Les charges de copropriété

La copropriété a un coût et toutes les dépenses d'entretien, d'administration, d'amélioration ou de remplacement des équipements constituent des charges qui sont payées par les copropriétaires. Tous les copropriétaires participent obligatoirement aux charges, mais dans des proportions qui peuvent varier.

La répartition des charges entre les copropriétaires et donc le montant de la contribution de chacun varie selon la nature même des charges. Le calcul de la répartition des charges entre les copropriétaires est défini dans le règlement de copropriété.

I. Le budget prévisionnel

Le budget prévisionnel est un outil indispensable à la bonne gestion de la copropriété qui permet à l'assemblée générale (et au-delà, au syndicat de copropriété lui-même) de « fixer des limites » au syndic. En effet, le syndic devra tout mettre en œuvre pour respecter le budget voté par l'assemblée générale et pour contrôler les dépenses de la copropriété.

Le budget prévisionnel est préparé tous les ans par le syndic et il est voté par l'assemblée générale dans les six mois qui suivent le dernier jour de l'exercice comptable précédent. Il réunit l'ensemble des dépenses de fonctionnement, de maintenance et d'administration courante des parties communes et des équipements communs de la copropriété pour l'exercice comptable à venir.

Il doit être précis et détailler toutes les sommes prévues poste par poste. Cela est d'autant plus impératif que le syndic fondera le calcul des provisions trimestrielles sur ce budget prévisionnel. C'est le versement de ces provisions qui permettra au syndic d'être en mesure de régler, au fur et à mesure, les dépenses de la copropriété. Il est donc impérieux pour le syndic de disposer des fonds nécessaires.
Le syndic de copropriété est chargé d’établir un budget annuel prévisionnel afin de prévoir les dépenses générales de la copropriété et préparer les provisions de charges nécessaires à chaque trimestre. Ces provisions de charges sont demandées par le syndic, aux copropriétaires,via l’appel de fonds.Ce budget prévisionnel permet de se rapprocher de la réalité des coûts de fonctionnement de la copropriété pour qu’il n’y ait ensuite besoin que d’ajuster la somme.

1) Le syndic de copropriété élabore un budget prévisionnel.
2) Il est mis au vote lors d’une assemblée générale.
3) L’exercice comptable couvre douze mois (indépendamment de l’année civile).
4) Le syndic envoie les quatre appels de fonds avant l’échéance de chaque trimestre.
5) Les copropriétaires paient leurs charges avant échéance.
6) Le syndic utilise les fonds le trimestre suivant pour payer les charges.
7) Au bout de douze mois, à la fin de l’exercice comptable, une assemblée générale se tient pour l’approbation de l'arrêté des comptes qui consiste à vérifier la régularisation entre les paiements des copropriétaires et les dépenses réelles du syndic.

Le syndic de copropriété s’occupe de la demande d’appel de fonds en envoyant un avis aux copropriétaires par lettre simple. Celle-ci doit être adressée avant la date d’exigibilité qui doit être mentionnée dans l’avis, tout comme la somme dont le copropriétaire est redevable.

Pour calculer le budget annuel prévisionnel, le syndic de copropriété doit notamment prendre en compte le salaire du gardien, des agents de ménages des parties communes, des opérations de maintenance concernant les ascenseurs et autres réparations.

Le syndic de copropriété envoie un appel de fonds une fois par trimestre, soit quatre fois par an. Le budget annuel étant prévu en début d’année, la somme à payer par copropriétaire est lissée sur l’ensemble de l’année. Les copropriétaires procèdent donc à quatre versements de montants égaux au cours de l’année. La régularisation s’effectue au bout de douze mois. Si le budget prévisionnel n’a pas été atteint, le surplus payé est reporté à l’année suivante. Dans le cas inverse, une régularisation des appels de fonds est organisée par le syndic de copropriété et les copropriétaires doivent verser le montant correspondant.

Tous les copropriétaires sont redevables du fonds de roulement. Il s’agit en fait d’une avance permanente de trésorerie pour le bon fonctionnement de la copropriété. Ce fonds de roulement est indispensable au syndic pour qu’il puisse être réactif en cas de dépenses non prévues dans le budget prévisionnel. Cela pourra également lui permettre de pallier des charges impayées le temps qu’il mette en place les procédures de recours.
C’est le règlement de copropriété qui définit le montant de ce fonds de roulement. L’assemblée générale peut procéder à un vote pour en modifier le montant. La mise à jour du règlement de copropriété sera alors nécessaire. Lors de l’acquisition de son lot, un copropriétaire avance un fonds de roulement. Il percevra le remboursement de cette somme à la vente de son bien.

Bien que la nature du budget prévisionnel soit d'anticiper les dépenses de l'année à venir, certaines dépenses pour travaux n'ont pourtant pas à  figurer dans le budget prévisionnel. La liste de ces travaux « hors budget prévisionnel » est fixée par décret et regroupe actuellement :
- les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble,
- les travaux qui portent sur les éléments d'équipement communs, autres que ceux de maintenance,
- les travaux d'amélioration, tels que la transformation d'un ou plusieurs éléments d'équipements existants, l'adjonction d'éléments nouveaux, l'aménagement de locaux affectés à l'usage commun ou la création de tels locaux, l'affouillement du sol et la surélévation de bâtiments,
- les études techniques comme les diagnostics et les consultations,
- et d'une manière générale, les travaux qui ne concourent pas à la maintenance et à l'administration des parties communes ou à la maintenance et au fonctionnement des équipements communs de la copropriété.

Le contrôle et l'examen des comptes et dépenses du syndic sera pour partie effectué à partir de ce budget prévisionnel, sauf bien entendu pour le contrôle des dépenses qui ne relèvent pas de ce budget ou qui ne peuvent par nature (travaux urgents par exemple) pas y figurer.

II. Les charges communes générales

Les charges générales, également appelées charges courantes ou charges collectives, concernent la conservation, l'entretien et l'administration des parties communes. Elles sont inscrites dans le budget prévisionnel.

Ce sont par exemple : le nettoyage de l'immeuble, l'éclairage des parties communes, le ravalement, les frais d'accès à l'immeuble (interphone, digicode), mais aussi les frais de tenue des assemblées générales, les assurances de la copropriété, les honoraires du syndic et les consommations d'eau et d'électricité des parties communes. Ces charges générales concernent tous les copropriétaires, qui y contribuent tous. Elles sont réparties entre les copropriétaires en fonction des tantièmes de copropriété que représente leur lot. Rappelons que chaque lot est constitué d'une partie privative et d'une quote-part de parties communes.

Si la quote-part d'un copropriétaire est de 150 / 1 000ème du total de l'immeuble, ce copropriétaire contribuera pour 15 % des charges générales alors qu'un copropriétaire d'un lot qui représente 20 / 1 000ème du total de l'immeuble contribuera lui à hauteur de 2 %.

Les charges générales sont donc réparties entre les copropriétaires en fonction de l'"importance" de leur lot dans la copropriété. Le mode de calcul de la répartition des charges générales est inscrit dans le règlement de copropriété et ne peut être modifié que par un vote à l'unanimité lors d'une assemblée générale des copropriétaires.

