'état des lieux d'entrée peut être portée, par le propriétaire ou le locataire, devant une commission départementale de conciliation.

Il n’est pas possible de réaliser un état des lieux de sortie puis de laisser les clefs au locataire pour qu’il finisse son déménagement ou vienne faire le ménage. Le locataire n’a plus la jouissance du bien. Il pourrait causer de nouvelles dégradations ou un sinistre pour lequel il n’est plus garanti en responsabilité civile locative.
Jurisprudences :
- Rejet de la demande du bailleur fondée sur un état des lieux mentionnant seulement « manque d’entretien du locataire » (CA Versailles, 1ère ch., 02.04.1999 :RJDA déc. 1999, n° 185).
- Les juges ont considéré que le bailleur ne rapporte pas la preuve des dégradations lorsque les attestations produites émanent de l’agent immobilier chargé de la recherche d’un nouveau locataire (CA Paris, 16ème ch., sect. B, 26.02.2004, n° 2002/21096).
- « Dès lors que ce document succinct n'est pas contradictoire et qu'il ne permet pas un examen comparatif avec l'état des lieux lors de la signature du bail en l'absence de procès-verbal descriptif à l'entrée dans les lieux. » (CA PARIS, Chambre 6 section B, 24 Novembre 2005, JurisData : 2005-286876).

La date d’état des lieux doit être fixée avant la fin du délai de préavis selon les disponibilités des cocontractants sans pour autant libérer le locataire de son obligation de payer le loyer jusqu’à l’expiration du préavis. La date d’état des lieux peut être fixée au plus tard le dernier jour de l’exécution du contrat de bail de location. Si l’une des deux parties ne peut pas être présente lors de l’état des lieux de sortie, elle peut mandater un tiers qui sera chargé de réaliser l’état des lieux contradictoire pour son compte. Dans ce cas, elle devra formaliser par écrit une procuration en mentionnant l’identité du tiers mandataire et les missions précises qui lui sont assignées.

L’absence totale d’état des lieux de sortie peut avoir des conséquences néfastes :
– le locataire n’aura pas de constat écrit qui prouvera qu’il a bien rendu le logement dans son état initial : il risque de voir sa responsabilité engagée pour des dégradations postérieures à son départ.
– le bailleur, quant à lui, n’aura pas de document écrit permettant de lister les éventuelles dégradations provoquées par le locataire. Il sera difficile pour lui sans document écrit de prouver que le locataire en est responsable et d’obtenir le dédommagement.

Si le locataire remet les clefs au bailleur avant de réaliser avec ce dernier l’état des lieux de sortie, il existe un risque pour lui d’être tenu d’éventuelles dégradations intervenant entre la remise des clés et l’état des lieux de sortie.

Il est présumé que le locataire reconnaisse avoir reçu un logement en bon état de réparations locatives si aucun état des lieux d’entrée n’a pas été réalisé. S’il refuse l’état des lieux, les preuves justifiant que les dégradations constatées à sa sortie ne sont pas de son fait seront à sa charge.
L’absence du locataire lors de l’état des lieux de sortie ou du propriétaire implique que l’état des lieux contradictoire n’aura aucune valeur légale aux yeux de la loi et ne pourra être retenu comme preuve en cas de litiges.
Il sera considéré qu’aucun d’état des lieux n’a été effectué et les conséquences seront les mêmes qu’en cas d’absence d’un tel constat.
Si le propriétaire ou le locataire refuse d’assister à la visite ou n’est pas en mesure de se déplacer, la rédaction de l’état des lieux peut être confiée à un huissier. Il est important de noter que la décision de celui-ci est incontestable et sera imposée aux deux parties.
Le preneur est en droit de demander la modification de l’état des lieux d’entrée, et ce, même après sa signature, s’il découvre des défauts devant être signalés et pouvant lui être préjudiciables à la fin du bail de location. La Loi Alur-Duflot encadre cette protection en octroyant un délai de dix jours au locataire, pendant lequel il a la possibilité de se manifester. Ses réserves doivent être envoyées à son bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception.

