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L’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriété

Le copropriétaire ou le conseil syndical qui souhaite évoquer un sujet lors d'une assemblée générale doit respecter plusieurs étapes. Il doit inscrire cette question suivant la procédure décrite par l'article 10 décret du 17 mars 1967.

Il devra impérativement la suivre pour que la question apparaisse sur l'ordre du jour de cette réunion, mais également pour qu'elle fasse l'objet d'un vote.L’article 10 est ainsi rédigé : « A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante. »

I. Domaine d’application

Les questions dont l’inscription à l’ordre du jour est demandée doivent tout à la fois nécessiter une décision de l’assemblée et entrer dans son domaine de compétence. Il est donc possible d’écarter les questions relatives à un problème dont la solution relève des pouvoirs de gestion courante du syndic.
Peuvent également être écartées les questions concernant un litige avec un autre copropriétaire. Dans ce cas, le syndic ne peut intervenir qu’à titre officieux et l’assemblée est également dépourvue de toute possibilité d’intervention.

Les demandes recevables peuvent être formulées soit dans l’intérêt personnel du demandeur (demande d’autorisation de travaux affectant les parties communes), soit dans l’intérêt général. Il s’agit alors de suggestions relatives à l’organisation générale de la gestion ou à l’exécution de travaux de maintenance ou d’amélioration.

II. Procédure de demande d’inscription


La demande d’inscription de nouvelles questions peut être présentée à tout moment, et non plus à la convocation de l’assemblée générale. Néanmoins,une partie de la jurisprudence antérieure demeure transposable dans le déroulement des nouvelles formalités.
Ainsi, conformément à l'article 64 du décret de 1967, la demande d'inscription des questions complémentaires doit être adressée au syndic (ou à la personne qui aurait convoqué l'assemblée) par lettre recommandée AR, à peine de nullité ou par voie électronique.
Il appartient au copropriétaire qui demande l'inscription de certains sujets à l'ordre du jour de préparer et d'adresser au syndic, aux fins de notification, les projets de résolution qu'il souhaite voir soumis au vote de cet organisme.

Quant à la notification de nouvelles questions aux membres de l'assemblée, elle obéit aux règles générales édictées pour la convocation des copropriétaires, c'est-à-dire par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par remise contre récépissé ou émargement ou par voie électronique.
 
Le copropriétaire ou le conseil  syndical qui souhaite évoquer un sujet lors d'une assemblée générale doit respecter plusieurs étapes. Il doit inscrire cette question suivant la procédure décrite par l'article 10 décret du 17 mars 1967. Attention, il devra impérativement la suivre pour que la question apparaisse sur l'ordre du jour de cette réunion, mais également pour qu'elle fasse l'objet d'un vote.

A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, le conseil syndical peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent l'inscription à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Mais attention, celle-ci doit être envoyée au syndic dans un délai suffisamment long avant la prochaine assemblée générale. En effet, à défaut, si le délai est trop juste, l'inscription de la question pourra être refusée par le syndic.

La demande doit parfois être accompagnée d'un projet de résolution.  Cette modalité est notamment obligatoire pour autoriser le syndic à introduire une demande en justice, pour réaliser certains travaux, pour  aménager des locaux... L'article 11, I, 7° et 8° du décret de 1967 fixe la liste des décisions soumises à cette obligation.
Le copropriétaire qui projette la réalisation de certains travaux doit également accompagner la demande d'un document précisant l'implantation et la consistance des travaux.

Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le seront à l'assemblée suivante.

Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins vingt et un jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de copropriété n'ait prévu un délai plus long. Ce délai est prévu par l'article 9 du décret du 17 mars 1967.

III. Les obligations du syndic

Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le seront à l'assemblée suivante.
Si en dépit d’une demande en ce sens, l’ordre du jour n’a pas été modifié, l’assemblée générale n’est pas nulle. La nullité n’est pas encourue si la demande d’ordre du jour complémentair en’a aucun lien avec les points sur lesquels se sont prononcés les copropriétaires.
En revanche, si le projet de résolution litigieux aurait eu pour effet de modifier le vote des résolutions votées, la nullité pourra être prononcée par le Tribunal de Grande Instance, saisi dans le délai de deux mois de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

IV. Déroulement de l'assemblée générale

Pour les assemblées générales « ordinaires », celles qui se tiennent obligatoirement chaque année, l’ordre du jour comporte un certain nombre de questions obligatoires :

- le président du conseil syndical rend compte de l’action menée et on procède à l’élection des membres du conseil syndical ; 

- des résolutions particulièrement importantes pour la marche de la copropriété portent sur l’approbation des comptes du syndic pour l’exercice écoulé,

- le quitus donné au syndic,

- le vote pour la  désignation du syndic et l’examen du budget prévisionnel.

