L’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriété

Le copropriétaire ou le conseil syndical qui souhaite évoquer un sujet lors d'une assemblée générale doit respecter plusieurs étapes. Il doit inscrire cette question suivant la procédure décrite par l'article 10 décret du 17 mars 1967. Il devra impérativement la suivre pour que la question apparaisse sur l'ordre du jour de cette réunion, mais également pour qu'elle fasse l'objet d'un vote.

L’article 10 est ainsi rédigé : « A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante. »

I. Domaine d’application

Les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée doivent tout à la fois nécessiter une décision de l’assemblée et entrer dans son domaine de compétence. Il est donc possible d’écarter les questions relatives à un problème dont la solution relève des pouvoirs de gestion courante du syndic.
Peuvent également être écartées les questions concernant un litige avec un autre copropriétaire. Dans ce cas, le syndic ne peut intervenir qu’à titre officieux et l’assemblée est également dépourvue de toute possibilité d’intervention.

Les demandes recevables peuvent être formulées soit dans l’intérêt personnel du demandeur (demande d’autorisation de travaux affectant les parties communes), soit dans l’intérêt général. Il s’agit alors de suggestions relatives à l’organisation générale de la gestion ou à l’exécution de travaux de maintenance ou d’amélioration.

II. Procédure de demande d’inscription

La demande d’inscription de nouvelles questions peut être présentée à tout moment, et non plus à la convocation de l’assemblée générale. Néanmoins,une partie de la jurisprudence antérieure demeure transposable dans le déroulement des nouvelles formalités. Ainsi, conformément à l'article 64 du décret de 1967, la demande d'inscription des questions complémentaires doit être adressée au syndic (ou à la personne qui aurait convoqué l'assemblée) par lettre recommandée AR, à peine de nullité ou par voie électronique.
Il appartient au copropriétaire qui demande l'inscription de certains sujets à l'ordre du jour de préparer et d'adresser au syndic, aux fins de notification, les projets de résolution qu'il souhaite voir soumis au vote de cet organisme.

Quant à la notification de nouvelles questions aux membres de l'assemblée, elle obéit aux règles générales édictées pour la convocation des copropriétaires, c'est-à-dire par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par remise contre récépissé ou émargement ou par voie électronique.

Le copropriétaire ou le conseil syndical qui souhaite évoquer un sujet lors d'une assemblée générale doit respecter plusieurs étapes. Il doit inscrire cette question suivant la procédure décrite par l'article 10 décret du 17 mars 1967. Attention, il devra impérativement la suivre pour que la question apparaisse sur l'ordre du jour de cette réunion, mais également pour qu'elle fasse l'objet d'un vote.

A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, le conseil syndical peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Mais attention, celle-ci doit être envoyée au syndic dans un délai suffisamment long avant la prochaine assemblée générale. En effet, à défaut, si le délai est trop juste, l'inscription de la question pourra être refusée par le syndic.

La demande doit parfois être accompagnée d'un projet de résolution. Cette modalité est notamment obligatoire pour autoriser le syndic à introduire une demande en justice, pour réaliser certains travaux, pour aménager des locaux...
L'article 11, I, 7° et 8° du décret de 1967 fixe la liste des décisions soumises à cette obligation.
Le copropriétaire qui projette la réalisation de certains travaux doit également accompagner la demande d'un document précisant l'implantation et la consistance des travaux.

Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le seront à l'assemblée suivante. Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins vingt et un jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un délai plus long. Ce délai est prévu par l'article 9 du décret du 17 mars 1967.

il faut s’assurer que la demande d’inscription à l’ordre du jour puisse faire l’objet d’un vote sous forme de résolution, autrement dit qu’il s’agisse bien d’une demande précise qui soit sujet à débat entre copropriétaires. Les observations personnelles ou des demandes vagues ne sont pas recevables en qualité de question à l’ordre du jour. Le texte de la résolution doit être rédigé ainsi que tous les documents utiles annexés à la demande le cas échéant.

Depuis le 27 juin 2019, un nouvel article 10 du décret de 1967 dispose : « A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante (…)». Ainsi, à la lecture de cet article, de nouvelles questions peuvent être posées « à tout moment».
Toutefois, la jurisprudence antérieure à la modification du Décret sur cette question reste applicable en dépit du nouveau texte.
La demande d'inscription des questions complémentaires doit être adressée au syndic par lettre recommandée AR à peine de nullité ou par voie électronique, le copropriétaire qui demande l'inscription d’une question à l’ordre du jour doit joindre les documents annexes susceptibles de relever des articles visés au second alinéa précité de l'article 10, selon l'objet des questions.