Le copropriétaire qui constate que sa quote-part est supérieure de plus 1/4 à ce qu'elle devrait être peut contester cette répartition en faisant un recours devant le tribunal de grande instance (TGI).
Cette action est également possible si un copropriétaire estime que la quote-part d'un autre copropriétaire est inférieure de plus 1/4 à ce qu'elle devrait être.
Le recours doit être engagé :
- dans les cinq ans qui suivent la publication du règlement de copropriété au fichier immobilier,
- ou dans les deux ans qui suivent la 1revente du lot de copropriété intervenue après la publication du règlement de copropriété au fichier immobilier.
Si la plainte du copropriétaire est fondée, le juge établit une nouvelle répartition des charges qui s'applique seulement pour l'avenir.

III. Les charges spéciales

Les charges spéciales concernent les frais de fonctionnement des services collectifs et des éléments d'équipements communs comme par exemple, l'ascenseur, le chauffage collectif. Elles sont inscrites dans le budget prévisionnel.

Les charges spéciales sont réparties entre les copropriétaires en fonction de l'utilité potentielle que les services et les éléments collectifs représentent pour leur lot. Le calcul de la répartition des charges spéciales ne tient donc pas compte de l'usage réel du service ou de l'élément d'équipement commun. Ainsi, un copropriétaire d'un appartement situé au 5ème et dernier étage d'une copropriété contribuera davantage aux frais de fonctionnement de l'ascenseur que le copropriétaire d'un appartement situé au 1er étage, quel que soit son usage réel.

Le mode de calcul de la répartition des charges spéciales est inscrit dans le règlement de copropriété et ne peut être modifié que par un vote à l'unanimité de tous les copropriétaires lors d'une assemblée générale.
Les charges spéciales concernent :
○ le chauffage (si la copropriété ne dispose pas d’un système d’individualisation du chauffage) ;
○ les frais entraînés par les équipements communs (ascenseur, etc.) ;
○ les autres services collectifs.

La répartition du montant de ces charges entre les différents copropriétaires se fait en fonction de leur utilité ou non du service.  Ainsi, les copropriétaires du rez-de-chaussée n'auront pas à participer aux dépenses de fonctionnement et d'entretien de l'ascenseur car cet élément d'équipement ne présente, pour leur lot, aucune utilité. De même les copropriétaires de parkings doivent être exonérés des charges concernant les équipements ou les services qui ne présentent aucune utilité pour eux telles que les dépenses relatives aux tapis d'escalier des étages, des vide-ordures ou des antennes collectives...
L'utilité est toujours déterminée par un expert qui définit une grille de répartition des charges d'équipements communs et de services collectifs.

Pour l'ascenseur, on tient souvent compte de l'étage mais aussi du nombre de personnes susceptibles d'occuper l'appartement, et donc d'utiliser cet équipement. Pour le chauffage, on peut avoir, suivant les copropriétés, une répartition des frais en fonction de la surface ou du volume à chauffer ou encore de la puissance des radiateurs.
Pour ce qui est de l'eau chaude, les immeubles sont généralement équipés de compteurs individuels, ce qui permet de répartir les frais en fonction de la consommation réelle de chaque appartement. En l'absence de compteurs, la répartition de la consommation d'eau chaude s'effectue en fonction des millièmes de chaque lot ou de son « taux d'occupation théorique » défini par le règlement de copropriété.

La cage d’escalier n’est pas un élément d’équipement au même titre qu’un ascenseur ou une chaufferie commune, mais fait partie du gros œuvre de l’immeuble. De jurisprudence constante, les travaux d’entretien ou de réfection des escaliers constituent des charges générales (Cass. 3e civ., 12 janvier 1982 par exemple, ou encore Cass. 3e civ., 21 janvier 2004). Mais quid de la participation des lots situés au rez-de-chaussée ? La question s’est posée à de multiples reprises et il a été jugé que ces derniers devaient participer aux frais afférents à l’escalier (CA Paris, 9 mars 2006). Dans une autre affaire, les magistrats ont estimé que la clause du règlement de copropriété qui exonère des lots n’ayant pas d’accès aux escaliers de toute participation aux frais d’éclairage et d’entretien ne s’appliquait pas aux travaux de rénovation de la cage d’escalier (CA Paris, 8 février 2012).

L’utilité que représente un service collectif ou un élément d’équipement commun doit s’entendre comme une utilité objective, c’est-à-dire comme potentielle à l’égard de chaque lot sans prendre en  compte l’utilisation effective réalisée (CA Versailles, 16 avril 1992).
En conséquence, le fait pour un copropriétaire de renoncer à l’utilisation d’un équipement ne l’exonère nullement de participer aux charges afférentes (Cass. 3è civ., 26 octobre 1983). Cela tombe sous le sens : il serait extrêmement complexe de fixer une grille de répartition des charges variable selon les utilisations des uns et des autres. Mais la notion d’utilisation objective, va plus loin.
Un copropriétaire qui, par exemple, se désolidarise du système de chauffage doit continuer de participer aux charges qui en découlent alors même qu’il n’a plus la faculté d’utiliser cet équipement (Cass. 3è civ., 26 octobre 1983).

De même, peu importe que l’équipement ne présente aucun intérêt objectif en raison de la configuration des lieux, dès lors que son utilisation demeure possible. Voir par exemple ce cas où les juges ont considéré qu’un copropriétaire devait supporter des charges d’ascenseurs dans la mesure où il n’y avait aucun obstacle matériel ou juridique à son utilisation, quand bien même cet élément n’en assure pas la desserte directe ou n’en constitue ni le seul accès, ni l’accès le plus commode,le plus rapide ou le plus court (CA Paris, 17 décembre 1982).

Un copropriétaire qui ne bénéficie pourtant pas d’un équipement, peut être contraint de participer financièrement à son fonctionnement et son entretien. C’est le cas du lot non raccordé au système de chauffage central : il suffit que le raccordement soit possible pour que les charges soient effectivement dues (Cass. 3è civ., 13 avril 1988). Ce n’est que si les travaux de raccordement sont importants et doivent être entrepris aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux privatifs que le copropriétaire peut être exclu de la grille de répartition des charges (CA Versailles, 2 juin 1998).

L’utilité varie également en fonction d’autres critères que l’utilisation potentielle ou non d’un équipement. L’exemple type est l’ascenseur. Le critère d‘utilité est ici fonction du nombre de pièces principales des lots desservis et d’un coefficient d’étage prenant en compte la diminution de la fatigue par les copropriétaires et le gain de temps que leur procure l’ascenseur (CA Paris, 10 février 2000). On ne peut donc imputer une grille de charges d’ascenseur identique pour tous les lots d’un immeuble.

Avec l'ordonnance du 30 octobre 2019 (entrée en vigueur le 1er juin 2020), la participation aux charges entraînées par les services collectifs et les éléments d’équipement commun se fonde  dorénavant sur leur utilité objective pour le copropriétaire et non plus seulement sur l’utilité, dès lors que ces charges ne sont pas individualisées.
Il est précisé que la participation aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes porte aussi bien sur les parties communes générales que spéciales. La référence à tout règlement de copropriété publié à compter du 31 décembre 2002 est supprimée (art. 10, al. 3).
Auparavant, le règlement de copropriété pouvait mettre à la charge de certains copropriétaires les dépenses d’entretien et de fonctionnement entraînées par certains services collectifs ou éléments d’équipements ainsi que les dépenses d’entretien d’une partie de l’immeuble. Désormais, ces dernières ne peuvent être mises à la charge de certains copropriétaires que lorsque la partie de l’immeuble concernée constitue une partie commune spéciale de l’immeuble.
Ces dispositions, initialement prévues à l’article 24 III sont déplacées à l’article 10.