Si le refus d’état des lieux émane du bailleur, ce sera à lui de prouver que les défauts et les dégradations constatés sont dus à un mauvais entretien du locataire.

Bien que l’état des lieux permette de prévenir les conflits entre bailleurs et locataires, il peut néanmoins donner lieu à des désaccords. S’il existe un désaccord sur l’état des lieux contradictoire entre le propriétaire et le locataire, l’affaire peut être déléguée à un huissier de justice. Une fois encore, les frais engendrés par cette procédure devront être partagés également entre ces deux parties.

Il ne peut y avoir recours à l’huissier de justice que s’il est impossible de réaliser un état des lieux amiable.
Lorsque l’état des lieux est réalisé par un huissier de justice, celui-ci doit convoquer les parties au moins sept jours avant la date fixée par courrier recommandé avec accusé de réception. Lors de la rédaction de l’état des lieux de sortie, l’huissier de justice ne recueillera pas les signatures des parties. Le procès-verbal de constat sera rédigé en l’étude suite aux constatations faites puis adressés aux parties.
Les constatations de l’huissier de justice font foi jusqu’à l’inscription de faux. Plusieurs cas se distinguent :
- Si le constat n’a pas pu être contradictoire par la faute du locataire, il lui sera opposable.
Exemples : le locataire a refusé de se présenter malgré la réception de la convocation (CA Aix en Provence, 26.02.1998 : Loyers et copr. Déc. 1998 comm. 293).
- Si le constat a été établi très tardivement après le départ du locataire ou que la convocation a été adressée à un lieu empêchant le locataire d’en avoir connaissance, le constat d’état des lieux ne sera pas opposable au locataire.
Exemples : convocation adressée sur le lieu de travail alors que le locataire était en arrêt maladie, CA Toulouse, 21.04.1998 : Loyers et copr. Déc. 1998, comm. 293 ; réalisation tardive, CA Versailles, 4ème ch., 14.01.1987, JurisData 1987-042501.
Néanmoins, la cour de cassation considère que le caractère non-contradictoire de l'état des lieux de sortie n’empêche pas le bailleur d'invoquer l'existence de désordres locatifs sous condition de le soumettre à la libre discussion des parties.
En témoigne la jurisprudence suivante : « le caractère non contradictoire de l'état des lieux de sortie n'interdisait pas au bailleur d'invoquer l'existence de désordres locatifs » (Cass. 3ème civ., 17 mars 2016, n° 14-15325).

Une visite de pré-état des lieux peut être organisée à la demande du bailleur et/ou du locataire. Ce « pré-état des lieux » n’est pas obligatoire mais sa réalisation peut permettre de limiter les risques de litiges en sortie en anticipant les éventuelles réparations locatives que le locataire pourrait être tenu de faire.

Le pré-état des lieux est un document qui a uniquement pour but d’informer le locataire avant la restitution, concernant :
- les réparations,
- les remises en état,
- les remplacements d’éléments,
- les prestations d’entretien à entreprendre dans le logement.

Il l’informe également sur le coût éventuel des réparations locatives (fixées par le décret n°87-712 du 26 août 1987, qui resteraient à sa charge lors de son départ du logement. Ce document permet souvent d’éviter bon nombre de conflits, c’est pour cela qu’il doit être réalisé sur la base de l’état des lieux d’entrée, de manière à ne pas faire supporter au locataire des réparations qui ne lui incomberaient normalement pas. Il est important de noter que le pré-état des lieux n’est pas obligatoire et n’a pas de valeur contractuelle. De plus, il n’est pas signé par les parties au contrat de bail et ne s’appuie sur aucun texte législatif ou réglementaire : cela signifie qu’il est inopposable aux parties au contrat de location.