D’autres points touchent à la gestion : détermination de mise en concurrence des contrats et marchés (montant du seuil qui définit les modalités de décision), la constitution, ou non, de provisions pour travaux d’entretien ou de conservation. Pour toutes les résolutions inscrites à l'ordre du jour, le vote se fait texte par texte, et à main levée. Le respect des procédures est un des impératifs des assemblées générales.

L’ordre du jour commence, selon l’ordre habituel, avec des résolutions obligatoires concernant le fonctionnement de l’assemblée:
- élection du président de séance et des scrutateurs (le syndic ne peut l’exercer),
- élection du secrétaire de séance (le plus souvent le syndic, mais l’assemblée peut désigner un de ses membres),
- rapport du conseil syndical,
- élection des membres du conseil syndical,
- vérification et contrôle des comptes du syndic,et approbation des comptes de l’exercice écoulé, approbation des comptes hors budget prévisionnel (ceux des travaux d’amélioration notamment),
- quitus au syndic sur sa gestion : lors de l’assemblée le syndic rend compte de sa gestion et présente les comptes, pièces à l’appui, et justifie si besoin son action, La décision de l’assemblée qui approuve les comptes, lui donne en général quitus de sa gestion ; ce qui implique que ses actes et interventions sont confirmés, et que les copropriétaires ne peuvent revenir sur ce qui a été fait. « Le syndic ne pourra pas être recherché en responsabilité par le syndicat des copropriétaires si l’assemblée a ratifié ses initiatives, soit en approuvant les comptes, soit en lui donnant quitus. »
- renouvellement du mandat du syndic, et le cas échéant l’examen des candidatures d’autres syndics, (le ou les projets de contrat ont été envoyés avec la convocation. Lorsque le syndic est désigné, la signature par la personne mandatée par le syndicat des copropriétaires a lieu dans l’immédiat de la séance),
- fonctionnement financier de la copropriété,
- vote du budget prévisionnel (en fonction des calculs préparatoires du syndic, à partir du montant de ce budget seront calculés les appels de charges), 

- détermination des conditions de mise en concurrence des contrats et marchés (montant du seuil),
- autorisations d’engagement à donner au syndic et au conseil syndical (montants des seuils selon lesquels : 

1/ le syndic peut passer des contrats et engager des dépenses sans avoir à demander un accord ; 

2/ pour lesquels l’accord du conseil syndical constitue un préalable, au-delà l’accord de l’assemblée doit être demandé),

- constitution, ou non, de provisions pour travaux d’entretien ou de conservation (au moins une fois tous les trois ans, le syndic fait part de la nature des travaux qui pourraient s’avérer nécessaires dans les années à venir, il fait part, si besoin, de l’opportunité de constituer des provisions spéciales pour faire face à des travaux ; le montant des appels de fonds annuels doit figurer dans la résolution.
- le fonds travaux
- le cas échéant sur les procédures judiciaires,

L’ordre du jour comporte ensuite des résolutions, d’objet de teneur  variables, selon les besoins de la copropriété. Ainsi, l’assemblée peut avoir à se déterminer sur :

  • la réalisation de travaux, ou d’un ravalement, y compris le choix entre les entreprises et le montant financier des travaux,
  • les honoraires spécifiques du syndic pour ces travaux (pourcentage du montant),
  • la réfection ou l’installation d’éléments d’équipement communs (par exemple chauffage collectif),
  • l’autorisation donnée à des copropriétaires de mener des travaux privatifs ayant des incidences sur les parties communes,
  • l’usage des parties communes.

La règle est que chaque point fait l’objet d’une résolution spécifique. Des points peuvent être inscrits à l’ordre du jour, à la demande du conseil syndical ou d’un (des) copropriétaire(s). Ils doivent communiquer la question à inscrire au syndic en temps voulu et préparer une présentation écrite des motifs ainsi qu’un projet de résolution.

Un point qui n’a pas été inscrit à l’ordre du jour ne peut pas faire l’objet d’un vote. Si l’ordre du jour comporte l’étude d’une question, ou de « questions diverses », un débat aura lieu, mais sans qu’il soit possible de prendre une décision, qui le plus souvent sera reportée à une autre assemblée générale.

Le caractère rigide du fonctionnement de l’assemblée générale permet d’éviter des débordements en séance. Le non-respect des règles de procédure peut entraîner la contestation d’une résolution, voire de l’assemblée dans son entier.
La séance se termine par l’établissement du procès-verbal et la signature – par le secrétaire de séance, le président de séance et les scrutateurs.

Source : https://www.inc-conso.fr/content/copropriete-comme...


Le 18 mars 2019

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