IV. Les charges pour travaux urgents

Les charges pour travaux urgents sont des charges qui concernent des travaux imprévus mais nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble. Ce sont des charges « extraordinaires » dans le sens où elles sont imprévues. Ces travaux ne pouvant ni être budgétés ni être provisionnés, ils représentent un surcoût de charges pour les copropriétaires.

La question se pose souvent d'estimer le degré réel d'urgence. Pour répondre à cette question, il convient tout simplement de s'en poser une autre : a-t-on le temps de convoquer une assemblée générale ? Ce qui revient à se demander si le fait d'attendre la tenue de cette assemblée va aggraver la situation (et augmenter les frais, même si le délai de 21 jours peut être réduit pour urgence) ?

V. Appels de fonds et de charges de copropriété

Le paiement des charges de la copropriété s'impose à tous les copropriétaires.

Le paiement comme le recouvrement des charges est confié au syndic qui gère donc la trésorerie de la copropriété : les fonds appartiennent au syndicat (c'est-à-dire l'ensemble des copropriétaires) et non au syndic qui en assure seulement la gestion.

C'est pour que le syndic puisse remplir sa mission et disposer des fonds nécessaires aux dépenses courantes qu'un budget prévisionnel est voté lors de l'assemblée générale. C'est sur la base de ce budget prévisionnel que les copropriétaires devront verser tous les trimestres des provisions sur charges égales au quart du budget prévisionnel. Un autre fractionnement (semestriel ou mensuel) peut avoir été prévu en assemblée ; le montant de ces provisions tient alors compte de ce fractionnement (1/2 ou 1/12ème).

Les provisions sur charges sont calculées sur la base du budget prévisionnel et concernent par conséquent des dépenses prévues.
Il existe également des provisions sur charges « hors budget prévisionnel» :
• pour financer les travaux qui ne relèvent pas du budget prévisionnel (comme les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble) ou qui portent sur les éléments d'équipements communs autres que les travaux de maintenance. Le montant et la date d'exigibilité de la dépense sont fixés par l'assemblée générale.
• pour financer les travaux urgents. Dans ce cas, le montant de la provision est limité au tiers du montant estimé sur devis. Les modalités de recouvrement de ces provisions sont votées par l'assemblée générale. Ce qui signifie que l'assemblée générale peut prévoir qu'il y aura des dépenses imprévues, déterminer comment et quand ces dépenses seront réglées ; l'inconnue reste le montant de la dépense.

En plus de ces provisions, le syndic est également en droit de demander aux copropriétaires de verser des avances. Comme pour les provisions, il existe trois types d'avances :
• les avances constituées par les provisions spéciales pour assurer les travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipements communs qui pourraient être nécessaires dans les trois années à venir mais non encore décidés,
• les avances constituant la réserve fixée dans le règlement de copropriété couramment appelée le fonds de roulement (anciennement « avance de trésorerie permanente »). Toutefois, le montant de ce fonds de roulement doit être inférieur à 1/6ème du budget prévisionnel. Plus simplement, il ne peut donc pas représenter plus de deux mois de budget,
• les avances correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale. Ces avances constituent le fonds d'épargne ou fonds de prévoyance et serviront à financer les travaux de gros entretien et de conservation des parties communes qui seront décidés ultérieurement.

Quelle est la différence entre une provision sur charge et une avance ?

La différence entre une provision et une avance est importante surtout en cas de vente de lot(s) par un copropriétaire. En effet, les provisions versées sont « définitivement » versées, alors que les avances effectuées au titre du fonds de roulement et des travaux non encore décidés sont récupérables. Un copropriétaire qui vend un lot peut récupérer une avance faite au syndic mais pas une provision.

Les provisions sur charges sont des sommes appelées dans l'attente du solde définitif des charges qui résultera de l'approbation des comptes par l'assemblée générale. Lorsque l'assemblée générale aura approuvé les comptes, le trop-perçu ou le manque à percevoir sera porté au crédit ou au débit du compte de chaque copropriétaire.

Les avances sont des sommes appelées sur la base du règlement de copropriété ou d'une décision d'assemblée générale qui constituent soit des réserves soit un emprunt du syndicat auprès de tout ou partie des copropriétaires.

Quand faut-il payer les charges ?

Cela dépend de la nature des charges :
• pour les charges prévues dans le budget prévisionnel (charges courantes) : par quart et d'avance chaque trimestre sauf si l'assemblée générale a voté un autre fractionnement,
• pour les charges non prévues dans le budget prévisionnel : la date de l'appel des charges est fixée par l'assemblée générale.

Dans les deux cas, le syndic envoie par simple courrier un appel de charges qui indique le montant dû, l'objet de la dépense et la date d'exigibilité. Il peut paraître évident que les avis doivent être envoyés avant la date d'exigibilité, mais cela ne l'est pas pour tous les syndics. De surcroît, la loi ne prévoit pas de sanctions pour les syndics qui oublient d'envoyer les avis ... alors que les charges restent quand même dues en l'absence d'envoi.

La personne redevable des appels de fonds est le copropriétaire du lot dans tous les cas de figures, qu’il s’agisse d’un copropriétaire bailleur ou d’un copropriétaire résident. C’est ensuite au copropriétaire bailleur de s’occuper de récupérer les charges récupérables auprès du locataire de son ou de ses logements. Attention toutefois, le locataire ne sera pas nécessairement redevable de toutes les charges. Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 détermine la liste des charges récupérables auprès du locataire.

Lorsqu’un copropriétaire quitte la copropriété et vend son lot, il est redevable des appels de fonds jusqu’à la vente de son lot, même si son bien est inhabité pendant un certain temps. Ainsi, la loi prévoit que le copropriétaire actuel paie tous les appels de fonds reçus avant la date de signature de l’acte authentique de vente. Une fois cette étape passée et le transfert de propriété effectué, c’est alors l’acquéreur, nouveau copropriétaire de l’immeuble qui est redevable des appels de fonds.

Lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires ne paient pas les sommes dues à réception des avis d’appels de fonds, cela peut rapidement poser des problèmes au fonctionnement normal de la copropriété. Une fois le délai imparti dépassé, un copropriétaire non payeur est désigné comme copropriétaire défaillant.

Les dépenses pour travaux d’intérêt collectif réalisés sur les parties privatives imputables au seul copropriétaire concerné ne peuvent désormais résulter que : 

- de travaux faisant suite à une déclaration d’utilité publique dans les conditions de l’article L.313-4-2 du code de l’urbanisme (art.24, II, c) ;
- de travaux d’économie d’énergie ou de réduction des émissions de gaz à effet de serre (art. 25, f).
Toutes astreintes fixées par lot, relatives à des mesures ou travaux prescrits par l’autorité administrative compétente ayant fait l’objet d’un vote en assemblée générale et qui n’ont pu être réalisés en raison de la défaillance du copropriétaire, sont imputables à ce dernier. Il ne s’agit plus uniquement des astreintes visées par le code de la santé publique ou le code de la construction et de l’habitation.