En pratique, le pré-état des lieux est souvent proposé dans le secteur HLM et SEM, par exemple après que le locataire ait adressé une lettre de résiliation du bail (lettre de congé), mais il est très peu utilisé dans le secteur privé.
Étant donné qu’il s’agit uniquement d’un élément de dialogue entre les parties, le pré-état des lieux n’est pas obligatoirement matérialisé par un écrit. Cependant il est fortement conseillé de faire établir un rapport écrit à la suite de la visite conseil. Le cas échéant, un double devra être remis au locataire.
A cette occasion, une évaluation approximative des coûts pourra également lui être remise. Il est fortement recommandé que le pré-état des lieux soit proposé et réalisé le plus tôt possible après réception du congé de façon à ce que le locataire ait le temps d’effectuer, par lui-même ou par le biais des entreprises qu’il aura choisies, les travaux de réparations locatives nécessaires qui seront éventuellement à sa charge  (c’est à dire les réparations, les remises en état, les remplacements d’éléments et les prestations d’entretien).
Il est également préférable que la visite-conseil et l’état des lieux final soient réalisés par le même préposé du bailleur. Cela permet d’éviter les positions divergents du bailleur entre le pré-état des lieux et l’état des lieux final.

Une fois les dégradations inscrites sur l’état des lieux de sortie, le bailleur va procéder à leur réparation. Pour pouvoir retenir une somme sur le dépôt de garantie, il doit pouvoir justifier du montant par la production d’un devis ou d’une facture :
- soit de l’artisan ayant réalisé les travaux,
- soit des matériaux qu’il a lui-même utilisés pour la remise en état.
Le bailleur peut déduire toute la facture s’il s’agit d’une réparation ou de l’entretien d’un équipement que le locataire aurait négligé de faire.

En revanche il ne peut le faire s’il faut remplacer l’élément dégradé (moquettes, papiers peints, robinet, par exemple) car le propriétaire ne peut facturer au locataire une valeur à neuf : il doit appliquer un abattement pour tenir compte de la vétusté, c’est-à-dire de l’ancienneté de l’élément en question. Or étant donné qu’il n’existe pas de “grille de vétusté” légale, le bailleur doit se référer aux usages en la matière ou convenir de l’application d’une grille de vétusté dès la signature du bail, uniquement choisie parmi celles ayant fait l’objet d’un “accord collectif de location”.
Cette prise en compte de la vétusté est donc aléatoire et engendre souvent des discussions entre bailleur et locataire. En effet, la loi Alur de mars 2014 et son décret du 30 mars 2016 ne fixent pas de grille de vétusté.
Toutefois, le propriétaire et le locataire peuvent choisir, lors de la signature du contrat, d’appliquer une grille de vétusté existante.Cette grille doit être choisie parmi celles ayant fait l’objet d’un accord collectif de location. Ces accords collectifs sont assez fréquents pour les logements appartenant ou gérés par les organismes d’habitations à loyer modéré ou pour ceux détenus par des investisseurs institutionnels (banques, assurances).

A titre indicatif, il a été estimé que :
- la durée de vie des peintures et tapisseries est d’environ dix ans ;
- la durée de vie des moquettes est d’environ sept ans ;
- la durée de vie des éléments d’équipement (plaques chauffantes par exemple) est d’environ 5 ans.

Dans le cas où le logement est rendu très sale, la première étape consiste à faire apparaître clairement sur l’état des lieux de sortie que le logement a été rendu très sale. Par la suite, le bailleur devra faire appel à un professionnel pour faire le ménage, puisqu’il lui faut une facture afin de retenir la somme sur la caution. En revanche, si le bailleur décide de retrousser ses manches et s’en occuper lui-même, il ne pourra retenir que les produits ménagers et non le temps passé.