La conséquence en est qu’il existe deux alternatives concrètes pour le syndic :
- Soit la demande est notifiée suffisamment tôt avant la convocation de l’assemblée générale, le syndic doit alors soit compléter l’ordre du jour présenté qu’il a préparé, soit notifier un ordre du jour complémentaire comportant les questions nouvelles soumises à l’assemblée, dans le respect du délai de 21 jours ;
- Soit si ces questions sont notifiées trop tardivement pour pouvoir être inscrites en temps utile à l’assemblée générale, compte tenu de la date de réception de la demande adressée au syndic, celui-doit les porter à l’ordre du jour de l’assemblée suivante. Cette hypothèse vise le cas où les convocations sont déjà adressées aux copropriétaires ou bien le cas où les convocations sont déjà photocopiées ou mises sous pli pour envoi.
Précisons que selon une jurisprudence bien établie (Civ.3e, 10 sept 2008) : « Rien n’interdit au syndic de compléter l’ordre du jour initial par une nouvelle notification adressée aux copropriétaires en respectant le délai de vingt et un jours. »

Selon une jurisprudence constante, le refus par le syndic de porter à l’ordre du jour les questions complémentaires ne vicie pas l’ensemble des décisions prises par l’assemblée générale, si ces dernières n’ont pas de rapport avec les questions complémentaires. Il a été statué notamment ainsi : « Ayant constaté que les projets de résolution complémentaires non inscrites à l’ordre du jour n’étaient pas de nature à influer sur le vote des résolutions soumises à l’assemblée générale, la Cour d’Appel (CA Versailles, 28 juin 2010) a pu retenir que le refus du syndic de les faire examiner en assemblée n’affectait en rien la validité des décisions prises».
En application de cette jurisprudence, le défaut d’inscription d’une question complémentaire à l’ordre du jour n’est pas sanctionné par la nullité de l’assemblée générale sauf si la question est de nature à modifier le vote sur les questions de l’ordre du jour initial.
Il convient de préciser toutefois que, seul le copropriétaire à l’origine de l’inscription refusée peut demander la nullité de l’assemblée générale, car le refus injustifié du syndic ne saurait faire grief aux autres copropriétaires (Civ.3e, 29 janvier 2003).
Par ailleurs, la responsabilité personnelle du syndic pour faute professionnelle peut se trouver engagée s’il n’a pas porté à l’ordre du jour l’inscription de questions nouvelles. La jurisprudence a ainsi jugé que l’omission de délibérer sur un ordre du jour complémentaire caractérise la méconnaissance des droits du copropriétaire concerné, elle lui occasionne un préjudice moral dont il peut demander la réparation en justice (CA Paris, 23e Ch, 21 janvier 1991, JurisData n°1991-020194).

III.  Les obligations du syndic

Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le seront à l'assemblée suivante. Si en dépit d’une demande en ce sens, l’ordre du jour n’a pas été modifié, l’assemblée générale n’est pas nulle. La nullité n’est pas encourue si la demande d’ordre du jour complémentaire n’a aucun lien avec les points sur lesquels se sont prononcés les copropriétaires.
En revanche, si le projet de résolution litigieux aurait eu pour effet de modifier le vote des résolutions votées, la nullité pourra être prononcée par le Tribunal de Grande Instance, saisi dans le délai de deux mois de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

IV. Déroulement de l'assemblée générale

Pour les assemblées générales « ordinaires », celles qui se tiennent obligatoirement chaque année, l’ordre du jour comporte un certain nombre de questions obligatoires :
- le président du conseil syndical rend compte de l’action menée et on procède à l’élection des membres du conseil syndical ;
- des résolutions particulièrement importantes pour la marche de la copropriété portent sur l’approbation des comptes du syndic pour l’exercice écoulé,
- le quitus donné au syndic,
- le vote pour la désignation du syndic et l’examen du budget prévisionnel.

D’autres points touchent à la gestion : détermination de mise en concurrence des contrats et marchés (montant du seuil qui définit les modalités de décision), la constitution, ou non, de provisions pour travaux d’entretien ou de conservation. Pour toutes les résolutions inscrites à l'ordre du jour, le vote se fait texte par texte, et à main levée. Le respect des procédures est un des impératifs des assemblées générales.