VI. Le recouvrement des charges de copropriété

Le bon fonctionnement de la copropriété nécessite la participation de l’ensemble des copropriétaires à un certain nombre de charges communes. Lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires ne paient plus leurs charges, l’impact est ressenti sur l’ensemble de la copropriété. Les retards voire les défauts de paiement des charges par les copropriétaires causent un préjudice à toute la copropriété et peuvent même la mettre en danger. C'est pourquoi les pouvoirs du syndic dans le recouvrement des fonds sont importants (injonction de payer devant le tribunal compétent, saisie des loyers du locataire si le copropriétaire défaillant est bailleur, etc.).

Si les charges courantes (provisions) sont exigibles au 1er jour du trimestre, l'exigibilité des autres charges est fixée par l'assemblée générale. Le syndic doit envoyer par lettre simple un avis (appel de fonds) aux copropriétaires et indiquer la date d'exigibilité des sommes dues. Il doit également rappeler le délai de paiement prévu par le règlement de copropriété lorsque le règlement en prévoit un. Si l'assemblée générale n'a jamais voté de décision à ce sujet et qu'il n'est par conséquent pas fait mention d'un quelconque délai sur l'appel de fonds, alors les charges sont payables sans délai.

Lorsqu'un copropriétaire ne règle pas une provision, le syndic lui envoie une mise en demeure. Si le copropriétaire ne règle toujours pas cette provision dans un délai de trente jours, le syndic est en droit de lui réclamer immédiatement la totalité des provisions budgétées pour l'année. Ce qui signifie que le défaut de règlement d'une seule provision rend des échéances à venir immédiatement exigibles.
Cette procédure de recouvrement accéléré des charges provisionnelles a été mise en place essentiellement pour éviter de mettre les copropriétés en péril du simple fait de copropriétaires indélicats.

Pour les autres sommes dues par les copropriétaires : le syndic n'est pas tenu d'envoyer de lettre de rappel, il peut passer directement à l'envoi d'une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Sans régularisation amiable dans le mois qui suit cette mise en demeure, le syndic peut agir directement en justice, sans avoir besoin de l'autorisation du syndicat ni du conseil syndical ni de l'assemblée générale et demander une injonction de payer au tribunal compétent.

Les frais engagés pour le recouvrement des impayés restent à la seule charge du copropriétaire défaillant. Ce sont par exemple : les frais de mise en demeure, de relance, d'huissier, de justice, d'hypothèque.

En tant que mandataire du syndicat, le syndic est habilité à mettre en œuvre divers moyens pour remplir sa mission de recouvrement des créances du syndicat. Il choisit le moyen à mettre en œuvre en tenant compte de la situation personnelle du copropriétaire redevable et des sommes dues. Il est responsable devant le syndicat du moyen d'action choisi et activé.

Il n'a pas besoin de l'autorisation préalable de l'assemblée générale pour faire procéder à une saisie mobilière (sur un compte bancaire ou sur des loyers éventuellement perçus), mais doit par contre avoir eu l'aval de l'assemblée générale pour faire procéder à une saisie immobilière.

Il appartient alors au syndic de copropriété de s’occuper du recouvrement des sommes dues. Il possède les moyens judiciaires pour ce faire, ainsi que les garanties légales dont il a besoin.

Le syndic est chargé de la gestion de l’immeuble, pour cela il se règle les frais relatifs à celui-ci pour le compte du syndicat des copropriétaires, ils leur incombent toutefois de verser, sous forme de charges communes les sommes réparties en fonction de leur quote-part.  La méthode de calcul de répartition des charges doit être présente dans le règlement de copropriété. En cas de vente de lots ou d’agrandissement de la copropriété, la répartition peut être amenée à changer. Ce partage se fait à partir d’un critère d’utilité objective.

Ayant la compétence exclusive de recouvrer les impayés de charges de copropriété, le syndic peut en limiter l’importance en les surveillant et en envoyant des rappels ou en engageant d’autres actions puisqu’il peut agir seul, sans autorisation de l’assemblée générale, pour toutes ces démarches. Le conseil syndical a la possibilité de vérifier les comptes et il peut tout à fait s’investir dans la problématique en suivant les impayés grâce au pouvoir de contrôle qui lui est alloué.

Les copropriétaires peuvent ainsi faire la demande au syndic d’un point trimestriel concernant la situation des débiteurs, par exemple. Ainsi, la balance générale des copropriétaires liste le solde des comptes, à chaque fin de trimestre, de l’ensemble des copropriétaires et permet de repérer rapidement les retards.
Le conseil syndical peut aussi réclamer les extraits des comptes individuels des copropriétaires débiteurs. Le seuil d’impayés à partir duquel ces comptes peuvent être délivrés par le syndic est défini préalablement, lors d’une assemblée générale, voire inscrite dans le règlement intérieur. Les documents permettent de remonter sur une période d’au moins un an. Cela permet aussi de connaître les frais de relance, etc.

Certains syndics tiennent à jour un état du suivi contentieux. Celui-ci est un document qui permet d’obtenir des renseignements sur les actions de recouvrement mises en place par le syndic et leur état d’avancement. Lorsque ce dossier existe, il mentionne :
- les relances ;
- les mises en demeure ;
- les commandements à payer ;
- la transmission du dossier à l’avocat ;
- le recours à un huissier ;etc.
L’échéancier, le résultat du jugement, exécution de la décision de justice, etc. y sont généralement également mentionnés.

Si le syndic de copropriété doit se charger de recouvrir les charges impayées, en fonction de la situation du copropriétaire ou du bien, il peut se retrouver dans différents cas de figure. Les sommes dues ne seront donc pas toujours récupérables de la même manière.

Lorsqu’un copropriétaire met son lot en location, il est toujours redevable des charges communes de la copropriété, toutefois une partie des charges sera redistribuée au locataire qui en sera donc redevable auprès du copropriétaire. En cas de charges impayées, le syndic devra donc agir envers le copropriétaire, à lui ensuite d’agir envers le locataire si c’est lui qui ne lui a pas versé le montant dû.

Le syndic a la possibilité de s’adresser à l’époux ou à l’épouse lorsqu’un couple est marié et à n’importe lequel des conjoints lorsque le couple est pacsé pour régulariser les charges impayées ; qu’ils soient en instance de divorce ou non, le syndic a la possibilité de mener une action sur leurs biens personnels. La limite d’une telle démarche prend effet à partir du moment ou la liquidation et le partage des biens ont été réalisés.
A partir de la date de notification à laquelle le syndic reçoit l’ordonnance d’expropriation du copropriétaire concerné, celui-ci n’a plus à s’acquitter des sommes impayées au niveau des charges communes.
Toutefois, cela ne veut pas dire que les autres copropriétaires doivent nécessairement compenser ce manque, mais que la collectivité territoriale ou l'Etat responsable de l’expropriation devront procéder au remboursement.