En ce qui concerne l’état des lieux réalisé par un huissier de justice, il ne peut y avoir recours à l’huissier de justice que s’il est impossible de réaliser un état des lieux amiable. Lorsque l’état des lieux est réalisé par un huissier de justice, celui-ci doit convoquer les parties au moins sept jours avant la date fixée par courrier recommandé avec accusé de réception. Lors de la rédaction de l’état des lieux de sortie, l’huissier de justice ne recueillera pas les signatures des parties. Le procès-verbal de constat sera rédigé en l’étude suite aux constatations faites puis adressés aux parties.
Les constatations de l’huissier de justice font foi jusqu’à l’inscription de faux. Plusieurs cas se distinguent :
- Si le constat n’a pas pu être contradictoire par la faute du locataire, il lui sera opposable. Le locataire a refusé de se présenter malgré la réception de la convocation (CA Aix en Provence, 26.02.1998 : Loyers et copr. Déc. 1998 comm. 293).
Si le constat a été établi très tardivement après le départ du locataire ou que la convocation a été adressée à un lieu empêchant le locataire d’en avoir connaissance, le constat d’état des lieux ne sera pas opposable au locataire. Convocation adressée sur le lieu de travail alors que le locataire était en arrêt maladie, CA Toulouse, 21.04.1998 : Loyers et copr. Déc. 1998, comm. 293 ; réalisation tardive, CA Versailles, 4ème ch., 14.01.1987, JurisData 1987-042501.
Néanmoins, la Cour de cassation considère que le caractère non-contradictoire de l'état des lieux de sortie n’empêche pas le bailleur d'invoquer l'existence de désordres locatifs sous condition de le soumettre à la libre discussion des parties.
En témoigne la jurisprudence suivante : « le caractère non contradictoire de l'état des lieux de sortie n'interdisait pas au bailleur d'invoquer l'existence de désordres locatifs » (Cass. 3ème civ., 17 mars 2016, n° 14-15325).

B. Le caractère rigoureux

Les états des lieux doivent porter sur l’ensemble des locaux et équipements d’usage privatif mentionnés au bail et dont le locataire a la jouissance exclusive.
De plus, l’état des lieux doit être réalisé dans un logement vide de tous meubles hormis les meubles ou équipements mentionnés au contrat de location.
Dans le cadre de la location meublée, un inventaire et un état détaillé du mobilier doivent être établis contradictoirement et amiablement. Ils sont annexés au bail et doivent être faits en autant d’exemplaires que de parties et signés (art. 25-5 de la loi du 6 juillet 1989).
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe les modalités d'établissement de l'état des lieux. Ce texte n’établit pas un modèle type d’état des lieux mais apporte des précisions sur sa forme et liste un certain nombre d’informations au minimum devant être inscrits sur le document. Afin de permettre la comparaison entre l’entrée dans les lieux et la sortie, les actes doivent être similaires ou il doit s’agir d’un seul et même document. Il doit être fait en autant d’exemplaires que de parties, signés par les parties et remis immédiatement au locataire.

Il convient de mentionner le relevé des différents compteurs à l’entrée et à la sortie du locataire sur l’état des lieux (électricité, eau, chauffage, fioul…).
Sur l'état des lieux, les mentions inscrites doivent être précises pour permettre l’imputation de réparations ou de pertes sur le dépôt de garantie. En effet, l’état des lieux doit être suffisamment détaillé pour justifier la demande du bailleur.
Il convient de ne pas employer de termes généraux et subjectifs du type "logement en bon état, état moyen ou mauvais état" qui peuvent donner lieu à des interprétations différentes. Faites une description du logement, du sol au plafond, pièce par pièce, ainsi que des équipements tels que placards, cheminées, éléments de chauffage, sans craindre d'inscrire les détails sur la nature et l'état du logement :
- revêtements muraux (exemples papier peint ou tapisserie à l'état neuf ; tapisserie en très bon état sauf traces de meubles ou de cadres ; peinture écaillée par endroit, tapisserie décolorée par le soleil) ;
- sol (exemple : parquet en bon état sauf une latte fendue ; carrelage comportant un carreau cassé ou ébréché ; moquette neuve ou usagée ou tachée) ;
- plafonds en bon état ou tachés ou fissurés ;
- huisseries, portes, fenêtres et placards présentant des éclats de bois, détériorés ou comportant une peinture abîmée ;
- serrureries en très bon état, mais dépareillées ;
- installations électriques, chauffage et équipements éventuels en bon état de marche ;
- sanitaires : lavabo neuf ou fêlé ou présentant des éclats.

