Les missions du syndic de copropriété

Le syndic est mandaté par le syndicat des copropriétaires. Il assure la gestion administrative, technique, financière et comptable de la copropriété.

I. Gestion administrative

Le syndic exécute les décisions prises par l’assemblée générale et s’assure du respect du règlement de copropriété. Il conserve l'ensemble des documents relatifs à la copropriété et tient à jour la liste de tous les copropriétaires.
Il convoque au moins une fois par an les copropriétaires à une assemblée générale.
Il soumet au vote des copropriétaires lors de l’assemblée générale certains points :

- toute convention passée entre le syndicat et le syndic ou une personne ou une entreprise liée directement ou indirectement au syndic, en précisant la nature des liens qui rendent nécessaire l’autorisation de la convention ;
- la décision de confier les archives de la copropriété à une entreprise spécialisée ;
- la décision de souscrire un contrat d’assurance contre les risques de responsabilité civile dont le syndicat doit répondre, à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés/loi du 10.7.65 : art. 24). En cas de refus de l’assemblée générale, l’assurance peut être contractée par le syndic pour le compte du syndicat des copropriétaires ;
- la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipements communs.
Il assure l’information des occupants de chaque immeuble de la copropriété des décisions prises par l’assemblée générale depuis le 1er avril 2016 : Les décisions qui doivent être communiquées par le syndic sont celles qui pourraient avoir des conséquences sur la vie quotidienne et éventuellement les charges des locataires. Sont notamment concernées les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits, les études techniques. Les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires doivent également être communiquées.
Le syndic peut informer les locataires soit par le biais d’un affichage pendant un mois dans les parties communes de l’immeuble, soit via un courrier remis à chaque locataire.
Les locataires doivent être informés dans un délai maximal de 3 mois à compter de la réunion de l’assemblée des copropriétaires..
Il représente le syndicat des copropriétaires en justice.
Il peut communiquer avec les copropriétaires par voie électronique sous réserve d’avoir obtenu leur accord écrit.
Il inscrit la copropriété au registre d’immatriculation et réalise une fiche synthétique.

Aux termes de l’article 18, I, in fine, de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (JO 11 juill.), tel qu’issu de l’article 205 de la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 (JO 24 nov.), dite loi Élan, lorsque le syndic de copropriété est un syndic professionnel, il est tenu de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25.
Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.
Le décret du 23 mai 2019 précise la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé.
La liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble accessible à l'ensemble des copropriétaires est ainsi la suivante :
- le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
- la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;
- le carnet d'entretien de l'immeuble ;
- les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
- les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
- l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
- les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
- les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
- le contrat de syndic en cours.

Quant à la liste minimale des documents relatifs au lot d'un copropriétaire, mis à sa seule disposition, il s’agit :
- du compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
- du montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
- lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, du montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
- des avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

Enfin, la liste minimale des documents relatifs à la gestion de l'immeuble mis à disposition des seuls membres du conseil syndical, pour l'exercice de leurs missions d'assistance et de contrôle définies à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, est la suivante :
- les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
- le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
- les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
- la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (JO 22 mars) ;
- la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
Ces dispositions entreront en vigueur le 1er juillet 2020.

Le syndic est tenu de proposer, lorsqu’il s’agit d’un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 18 ; v. D. n° 2019-502, 23 mai 2019, JO 24 mai).
Le décret du 27 juin2019  précise que cet espace en ligne sécurisé doit être accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d'un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de l'identification des copropriétaires. Les documents mis à disposition par le syndic dans cet espace sont téléchargeables et imprimables.
L'ensemble des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace doivent être, le cas échéant, actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l'assemblée générale annuelle (D. n° 67-223, 17 mars 1967,  art. 33-1-1, nouv.).

Aux termes de l’article 21, alinéa 6, de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (JO 11 juill.), tel qu’issu de l’article 205 de la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018 (JO 24 nov.), dite loi Élan, le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.
En cas d'absence de transmission des pièces, au-delà d'un délai de un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard sont imputées sur les honoraires de base du syndic. Le montant minimal vient d’être fixé par le décret n° 2019-503 du 23 mai 2019 : il est de quinze euros par jour de retard.

Aux termes de l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le syndic est chargé d’assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires.

En vertu de l’article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic. Ce dernier a l’obligation de délivrer, des copies des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux. "Le syndic détient les archives du syndicat, notamment une expédition ou une copie des actes énumérés aux articles 1er à 3 ci-dessus, ainsi que toutes conventions, pièces, correspondances, plans, registres, documents et décisions de justice relatifs à l'immeuble et au syndicat. Il détient, en particulier, les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires et les pièces annexes ainsi que les documents comptables du syndicat, le carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, les diagnostics techniques.

Il délivre, en les certifiant, des copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales, ainsi que des copies des annexes de ces procès-verbaux.

Il remet au copropriétaire qui en fait la demande, aux frais de ce dernier, copie des pièces justificatives des charges de copropriété mentionnées à l'article 9-1 du présent décret, copie du carnet d'entretien de l'immeuble et, le cas échéant, des diagnostics techniques mentionnés au premier alinéa du présent article.

La conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic. En conséquence, tous les copropriétaires peuvent obtenir les PV d’AG et leurs annexes ainsi que d'autres documents essentiels que sont les pièces justificatives des charges, le carnet d'entretien de l'immeuble et les diagnostics techniques."

Aucune disposition n'autorise le syndic à apprécier l'utilité ou la légitimité de la communication demandée, ni à se prévaloir d'une éventuelle expiration du délai accordé aux copropriétaires pour contester les décisions de l'assemblée générale (Cour de cassation - Troisième chambre civile 18 décembre 2001 / n° 00-14.110 et 28 février 2006 / n° 05-12.992).

Les règles applicables à la charge de la preuve en matière d’archivage ont été précisées dans un sens favorable aux copropriétaire demandeurs.

L’arrêt de principe est l’arrêt de la Cour de Cassation, 3e civ, 3 nov. 2011, n° 10-21.009.

Le syndic, qui contestait l’arrêt de la Cour d’appel de Paris, soutenait que cette dernière avait renversé la charge de la preuve et a violé l'article 1315 du code civil (devenu l’article 1353), en vertu duquel « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver ». La Cour de Cassation rejette le pourvoi estimant que la Cour d'appel, a pu, sans inverser la charge de la preuve, retenir que le syndic, « ne pouvait pour s'affranchir de son obligation, sans pour autant le démontrer, se contenter d'affirmer qu'il n'était pas en possession de ces documents ou que ceux-ci étaient détenus par un tiers auquel cas il lui appartenait, si nécessaire, de les réclamer ».

Les jugements, faisant application de cette jurisprudence, sont abondants. Ainsi la Cour d'appel de Paris a jugé qu'il appartenait au syndic « d’expliquer de façon crédible » pourquoi il ne détient pas les pièces qu’il devrait détenir afin que la juridiction puisse vérifier si le requérant « peut ou non rentrer en possession desdits documents » (CA Paris, pôle 1 - ch. 3, 11 déc. 2019, n° 19/08274).

Deux arrêts de la Cour d’appel de Paris rendus en mai 2018 complètent et précisent cette jurisprudence (CA Paris pole 1- ch 3 9 mai 2018 n°1721774 et CA Paris pole 1 - ch 2 17 mai 2018 n°17/15496). Dans ces deux espèces, le syndic débiteur de l’obligation de produire les archives n’en est exonéré que parce qu’il justifie de déménagements qui ont entrainé la perte de documents. Cet argument est accueilli par la Cour. Dans la 2ème espèce, le syndic défaillant est toutefois condamné pour résistance abusive dès lors qu’il « ne produit aucune pièce de nature à justifier qu’il s’est expliqué de manière précise et avant la procédure judiciaire (…), sur la perte de certains documents ». L’obligation de fournir des explications crédible avant la procédure est fréquemment rappelée par la Cour d’appel de Paris.

Dans le cas où les archives demandées sont antérieures au mandat du syndic, il appartient à ce dernier de  rapporter la preuve de l’impossibilité de les remettre en fournissant le bordereau de transmission des pièces. Document obligatoire, depuis 2004, en cas de changement de syndic (art 33-1 du décret de 1967), il peut contenir des réserves lorsque certaines archives sont manquantes. 

L’avis indiquant le montant de la provision exigible, pour l'exécution du budget prévisionnel, ainsi que celui indiquant le montant de la somme exigible et l'objet de la dépense, pour les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, peuvent être adressés par le syndic à chaque copropriétaire par lettre simple ou par message électronique, sous réserve de l’accord exprès desdits copropriétaire (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 35-2, mod.).
La loi Alur (L. n° 2014-366, 24 mars 2014, JO 26 mars) avait aussi précisé que les notifications et mises en demeure, sous réserve de l'accord exprès des copropriétaires, sont valablement faites par voie électronique (L. n° 65-557, 10 juill. 1965, art. 42-1).
Le décret du 27 juin 2019 ajoute que cet accord exprès doit préciser s'il porte sur les notifications, les mises en demeure ou les deux. Et il peut ne porter que sur les modalités particulières de notification mentionnées à l'article 64-5 du décret du 17 mars 1967.
Lorsqu'il est formulé lors de l'assemblée générale, cet accord doit être mentionné sur le procès-verbal. Il peut également être adressé à tout moment au syndic par tout moyen conférant date certaine (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 64-1, mod.).
Par ailleurs, le copropriétaire peut à tout moment retirer son accord exprès selon les mêmes formes que celles prévues à l'article 64-1. Si cette décision est formulée lors de l'assemblée générale, le syndic en fait mention sur le procès-verbal.
Cette décision prend effet le lendemain du huitième jour suivant la réception par le syndic de l'information adressée selon les modalités mentionnées au deuxième alinéa de l'article 64-1 (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 64-2, mod.).