Lorsque les charges impayées sont redevables par un copropriétaire défunt, ce sera à l’héritier ayant accepté la succession du bien que reviendra l'acquittement de ces frais. Il pourra alors être poursuivi, s’il ne règle pas le syndic, dans la limite des biens qu’il a obtenu. Il en va de même en cas d’indivision. Le syndic a la possibilité de poursuivre tous les héritiers en justice, dans la limite de la part du bien obtenu par chacun.
Toutefois, en cas de renoncement à la succession, aucun des héritiers n’aura à s’acquitter des charges impayées.

Bien que le lot puisse être inoccupé lorsqu’il est en cours de vente, si les locataires sont partis depuis plusieurs mois ou si les propriétaires résidents ont quitté les lieux au profit de leur nouveau logement, tant que le bien n’est pas vendu, qu’il soit vide ou non, les copropriétaires doivent continuer à s'acquitter du paiement des charges. Le syndic doit s’en assurer.

Lorsqu’un copropriétaire vend son lot, il est dans l’obligation légale de fournir au notaire qui se charge de la vente de son bien : une attestation du syndic confirmant son absence de dette envers lui. Ainsi, si le copropriétaire est redevable de charges impayées, le notaire avertira le syndic par lettre recommandée avec accusé de réception afin de le prévenir de la vente du bien, pour cela, le notaire alertera le syndic dans un délai de quinze jours maximum à partir de la date de transfert de la propriété du bien.
Une fois ce courrier reçu, le syndic dispose à son tour d’un délai de quinze jours au cours duquel il est en droit de s’opposer au versement du prix d’achat au copropriétaire redevable de charges impayées. Cette action permet de bloquer la somme due chez le notaire, le reste du montant de l’achat du bien étant, elle, versée au vendeur. Hors cas de litige, la somme est ainsi reversée au syndic. Dans le cas où le copropriétaire s’y oppose, la saisie du juge sera indispensable pour régler le conflit.

Ainsi, en cas de vente du bien, le syndic est bénéficiaire d’un privilège immobilier l’autorisant à être payé de certaines sommes en priorité, avant les autres créanciers. Ne sont ainsi concernées que les dettes relatives aux charges de copropriété liées à l’exercice en cours, aux travaux d’amélioration, d’addition et de transformation, ainsi que les charges correspondant aux deux années précédentes.

Les relances commencent généralement par un rappel informel envoyé par e-mail ou par SMS. Des démarches plus formelles seront ensuite rapidement engagées. Le syndic de propriété n’a besoin de l’autorisation de l’assemblée générale pour aucune des procédures décrites ci-dessous.

Les charges prévisionnelles font l’objet d’une procédure de recouvrement spécifique. Cette démarche ne concerne que celles correspondant à l’exercice en cours et celles correspondant au budget prévisionnel voté par l’assemblée générale et dont les copropriétaires sont redevables chaque trimestre. La loi SRU a permis au syndic de copropriété d’engager ce processus dès le premier impayé concernant les provisions de charges.

Pour cela, il doit se charger d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception à l’attention du copropriétaire défaillant. Dans celle-ci, le copropriétaire l’enjoint formellement à s’acquitter de ses dettes, il s’agit d’une procédure de mise en demeure préalable, obligatoire avant de saisir les juges, qu’il peut envoyer dès la date d’exigibilité atteinte. C’est l’envoi de cette lettre qui sert pour le calcul des intérêts légaux de retard. Si le syndic n’a reçu aucune réponse au bout de trente jours, alors les charges provisionnelles du trimestre en cours deviennent exigibles de manière immédiate.

Resté sans réponse, le syndic pourra avoir recours à un huissier dès la fin du premier trimestre d’impayé. Celui-ci enverra un commandement à payer au copropriétaire défaillant. Sans réponse pendant trente jours, l’ensemble des provisions devient immédiatement exigible comme le précise l’article 19-2 de la loi de 1965, tout comme les cotisations au fonds de travaux.
Le syndic pourra ensuite se tourner vers le tribunal de grande instance compétent sur le territoire où se situe la copropriété en cas d’insuccès.

Des charges impayées concernant des travaux ou les arriérés de charges de l’exercice précédent peuvent se régler par une mise en demeure envoyée par lettre recommandée avec avis de
réception ou un huissier de justice. Dans cette lettre, le copropriétaire défaillant est prévenu que si le paiement n’est pas réalisé dans le délai déterminé, une procédure judiciaire s’ensuivra. En cas de difficultés financières, un échéancier peut être fixé.

Pour des impayés inférieurs à 4 000 € c’est le juge de proximité sera saisi alors que, pour des dettes comprises entre 4 000 et 10 000 €, ce sera le tribunal d’instance et, au-delà, ce sera le tribunal de grande instance. Le syndic n’a pas besoin de l’autorisation de l’assemblée générale pour ce genre d’action. Saisir le tribunal “en référé” permet d’obtenir une décision plus rapidement. Si cela n’aboutit pas, il faudra s’en remettre à la procédure judiciaire classique.

La procédure d’injonction de payer concerne tous types d’impayés. Moins coûteuse et relativement simple à mettre en place, cette démarche ne nécessite pas obligatoirement l’intervention d’un avocat et le syndic doit s’adresser aux mêmes juges que pour une procédure judiciaire classique. L’acte huissier pour prévenir le copropriétaire débiteur doit être envoyé dans un délai de six mois. Au bout d’un mois, le syndic a le droit de procéder à une saisie si le débiteur n’a pas versé les sommes dues.
Une fois que la justice a rendu sa décision, le copropriétaire défaillant doit verser les sommes dues. Injonction de payer, justice saisie en référé, procédure judiciaire classique, etc., s’il n’obtempère pas, le syndic est alors autorisé à s’en remettre à un huissier de justice pour la bonne exécution de la décision de justice.

Le coût de l’intervention varie selon le montant des dettes. L’huissier de justice pourra mettre en place diverses méthodes de recouvrement. Il s’agit d’une mesure conservatoire pour assurer le recouvrement des charges. Pour déclencher ce genre de démarches, le syndic de copropriété doit présenter à l’huissier l'ordonnance du juge condamnant le copropriétaire débiteur.
- La saisie-attribution : Les comptes bancaires du copropriétaire défaillant sont bloqués. Il y a aussi possibilité de saisir son salaire afin d’être remboursé. En cas de location du logement, la saisie pourra être effectuée sur les loyers. Il s’agit d’une solution efficace où le locataire verse son loyer à la copropriété plutôt qu’au copropriétaire jusqu’à remboursement complet des impayés de ce dernier.
- Les copropriétés sont dotées d’une garantie de “privilège immobilier”,celui-ci consiste à autoriser le syndic à saisir les meubles présents dans le domicile du débiteur afin de procéder à leur vente. Ainsi, le remboursement des impayés se fait via les fruits de la vente.
S’il s’agit d’une résidence secondaire, l’huissier de justice a le pouvoir d’entrer de force dans le bien pour procéder à l’inventaire des biens saisis. Les serrures seront alors changées et si le copropriétaire désire accéder à son logement, il devra s’adresser à l’huissier.
- En tout dernier recours, si le débiteur ne donne pas signe de vie, cela est considéré comme un copropriétaire ne gérant pas son bien et la saisie immobilière sera la seule possibilité de recouvrer les impayés. Il s’agit alors de la saisie du lot.

