L'immatriculation des copropriétés

Les copropriétés ont l'obligation de procéder à leur immatriculation au sein d'un registre national des copropriétés (RNC). Ce registre a vocation à faciliter la connaissance de l'état des copropriétés sur le territoire national et prévenir la survenance de dysfonctionnements.

L'obligation d'immatriculation concerne les immeubles totalement ou partiellement destinés à l'habitation quel que soit le nombre de lots ou le mode de gestion (syndic professionnel ou non, coopérative...).

L’obligation d’immatriculation initiale doit être satisfaite avant le :
- 31 décembre 2016, pour les syndicats de plus de deux cent lots,
- 31 décembre 2017, pour les copropriétés moyennes (entre 50 et 200 lots),
- 31 décembre 2018, pour les autres (moins de 50 lots).

Depuis le 29 janvier 2017, les lots pris en compte pour connaître la date à laquelle le représentant légal de la copropriété doit l'immatriculer auprès du RNC sont ceux à usage de logements, bureaux, commerces (auparavant, tous les lots étaient pris en compte, y compris, les caves,garages, etc....).

Les obligations pour les immeubles neufs et mis en copropriété entrent en vigueur à partir du 31 décembre 2016 dès publication du règlement de copropriété et de l'état descriptif de division et ce quel que soit le nombre de lots.

L'immatriculation de la copropriété est faite par :
- le syndic en exercice, l'ancien syndic à l'occasion du changement de représentant légal du syndicat, le syndic provisoire lors de la constitution de la copropriété,
- l'administrateur provisoire désigné par le tribunal de grande instance (TGI) lorsque le syndicat est dépourvu de syndic,
- le mandataire ad hoc de copropriété lorsque cette dernière est en difficulté,
- le notaire en cas de mise en copropriété d'un immeuble ou lors de la vente d'un lot.

L’ensemble de la procédure d’immatriculation ou de mise à jour des données est réalisée de façon dématérialisée auprès du teneur du registre.
Le télédéclarant (syndic, notaire, mandataire ad ’hoc, administrateur  provisoire...) effectue l’immatriculation initiale du syndicat ou la  mise à jour des données après avoir obtenu un compte auprès du teneur du registre ou avoir rattaché son compte à la copropriété lorsqu’il en  détient un.
Le dépôt du dossier d’immatriculation, les modifications qui y sont apportées ainsi que la transmission des données sont dématérialisées (CCH : L.711-4 III).

Lors de l'immatriculation initiale d’une copropriété existante, le télédéclarant doit apporter des informations sur la copropriété parmi lesquelles :
- des données d'identification du syndicat de copropriétaires (nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires, nombre et nature des lots de copropriété, nom du syndic...),
- des données financières (exercice comptable, montant du budget prévisionnel, provisions pour travaux, dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et impayés...),
- des données sur le bâti (nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, nombre d'ascenseurs, période de construction, nature du chauffage de l'immeuble...),
- des informations sur d'éventuelles difficultés au sein de la copropriété (désignation d'un mandataire ad hoc ou d'un administrateur provisoire, existence de mesures de sauvegarde...).

Lors de l'immatriculation initiale d’un immeuble mis en copropriété, le notaire doit reporter les données d'identification du syndicat de copropriétaires (nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires, nombre et nature des lots de la copropriété, nom du syndic...) sur le registre national.
S'il en a connaissance, il doit également reporter :
- les données financières (exercice comptable, montant du budget prévisionnel, provisions pour travaux, dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et impayés...),
- les données sur le bâti (nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, nombre d'ascenseurs, période de construction nature du chauffage de l'immeuble...).

Ces démarches doivent être accomplies en même temps que les formalités de publication :
- du règlement de copropriété,
- et de l'état descriptif de division identifiant chaque lot de copropriété.

Lorsqu’une immatriculation d’office a été effectuée par le notaire au moment de la vente de lot(s), le teneur du registre met en demeure le syndic, si celui-ci est désigné, de déclarer les données que le notaire n’a pu déclarer au registre.

Le syndic ne déclare toutefois les informations financières (CCH : R.711-9 II) que si les comptes de l’exercice clos précédant sa désignation ont été approuvés. En cas d’absence de représentant légal au moment de l’immatriculation d’office, le syndic désigné ou l’administrateur provisoire nommé ultérieurement  procède, dans un délai d’un mois à compter de sa désignation, à la création ou au rattachement de son compte au syndicat (CCH : R.711-6).

Chaque année, le syndic ou l'administrateur provisoire doit actualiser les informations détenues dans le registre.
La mise à jour des données financières doit être faite dans les deux mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.
Si le contenu d'autres informations change, elles sont actualisées au même moment que pour les données financières, c'est-à-dire dans les deux mois suivant la tenue  de l'assemblée.
Les événements conduisant à la disparition du syndicat de copropriétaires doivent également être actualisés.

En l'absence d'immatriculation de la copropriété, le syndic peut être mis en demeure de le faire par :
- l'Anah,
- n'importe quel copropriétaire,
- ou toute personne ayant un intérêt.

Le défaut d’immatriculation et de mise à jour par le syndic auprès du  teneur du registre emporte plusieurs conséquences. D’une part, le syndicat de copropriétaires est privé de la possibilité de bénéficier des subventions de l’État, de ses établissements publics, des collectivités territoriales, de leurs groupements ou de leurs établissements publics (CCH : L.711-6).
Le syndic encourt, d’autre part, des sanctions financières après réception d’une mise en demeure par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, adressée par le teneur du registre, un copropriétaire ou toute personne qui y a un intérêt. Une astreinte d’un montant maximum de 20 € par lot et par semaine jusqu’à la complète transmission et actualisation des données, peut lui être appliquée lorsque la mise en demeure est restée infructueuse pendant un mois.
L’astreinte ne peut être facturée aux copropriétaires sauf si le syndic n’a pas été rémunéré pour l’exercice de son mandat (CCH : L.711-6).

Enfin, lors de la vente d’un lot de copropriété, le numéro d’immatriculation du lot de copropriété doit être obligatoirement mentionné dans l'acte par le notaire chargé de son établissement. En l'absence de syndic désigné ou lorsque la mise en demeure est restée sans effet au terme d'un délai d'un mois, le notaire chargé de l'établissement de l'acte de vente procède d'office à l'immatriculation du syndicat de copropriétaires (CCH : L.711-5).

Les frais ainsi engagés par le notaire sont supportés par le syndic ou, si le syndic n'est pas rémunéré pour l'exercice de son mandat, par le syndicat.

Sources :À quoi sert l'immatriculation des copropriétés ? | Service-public.fr
Immatriculation des copropriétés : Démarches et registre des copropriétés - ANIL

Le 17 août 2018