La loi Alur du 24 mars 2014 a introduit la faculté pour le seul locataire de faire compléter l’état des lieux d’entrée dans un délai de 10 jours suite à sa réalisation. En cas de refus du bailleur, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation.
S’agissant des éléments de chauffage, le locataire peut demander que l’état des lieux soit complété pendant le premier mois de chauffe.
Il n’est pas possible de réaliser un état des lieux de sortie puis de laisser les clefs au locataire pour qu’il finisse son déménagement ou vienne faire le ménage. Le locataire n’a plus la jouissance du bien. Il pourrait causer de nouvelles dégradations ou un sinistre pour lequel il n’est plus garanti en responsabilité civile locative.

Jurisprudences :
- Rejet de la demande du bailleur fondée sur un état des lieux mentionnant seulement « manque d’entretien du locataire » (CA Versailles, 1ère ch., 02.04.1999 : RJDA déc. 1999, n° 185).
- Les juges ont considéré que le bailleur ne rapporte pas la preuve des dégradations lorsque les attestations produites émanent de l’agent immobilier chargé de la recherche d’un nouveau locataire (CA Paris, 16ème ch., sect. B, 26.02.2004, n° 2002/21096).
- « Dès lors que ce document succinct n'est pas contradictoire et qu'il ne permet pas un examen comparatif avec l'état des lieux lors de la signature du bail en l'absence de procès-verbal descriptif à l'entrée dans les lieux. » (CA PARIS, Chambre 6 section B, 24 Novembre 2005, JurisData : 2005-286876).

C. Le caractère onéreux de l’état des lieux 

Dans la plupart des cas, les états des lieux d'entrée et de sortie sont établis à l'amiable et de manière contradictoire en présence du bailleur et du locataire. Lorsqu'un tiers est mandaté pour établir un état des lieux d'entrée, les honoraires susceptibles d'être facturés au locataire ne peuvent excéder :
- le montant payé par le bailleur,
- dans la limite de 3 € TTC par m² de surface habitable.

Attention, l'état des lieux de sortie ne peut pas être facturé au locataire. Si la réalisation d'un état des lieux n'est pas possible à l'amiable, ou s'il ne peut être établi de manière contradictoire car l'une des parties ne se présente pas, le bailleur ou le locataire peut demander à un huissier de justice de procéder à cet état des lieux ou constat locatif loi de 1989. Si l’état des lieux d’entrée est réalisé par un huissier, les frais sont partagés de façon égale entre le bailleur et le locataire comme le stipule le décret du 12 décembre 1966 modifié par le décret et l’arrêté du 26 février 2016. Les tarifs d’exercice de l’huissier varient en fonction de la surface du bien loué logement :

- moins de 50 m² : 174,68 € ;
- de 50 à 150 m² : 196,56 € ;
- supérieur à 150 m² : 273,78 €.

Lorsque l’état des lieux ne peut pas être établi contradictoirement et amiablement, la partie la plus diligente doit mandater un huissier de justice pour le réaliser.. Ce dernier convoque les deux parties, au moins sept jours à l'avance par courrier recommandé avec avis de réception.
Le prix du constat d’état des lieux est partagé par moitié entre le bailleur et le locataire. « Ce n'est qu’en cas de défaut d'établissement d'un état des lieux dans ces conditions qu'il peut être
établi par huissier aux frais partagés des parties. » (CA Douai, 3ème chambre, 10 Septembre 2015, n° 14/01993).
Les juges de la Cour d’appel de Chambéry ont rejeté le partage des frais d’état des lieux de sortie lorsque les locataires n'ont pas été avertis en temps utile de la date d'établissement de l'état des lieux et n'ont pu se rendre sur les lieux, qu'ils avaient quittés (CA Chambéry, Chambre 2, 31.01.2013, n° 10/02320, 11/2572).
La Cour de cassation (Cass. 3e civ., 27 juin 2019, n° 17-25.949, P+B+I) vient de rappeler qu’il en est ainsi même si l’établissement d’un état des lieux de sortie amiable a été rendu  impossible par la carence de la locataire, dûment convoquée, et que la bailleresse a dû faire appel aux services d’un huissier de justice. Dans un tel cas de figure, les frais ne seront tout de même pas supportés en totalité par la locataire.