Toutefois, c’est la seule et unique procédure pour laquelle le syndic de copropriété a besoin de l’aval de l’assemblée générale avec un vote à la majorité de l’article 24, c’est-à-dire la majorité des voies exprimées parmi les copropriétaires présents et représentés lors du vote. Bien entendu, le copropriétaire défaillant n’a pas le droit de voter lors de cette assemblée, ni de mandater un autre copropriétaire pour voter à sa place.

Afin de s’assurer du paiement de l’ensemble des créances, qu’elle qu’en soit leur nature, le syndic de copropriété a la possibilité, avant toute vente, de mettre en place une hypothèque légale vis-à-vis du lot du copropriétaire. Cela lui permet de se prémunir entièrement contre les charges impayées, puisqu’elles ne sont pas toutes prioritaires en cas de vente effective. En procédant de la sorte, le syndic dispose d’une garantie sur le bien du débiteur. Ce sont désormais toutes les créances du syndicat de copropriétaires à l’égard d’un copropriétaire qui sont garanties par le privilège immobilier spécial prévu à l’article 2374 du Code civil, et non plus la liste limitative anciennement fixée à l’article 19-1.
En outre, le syndic peut désormais faire inscrire une hypothèque au profit du syndicat, en consentir la main levée et, en cas d’extinction de la dette, en requérir la radiation sans autorisation préalable de l’assemblée générale. Ce privilège porte sur tous les meubles garnissant les lieux appartenant au copropriétaire ainsi que sur les sommes dues par le locataire à son bailleur. Les meubles garnissant une location meublée ne sont plus exclus de ce privilège. (Ord. art. 18 et 19 / loi du 10.7.65 : art.19 et 19-1)

Le syndic commencera toutefois par réclamer les sommes dues via lettres recommandées avec accusé de réception. Ce n’est qu’après plusieurs non-réponses, ou un refus, qu’il inscrira l’hypothèque du bien auprès du service de publicité foncière.
Le fait que les sommes dues ne soient pas payées est une condition nécessaire et suffisante pour pouvoir inscrire le bien à une hypothèque. Attention, cela n'est possible que pour des sommes dues depuis une durée inférieure à cinq ans.Ce sera aux copropriétaires de se répartir les frais, ce à quoi ils s’opposent rarement aux vues de la somme impayée à récupérer.

Sont compris dans les frais de justice : les “dépens” (frais réglementés ou fixés par le juge), les honoraires libres (négociés entre clients et professionnels), les trajets pour se rendre au tribunal, les frais de défense etc.

Les coûts engendrés par les procédures de recouvrement des charges impayées peuvent vite s’accumuler entre les courriers recommandés, les honoraires du syndic, les frais d’avocat, d’huissier, etc. Si le syndic perd le procès, le copropriétaire défaillant est dispensé de payer les frais de procédure de la copropriété à son égard et ils seront alors à la charge des autres copropriétaires. Dans le cas contraire, ce sera à lui de régler les frais considérés comme nécessaires au recouvrement des impayés, c’est-à-dire :
- les frais de relance ;
- les frais de mise en demeure ;
- les frais de prise d’hypothèque ;
- les frais d’huissier de justice etc.

Toutefois, tous les frais de relance précontentieuse, c’est-à-dire précédant la mise en demeure, seront à la charge des copropriétaires, tout comme les honoraires de gestion du recouvrement des impayés du syndic. Il s’agit en effet d’une prestation particulière en lien avec un contentieux pour lequel le syndic peut légalement facturer le syndicat en termes de mise en demeure, de constitution du dossier pour l’avocat, l’huissier de justice, etc.

Suite à un arrêt du 7 septembre 2017 (Cass. civ. 3., 7 septembre 2017, n° 16-18.777), les autres copropriétaires de l’immeuble peuvent, eux, procéder à une saisie de la justice dès lors que les non-paiements du copropriétaire défaillant leur cause préjudice.
Dans ce cas bien particulier, le bâtiment faisait l’objet d’un arrêté de péril. Dans une telle situation, les résidents ne peuvent plus occuper leur logement et s’ils le louent, les locataires n’ont plus besoin de payer leur loyer.
Tant que tous les copropriétaires n’ont pas répondu à l’appel de fonds, le syndic de copropriété est dans l’impossibilité de procéder au déclenchement des travaux qui permettront de remettre en état l’immeuble. Tous les résidents subissent donc des préjudices du fait que le copropriétaire défaillant ne paie pas sa quote-part de charges.

Toute clause visant à exonérer certains copropriétaires du paiement des charges ou de certaines d'entre elles ou à imposer à un copropriétaire la charge d'un élément d'équipement ou d'un service qui ne présenterait pour lui aucune utilité est réputée non écrite (Loi du 10-7-1965 art. 43, al. 1).

Tout copropriétaire devient débiteur à l'égard du syndicat de sa quote-part de charges dès l'instant où les comptes du syndic ont été approuvés par une décision de l'assemblée générale, non contestée dans le délai légal (Cass. 3e civ. 1-12-2010 n° 09-72.402).

En conséquence, il est de principe que chaque copropriétaire est tenu au seul paiement de la quote-part incombant à son lot en vertu du règlement de copropriété. Il ne saurait être contraint d'acquitter les dettes d'un autre copropriétaire défaillant, il n'existe aucune solidarité de droit entre les membres du syndicat en la matière (CA Paris, 11 mars 1982 et CA Versailles, 23 mars 1989).

Notons que le copropriétaire défaillant peut, en plus des intérêts moratoires dont il est redevable, être condamné à des dommages-intérêts pour réparer le préjudice causé au syndicat lorsqu'il a compromis la trésorerie et empêché de ce fait l'exécution de travaux (CA Paris 3-12-1997).

Cependant, de toute évidence, le non-paiement d’un copropriétaire pourrait bloquer l’activité du syndicat, ou rejaillir sur son créancier, si le principe n’était pas assorti d’une exception. Aussi, les créanciers du syndicat ont la faculté de se retourner contre les copropriétaires eux-mêmes pour exiger le paiement des sommes restées impayées par le syndicat, ce qui revient en fait à s’acquitter de l’impayé d’un copropriétaire.

De plus, il est admis que la dette d'un copropriétaire défaillant peut, sur décision de l'assemblée générale, être répartie entre les autres copropriétaires. Ainsi, la décision de l'assemblée générale de régler les charges impayées d'un copropriétaire insolvable a un caractère obligatoire (CA Paris, 23e ch., 4 mars 1986).

La cour d'appel de Versailles vient de rappeler que "l’obligation essentielle d’un copropriétaire est de régler régulièrement et intégralement les charges de copropriété afférentes à son lot. Le fait de ne pas respecter cette obligation entraîne l’application de frais, facturés par le syndic en application du contrat qui le lie à la copropriété, supportés par l’ensemble des copropriétaires. La bonne ou la mauvaise foi du copropriétaire est à cet égard indifférente."  (CA Versailles, 4e ch. 2e sect., 10 mars 2021, n° 19/03938) :

L'article 10-1 a) de la loi du 10 juillet 1965 dispose que sont imputables au seul copropriétaire concerné, les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire, ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur. De même, le copropriétaire défaillant devra, en cas de condamnation, payer à la copropriété les frais d'assignation (dépens) ainsi que les frais d'avocat qu'elle a exposés (art 700 CPC).