Enfin, le décret du 27 juin indique que lorsque la copropriété est dotée d'un espace en ligne sécurisé, la notification des documents mentionnés à l'article 11 du décret du 17 mars 1967peut, sous réserve de l'accord exprès du copropriétaire, valablement résulter d'une mise à disposition dans un espace du site dont l'accès est réservé aux copropriétaires. La convocation mentionnée à l'article 9 du même décret doit préciser expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de la mise à disposition (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 64-5, nouv.).

Le syndic est tenu d’assurer la conservation des archives du syndicat. La possibilité de confier cette mission à une entreprise spécialisée, sur décision d’assemblée générale (majorité de l’article 25) est maintenue.

II. Gestion technique

Le syndic de copropriété administre l'immeuble, pourvoit à sa conservation, sa garde et à son entretien. Cette mission générale le conduit à faire réaliser les réparations courantes et les travaux urgents nécessaires, à veiller à l'approvisionnement en combustible, eau, électricité, gaz…
Il  conclut au nom du syndicat divers contrats : police d'assurance, recrutement du personnel de la copropriété, contrats de fourniture de combustible.
Il établit, tient à jour et met à disposition des copropriétaires le carnet d'entretien de l'immeuble.
Avant la tenue de l’assemblée générale, il met à disposition des copropriétaires une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectif.

III. Gestion financière et comptable

Le syndic de copropriété établit le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical.
Il établit les comptes du syndicat et les annexes.
Il tient la comptabilité du syndicat en faisant apparaître la position de chaque copropriétaire à l’égard du syndicat. À ce titre, il assure le recouvrement des charges.
Il ouvre un compte séparé pour les fonds de la copropriété et un second lorsqu’un fonds de travaux a été constitué. Le syndic a l'obligation d'ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat.
Un compte bancaire ou postal dédié à la copropriété et au nom du syndicat doit être ouvert par le syndic auprès d’un établissement bancaire de son choix, sauf décision à la majorité absolue de l’assemblée générale (majorité des voix de tous les copropriétaires/loi du 10.7.65 : art.25)  de confier les fonds de la copropriété à un autre établissement.
Les fonds ne peuvent pas faire l’objet d’une convention de fusion, d’une compensation avec tout autre compte, de virement ou d’avances par le syndic au syndicat.
Si le syndic n'a pas procédé à l'ouverture du compte séparé à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation, son mandat du syndic est nul. Les actes que le syndic aurait passés au nom du syndicat avec des tiers de bonne foi, demeurent néanmoins valables.
Dès réception des relevés de comptes, le syndic doit mettre à disposition du conseil syndical une copie. Les intérêts produits par le compte sont acquis au syndicat.
Les syndicats de copropriétaires de quinze lots au plus à usage de logements, bureaux ou commerces, ayant un syndic professionnel peuvent décider en assemblée générale de ne pas ouvrir de compte séparé à la majorité absolue (majorité des voix de tous les copropriétaires / loi du 10.7.65 : art. 25) et le cas échéant à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents et représentés / loi du 10.7.65 : art. 25-1).
Dans ce cas, le compte bancaire unique doit faire apparaitre dans les écritures un sous-compte individualisant comptablement les versements et prélèvements afférents au syndicat. La copie des relevés du sous-compte devra être transmise au président du conseil syndical dès réception.Le syndic ne peut prétendre à une rémunération pour l’ouverture du compte séparé.
Un second compte bancaire séparé doit être ouvert lorsque la copropriété a constitué un fonds de travaux.

IV. Gestion du personnel de la copropriété

Les salariés de la copropriété (gardien, concierge, jardinier...) sont les employés du syndicat des copropriétaires, et non du syndic. Toutefois, ils sont placés sous l'autorité du syndic. À ce titre, une des missions du syndic consiste à embaucher et licencier les employés du syndicat.
Le syndic s'occupe également des bulletins de salaire des employés, ainsi que de la gestion des remplacements des salariés absents pendant leurs congés, leurs arrêts maladie ou maternité.
Par contre, le syndic ne peut pas embaucher du personnel supplémentaire sans l'autorisation des copropriétaires réunis en assemblée générale.

V. Représentation du syndicat des copropriétaires

Le syndic est compétent pour représenter le syndicat des copropriétaires vis-à-vis des tiers. En tant que mandataire de la copropriété, il passe les contrats en son nom et pour son compte.
Le syndic représente également la copropriété en justice. Il n'a pas besoin d'autorisation de l'assemblée générale pour défendre la copropriété lorsqu'elle est attaquée ou en cas d'action en référé. En dehors de ces deux cas, le syndic doit obligatoirement une autorisation préalable de l'assemblée générale à la majorité simple de l'article 24 pour agir en justice au nom de la copropriété.

Sources : Les missions du syndic de copropriété (lefigaro.fr)

Quel est le rôle du syndic de copropriété ? - Soussens Avocats (ganaellesoussensavocat.com)

Les missions du syndic (baticopro.com)

COPROPRIÉTÉ : COMMENT OBTENIR CERTAINS DOCUMENTS IMPORTANTS ? - Légavox (legavox.fr)

Le 13 janvier 2021