L’ordre du jour commence, selon l’ordre habituel, avec des résolutions obligatoires concernant le fonctionnement de l’assemblée:
- élection du président de séance et des scrutateurs (le syndic ne peut l’exercer),
- élection du secrétaire de séance (le plus souvent le syndic, mais l’assemblée peut désigner un de ses membres),
- rapport du conseil syndical,
- élection des membres du conseil syndical,
- vérification et contrôle des comptes du syndic,et approbation des comptes de l’exercice écoulé, approbation des comptes hors budget prévisionnel (ceux des travaux d’amélioration notamment),
- quitus au syndic sur sa gestion : lors de l’assemblée le syndic rend compte de sa gestion et présente les comptes, pièces à l’appui, et justifie si besoin son action, La décision de l’assemblée qui approuve les comptes, lui donne en général quitus de sa gestion ; ce qui implique que ses actes et interventions sont confirmés, et que les copropriétaires ne peuvent revenir sur ce qui a été fait. « Le syndic ne pourra pas être recherché en responsabilité par le syndicat des copropriétaires si l’assemblée a ratifié ses initiatives, soit en approuvant les comptes, soit en lui donnant quitus. »
- renouvellement du mandat du syndic, et le cas échéant l’examen des candidatures d’autres syndics, (le ou les projets de contrat ont été envoyés avec la convocation. Lorsque le  syndic est désigné, la signature par la personne mandatée par le syndicat des copropriétaires a lieu dans l’immédiat de la séance),
- fonctionnement financier de la copropriété,
- vote du budget prévisionnel (en fonction des calculs préparatoires du syndic, à partir du montant de ce budget seront calculés les appels de charges),
- détermination des conditions de mise en concurrence des contrats et marchés (montant du seuil),
- autorisations d’engagement à donner au syndic et au conseil syndical (montants des seuils selon lesquels :
1/ le syndic peut passer des contrats et engager des dépenses sans avoir à demander un accord ;
2/ pour lesquels l’accord du conseil syndical constitue un préalable, au-delà l’accord de l’assemblée doit être demandé),
- constitution, ou non, de provisions pour travaux d’entretien ou de conservation (au moins une fois tous les trois ans, le syndic fait part de la nature des travaux qui pourraient s’avérer nécessaires dans les années à venir, il fait part, si besoin, de l’opportunité de constituer des provisions spéciales pour faire face à des travaux ; le montant des appels de fonds annuels doit figurer dans la résolution.
- le fonds travaux
- le cas échéant sur les procédures judiciaires,

L’ordre du jour comporte ensuite des résolutions, d’objet de teneur variables, selon les besoins de la copropriété. Ainsi, l’assemblée peut avoir à se déterminer sur :
- la réalisation de travaux, ou d’un ravalement, y compris le choix entre les entreprises et le montant financier des travaux,
- les honoraires spécifiques du syndic pour ces travaux (pourcentage du montant),
- la réfection ou l’installation d’éléments d’équipement communs (par exemple chauffage collectif),
- l’autorisation donnée à des copropriétaires de mener des travaux privatifs ayant des incidences sur les parties communes,
- l’usage des parties communes.

La règle est que chaque point fait l’objet d’une résolution spécifique. Des points peuvent être inscrits à l’ordre du jour, à la demande du conseil syndical ou d’un (des) copropriétaire(s). Ils doivent communiquer la question à inscrire au syndic en temps voulu et préparer une présentation écrite des motifs ainsi qu’un projet de résolution.

Un point qui n’a pas été inscrit à l’ordre du jour ne peut pas faire l’objet d’un vote. Si l’ordre du jour comporte l’étude d’une question, ou de « questions diverses », un débat aura lieu, mais sans qu’il soit possible de prendre une décision, qui le plus souvent sera reportée à une autre assemblée générale.

Le caractère rigide du fonctionnement de l’assemblée générale permet d’éviter des débordements en séance. Le non-respect des règles de procédure peut entraîner la contestation d’une résolution, voire de l’assemblée dans son entier.
La séance se termine par l’établissement du procès-verbal et la signature par le secrétaire de séance, le président de séance et les scrutateurs.

Sources : L'assemblée générale des copropriétaires - ANIL

Abus de majorité : recours et sanctions - Ooreka

L’ordre du jour obligatoire d’une assemblée générale de copropriété. - Légavox (legavox.fr)

Le 3 décembre 2020