Les juges estiment souvent qu'on doit s'arrêter là. Le copropriétaire défaillant doit régler ses dettes et payer les frais mentionnés au II. Dans l'arrêt précité, la cour d'appel va plus loin et accorde des dommages et intérêts à la copropriété. Elle infirme le jugement du tribunal de Nanterre sur ce point.

Les juges versaillais estiment qu' "il est certain que la défaillance d’un copropriétaire a des retentissements sur la trésorerie de la copropriété et des conséquences pécuniaires indéniables. "

Les dommages et intérêts compensent le fait qu'il n'est pas possible légalement pour le syndic de facturer au copropriétaire défaillant les frais de gestion courante concernant les impayés : "Ne relèvent donc pas des dispositions de l’article 10-1 précité, les frais de suivi de procédure, les honoraires du syndic pour transmission du dossier à l’huissier ou à l’avocat, pour 'suivi du dossier contentieux', qui font partie des frais d’administration courante entrant dans la mission de base de tout syndic et répartis entre tous les copropriétaires au prorata des tantièmes".

La cour d'appel de Versailles trouve donc un autre fondement pour que la copropriété se fasse rembourser de ces frais : la désorganisation de trésorie.

Toutefois, en l'espèce, elle n'accorde que 800 € de dommages et intérêts au syndicat, alors que ce dernier sollicitait 3000 €. Les juges motivent ainsi leur décision :

" Ainsi, le compte de charges de la société Mac’rys a présenté un solde régulièrement débiteur, qui a dépassé la somme de 14 000 euros en 2015 et de 16 000 euros en 2017. La situation n’a été régularisée qu’au cours de la procédure de première instance après la vente de l’un des lots dont la SCI était propriétaire. Pour la gestion des dossiers débiteurs, le syndic facture des frais qui, pour les raisons indiquées précédemment, ne peuvent pas être facturées au seul copropriétaire défaillant. 

Dans ces conditions, compte tenu de l’ancienneté et de la récurrence des impayés, c’est à tort que le tribunal n’a pas fait droit de dommages et intérêts présentée par le syndicat.

Néanmoins, la SCI ayant régularisé sa situation de façon pérenne, il est justifié de modérer la demande présentée par le syndicat et de fixer à 800 € la somme allouée à titre de dommages et intérêts".

Par le biais des questions de trésorerie, la copropriété peut se faire indirectement rembourser des frais de gestion du syndic que la loi interdit au juge d'imputer au seul copropriétaire concerné...

Le Garde des Sceaux vient de trancher l’épineuse question de l’imputation des frais de recouvrement engagés par une copropriété, pour recouvrer les charges impayées. C’est bel et bien le copropriétaire défaillant qui doit les payer et ce, que les frais aient été engagés avant ou après mis en demeure (Rep. Min. n° 13904, JO Sénat du 12/03/2021 : charges de copropriété impayées - recouvrement).

Le ministère de la justice vient de prendre une position claire sur l’imputation des frais de recouvrement engagés suite à des impayés de charges par l’un des copropriétaires. Cette réponse va faciliter la gestion des copropriétés par les syndics.

La loi de 1965 sur les copropriétés est limpide en exposant que les frais exposés pour les relances, mises en demeure, prises d’hypothèque et actes d’huissiers sont dus par le copropriétaire qui n’a pas payé ses charges. En pratique, pourtant, des huissiers facturent le syndicat des copropriétaires, en vertu du code des procédures civiles d’exécution (CPCE, art. L. 111-8). Dans pareil hypothèse, il ne reste à la copropriété que la possibilité de saisir le juge afin qu’il tranche sur l’imputation des frais, avec le risque induit de voir fleurir des traitements différenciés sur tout le territoire.

Le CPCE indique effectivement que les frais de recouvrement sans titre exécutoire restent à la charge du créancier, donc de la copropriété, sauf s’ils concernent un acte dont l’accomplissement est prescrit par la loi, et sauf si le créancier justifie du caractère nécessaire des démarches entreprises pour recouvrer la somme due.

« Il se déduit de l’ensemble, sans contradiction, que les frais du recouvrement engagés sans titre par une copropriété à l’encontre d’un copropriétaire demeurent en principe à la charge de celle-ci mais sont imputés directement et exclusivement au copropriétaire débiteur dans le cadre de la répartition des charges », explique le Garde des Sceaux.

Quant aux dépens, essentiellement les frais d’assignation et de signification judiciaires, leur imputation est décidée dans le jugement.

VII. La révision des charges

Par révision des charges de copropriété, on entend en fait révision de la répartition des charges de copropriété et non révision du montant des charges de copropriété.

La répartition des charges est établie dans le règlement de copropriété. Elle n'est pas figée mais est quand même assez rigide car elle ne peut en principe être modifiée que par un vote à l'unanimité des voix des copropriétaires lors d'une assemblée générale.
Il existe cependant des exceptions : la cession ou l'acquisition de parties communes et/ou privatives parla copropriété, le changement d'usage d'un lot. Dans ce cas, l'assemblée générale aura également voté une décision, selon la majorité requise en la circonstance. La modification de la répartition des charges devra alors être votée à la même majorité : simple, absolue ou double majorité.

Il est également possible, dans certains cas, de demander la révision judiciaire des charges de copropriété. Selon la loi (article 10 de la loi du 10 juillet 1965), les charges doivent être réparties équitablement entre les copropriétaires. Si tel n'était pas le cas, tout copropriétaire qui estimerait que sa part est supérieure de plus de 25 % à ce qu'elle devrait être ou qui estime que la part d'un des copropriétaires est inférieure de plus de 25 % à ce qu'elle devrait être peut demander au juge du tribunal d'instance de se prononcer. Si le juge donne raison au plaignant, il établit alors une nouvelle répartition des charges qui s'imposera au syndicat (c'est-à-dire à l'ensemble des copropriétaires).

VIII. Charges récupérables, charges non récupérables

Les charges locatives des copropriétaires bailleurs sont constituées des charges récupérables et des charges non récupérables.

Les charges récupérables sont les charges qu'un copropriétaire bailleur peut récupérer auprès de son locataire. Il les règle au syndic et en demande ensuite le remboursement au locataire : le syndic s'adresse au copropriétaire pour le règlement de sa quote-part et le copropriétaire bailleur s'adresse ensuite au locataire. Le syndic n'a pas le droit de s'adresser directement au locataire pour lui demander de payer cette quote-part à la place du copropriétaire : il n'est pas habilité à intervenir dans la relation entre un copropriétaire bailleur et son locataire.

La liste des charges récupérables est établie par le décret du 26 août 1987 et toutes les dépenses qui ne figurent pas dans cette liste restent donc à la seule charge du copropriétaire. Ces charges peuvent être regroupées en trois grandes catégories :
• les dépenses qui correspondent aux services rendus liés à l'usage des différents éléments du logement,
• les dépenses d'entretien courant et les menues réparations des parties communes,
• les impositions correspondant à des services dont le locataire profite directement.