Les tarifs réglementés des huissiers de justice sont prévus aux articles A. 444-10 et suivants du code de commerce. A ces émoluments, il convient d’ajouter d’autres éléments : les frais de convocation des parties à l'état des lieux, la TVA, l’indemnité de déplacement et la taxe fiscale forfaitaire. Il n’en va pas de même lorsque l’une des parties mandate un huissier de justice sans avoir proposé un état des lieux à l’amiable. Dans ce cas, cette personne devra pendre à sa charge l’intégralité des frais. De plus, les émoluments indiqués ci-dessus ne trouvent plus à s’appliquer.  Il s’agira d’honoraires librement fixés par l’huissier de justice.

Lorsque les locataires remettent les clefs à un huissier de justice qu’ils ont mandaté pour réaliser l’état des lieux de sortie, plusieurs conséquences en découlent :
- Si les locataires ne démontrent pas que l'établissement d'un état des lieux amiable et contradictoire n'était pas possible, l’intégralité du coût de l’acte d’huissier de justice reste à leur charge
- La remise des clefs à l’huissier de justice ne constitue pas une restitution au sens de l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. En effet, les clefs doivent être remises au bailleur ou à son mandataire. Par conséquent, les locataires sont redevables d’une indemnité d’occupation jusqu’à ce que le bailleur les récupère (CA Versailles, 1ère ch., 28 mars 2017, n° 16/00166 : JurisData n° 2017-006298).

Jurisprudences :
- « Les frais restent à la charge du bailleur dès lors qu’il a fait appel à un huissier sans proposer au préalable un état des lieux amiable au locataire. » (CA Orléans, 23.06.2014 : JurisData n° 2014-017111, Loyers et copr. 2014, comm. 238).
- « En l'espèce l'impossibilité d'établir un état des lieux amiablement n'est pas établie et c'est à tort que M. V. sollicite le paiement de la somme de 80 euros au titre de l'établissement de l'état des lieux de sortie. » (CA Douai, 3ème chambre, 8 Octobre 2015 – n° 14/05606).

S’agissant d’une prestation habituellement prévue au mandat si ce n’est propre à l’agent immobilier et au gestionnaire, l’état des lieux est censé être réalisé par ses soins. Ainsi, le fait de solliciter l’intervention d’une société pour la réalisation de cette prestation est un choix de gestion personnel. Il ne peut s’agir d’un huissier de justice étant donné qu’un état des lieux amiable doit être proposé au préalable. Si le bailleur souhaite que l’état des lieux soit quand même réalisé par un huissier de justice, les frais seront à sa charge.

D. Difficultés diverses

Que faire lorsque le locataire refuse de signer l’état des lieux à l'entrée ou à la sortie ?
Il convient de mandater un huissier de justice afin de faire établir un procès-verbal de constat d’état des lieux le plus tôt possible. En effet, le caractère contradictoire de l’état des lieux est établi par la signature des parties.
La validité d’un état des lieux non signé a été admise car il avait dressé en présence des locataires et soumis à leur discussion (Cass., 3ème civ., 14.10.1992, Loyers et copr. 1993, comm. 12). Toutefois, afin de garantir au mieux les intérêts des parties et d’éviter toute contestation, le recours à l’huissier de justice est nécessaire.

Que faire lorsque le locataire qui a donné congé ne donne pas de nouvelles pour convenir d’une date d’état des lieux de sortie ?
Il appartient au locataire de restituer les clefs et les lieux vident de toute occupation. Tant que ces conditions ne sont pas remplies, le locataire est redevable d’une indemnité d’occupation.
Il est avisé de lui adresser un courrier recommandé avec accusé de réception afin de lui rappeler les termes du congé, la nécessité de rendre les clefs et de réaliser un état des lieux.
Le locataire a aussi la faculté de les remettre au bailleur ou à son mandataire par courrier recommandé avec accusé de réception (art. 22 loi du 6 juillet 1989).
A défaut de retour, nous vous invitons à relever les éléments pouvant démontrer que le locataire a quitté le logement afin de ne pas commettre une violation de domicile (art. 226-4 du Code pénal). Ces éléments sont nécessaires pour que l’huissier de justice puisse réaliser un constat d’abandon de logement car son intervention doit être justifiée par une suspicion d’abandon du logement.
Exemples : témoignages, boîte aux lettres pleine…
Par suite, la procédure consiste à saisir le juge du tribunal d’instance par voie de requête pour faire constater l’abandon du logement et obtenir l’autorisation de procéder à la reprise des lieux. Cela permettra ainsi au bailleur de récupérer son logement et de le remettre en location (décret n° 2011-945 du 10 août 2011 relatif aux procédures de résiliation de baux d'habitation et de reprise des lieux en cas d'abandon et art. L. 412-1 à L. 412-8 du code des procédures civiles d’exécution).