Pour les charges concernées par ce décret et donc récupérables, la méthode de calcul appliquée initialement pour le copropriétaire est « transférée » sur le locataire et est donc basée sur la quote-part des tantièmes. En effet, le mode de calcul et la répartition des charges sont établis par le règlement intérieur de copropriété et lors de la signature du bail d'un logement en copropriété, le locataire s'engage à respecter le règlement intérieur de la copropriété. C'est pourquoi, le copropriétaire bailleur doit obligatoirement fournir au locataire une copie des extraits du règlement intérieur qui concernent notamment la destination de l'immeuble, l'usage des parties communes et privatives mais aussi le nombre de millièmes soumis aux charges.

IX. Division de lots de copropriété et répartition des charges

En l’absence de clause restrictive figurant dans le règlement de copropriété, les copropriétaires ont le droit de diviser ou de réunir librement leurs lots sans avoir à demander d’autorisation particulière en assemblée générale (voir par exemple Cass., 3ème civ., 8 décembre 1976).
Toutefois, il existe diverses exceptions à ce principe.
D’une part, si la division de lots implique des travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, le copropriétaire doit obtenir à la majorité absolue une autorisation en assemblée générale (article 25 b de la loi du 10 juillet 1965). C’est le cas, par exemple, si les travaux impliquent de toucher à un mur – partie commune (en général murs porteurs) ou de percer des ouvertures dans la façade.
D’autre part, si la division de lots porte une atteinte caractérisée aux droits des autres copropriétaires, une autorisation unanime doit être obtenue (il s’agit d’une question de fait qui doit être traitée au cas par cas, mais le cas est rare).

Hors cas spéciaux, un copropriétaire n’a donc pas à solliciter une autorisation des copropriétaires pour diviser un lot. Cependant, une assemblée devra quand même être réunie pour entériner l’opération finale. Ceci, pour deux raisons.  Tout d’abord, si la division de lots est possible, l’état descriptif de division et le règlement de copropriété doivent obligatoirement être modifiés (le copropriétaire devra faire appel, à ses frais, à un géomètre expert et supporter le coût des actes notariés modificatifs et de la publicité foncière).
Il faudra donc malgré tout réunir une assemblée générale, mais qui prendra seulement acte de la modification unilatérale de l’état descriptif de division (un vote n’est pas nécessaire).
En second lieu, l’article 11 de la loi du 10 juillet 1965 sur le statut de la copropriété énonce qu’« en cas d'aliénation séparée d'une ou plusieurs fractions d'un lot, la répartition des charges entre ces fractions est, lorsqu'elle n'est pas fixée par le règlement de copropriété, soumise à l'approbation de l'assemblée générale statuant à la majorité prévue à l'article 24 ».
Il résultait d’une décision de 1999 que, tant que la répartition des charges entre les nouveaux lots n’était pas approuvée en assemblée générale, la totalité des charges correspondant au lot divisé pouvait être réclamée à n’importe lequel des propriétaires de lots issus de la division (Cour de Cassation, Chambre civile 3, du 6 octobre 1999,
98-10.924).
Cette jurisprudence vient d’être directement remise en cause par la Cour de cassation. Ainsi, cette dernière censure une cour d’appel ayant condamné le vendeur d’une fraction de lot à payer l’intégralité des charges relatives au lot avant division. En effet, « la notification au syndic du transfert de propriété de fractions d’un lot divisé le rend opposable au syndicat des copropriétaires et donne ainsi aux acquéreurs la qualité de copropriétaires, tenus au paiement des charges de la copropriété à compter de la notification ».
Autrement dit, comme elle l’indique dans un attendu général, « l’opposabilité au syndicat des copropriétaires de la cession d’une fraction d’un lot divisé n’est pas subordonnée à l’approbation de la nouvelle répartition des charges par l’assemblée générale » (C.Cass. 3ème civ., 7 février 2019, n°17-31.101)

X. La consultation des justificatifs des charges de copropriété

Les pièces justificatives des charges de copropriété, sont notamment : les factures, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges. Cette liste est précisée par l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.

Le décret du 30 décembre 2015 vient ajouter que les pièces doivent être classées par catégories.

Les pièces sont des documents originaux ou des copies. Les copropriétaires peuvent obtenir une copie de ces pièces à leurs frais. Ce principe est rappelé à l'article 33 du décret du 17 mars 1967.

Les copropriétaires se réunissent au moins une fois par an au cours d’une assemblée générale (AG) afin notamment d’approuver les dépenses de fonctionnement réalisés par le syndic lors du dernier exercice comptable et de voter un nouveau budget prévisionnel pour l’année à venir.
Avant la tenue de cette réunion, les copropriétaires ont la possibilité de consulter auprès du syndic tous les justificatifs des dépenses réalisées par le syndic pour administrer l’immeuble et en assurer la conservation et l’entretien (loi du 10.7.65 : art. 18-1).

Les modalités de consultation de ces documents sont précisées par le décret du 30 décembre 2015 (auparavant, ces règles étaient fixées par les copropriétaires réunis en assemblée générale). Ces modalités s’appliquent pour la consultation des justificatifs de charges en amont des assemblées générales appelées à connaître des comptes notifiées aux copropriétaires à partir du 1er avril 2016.

Le syndic est tenu de mettre à disposition des copropriétaires les justificatifs de charges pendant au moins une journée. Les copropriétaires sont informésde cette possibilité dans la convocation à l’AG.

Les copropriétaires sont convoqués à l’AG au moins 21 jours avant la tenue de la réunion par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique
Cette convocation doit contenir obligatoirement certaines informations comme l'indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion, ainsi que l'ensemble des questions inscrites à l’ordre du jour et soumises au vote des copropriétaires.
La convocation doit également comporter le lieu et la ou les dates de consultation des pièces justificatives des charges.

Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic doit tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires

Le délai pour consulter ces documents doit être d’au moins un jour ouvré et être d’une durée appropriée à la dimension de la copropriété.

Les copropriétaires peuvent consulter les pièces justificatives des charges suivantes (liste non limitative) :
- les factures,
- les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants,
- la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges,
- une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

La convocation à l’assemblée générale comporte en annexe des documents financiers et comptables sur la copropriété. La comparaison de ces documents avec les factures correspondantes permet aux copropriétaires de s’assurer que chaque dépense est justifiée.

Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s'effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation à l’assemblée générale.
Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.

Le syndic met les originaux ou les copies des justificatifs de charges à disposition des copropriétaires qui peuvent en obtenir des copies à leurs frais. Lors du contrôle des charges, les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical.

Sources : Charges de copropriété : catégories, vote, paiement et contestation | Service-public.fr

Charges de copropriété : GARE AUX MAUVAIS PAYEURS ! - Légavox (legavox.fr)

Tous les frais induits par des charges impayées sont dus par le copropriétaire défaillant (lefigaro.fr)

Charges de copropriété : le syndicat des copropriétaires doit prouver l'existence de la créance - Les avocats Associés à Toulouse, Agen et Montauban (lesavocatsassocies.fr)

Les charges de copropriété de bâtiments distincts sont réparties entre tous les copropriétaires < Copropriété < Immobilier - Éditions Francis Lefebvre (efl.fr)

Le 22 novembre 2018 dernière mise à jour le 16 mars 2021