Que faire en cas de cuve de fioul ou de gaz remplie ?
Les états des lieux d’entrée et de sortie devant être conformes, le locataire doit laisser le même volume de combustible à son départ. En principe, les baux prévoient l’obligation pour le locataire de procéder aux contrats de fourniture. Ainsi, il appartient à ce dernier de prendre à sa charge les frais de combustible (Cass., 3e civ., 29.11.2006, n° 05-12574).
Si le bail prévoit le remplissage de la cuve à la charge du locataire et que le locataire sortant y a procédé, celui-ci doit réclamer le remboursement du volume restant au nouveau locataire sur le fondement de « l’enrichissement sans cause ». Il ne s’agit pas d’une demande à adresser aux bailleurs car le combustible n’a pas été payé pour le compte des bailleurs mais pour son propre bénéfice.
Par conséquent, il n’appartient pas au bailleur de rembourser le locataire sortant pour le combustible restant dans la cuve. Il en irait autrement si le bail avait mis le remplissage de la cuve à la charge du bailleur.

Le locataire d'un logement ne peut pas exiger que le propriétaire effectue des réparations même s'il a été tenu de l'indemniser pour des dégradations commises pendant sa location. Le préjudice du bailleur existe du simple fait de la constatation des dégradations et justifie la compensation par le locataire. Aucune réparation n'est cependant exigée à la suite de cette indemnisation.

Le locataire d'un logement doit supporter les réparations des dégradations constatées lors de son départ mais ne peut pas exiger que ces réparations soient effectivement réalisées par le propriétaire. C'est ce qu'a déclaré la Cour de cassation dans une décision rendue le 7 janvier dernier. (Cass. Civ 3, 7.1.2021, K 19-23.269).

Un locataire avait porté plainte après avoir quitté un logement. Il avait été tenu de payer des réparations mais celles-ci n'avaient pas été effectuées par le propriétaire. Les locaux avaient été immédiatement reloués sans remise en l'état. Aucune baisse de valeur des locaux n'était prouvée et aucune réduction de loyer n'avait été consentie à ce titre au nouveau locataire.

La Cour de cassation a observé que le Code civil n'exige pas de telles constatations. La loi dispose seulement que le locataire « répond des dégradations ou des pertes qui arrivent pendant sa jouissance, à moins qu'il ne prouve qu'elles ont eu lieu sans sa faute ». Il doit rendre les locaux dans l'état qui était le leur à son arrivée.

S'il n'y a pas eu d'état des lieux d'entrée, le locataire est supposé en avoir pris possession alors qu'ils étaient en bon état, précise le Code civil. Le locataire n'est donc pas concerné par les dépenses engagées ensuite par le propriétaire pour réparer les dégâts.

Le préjudice existe du simple fait de la constatation des détériorations, même si aucune dépense n'est ensuite engagée pour les réparer, ont déclaré les juges. L'indemnisation du bailleur par le locataire lors de son départ n'est donc pas subordonnée à l'exécution des réparations.

Sources : Immobilier : le locataire doit payer pour les dégradations même si le propriétaire ne fait aucune réparation - Boursorama

État des lieux d'entrée dans un bail d'habitation | Service-public.fr

https://www.legavox.fr/blog/maitre-haddad-sabine/etat-jurisprudence-etat-lieux-sortie-19061.htm

https://www.canal-avocat.fr/absence-d---etat-des-lieux-d-entree-ou-de-sortie---que-faire---quelles-consequences-_ad89.html

Le 10 juillet 2020 mis à jour le 23 janvier 2021