Les boîtes aux lettres en copropriété

Les bâtiments d'habitation doivent être pourvus de boîtes aux lettres à raison d'une boîte aux lettres par logement selon les articles R 111-14-1 du Code de la construction et de l’habitation, L1 et R1-1-5 du Code des communications électroniques. Cette obligation n’est pas étendue aux lots accessoires tels que les caves et emplacements de stationnement. Bien entendu, les locaux professionnels ou commerciaux peuvent aussi prétendre à une boite aux lettres dans les parties communes.

Installer ou remplacer des boîtes aux lettres dans une copropriété nécessite un vote de l’assemblée générale des copropriétaires. Par ailleurs, si le choix de leur esthétique est fonction du type d’immeuble dans lequel elles sont installées, les boîtes aux lettres doivent avant tout répondre à des normes précises.

Tout dépend s’il s’agit d’un vote de remplacement de boîtes aux lettres existantes ou d’une nouvelle installation.
Dans le premier cas, la majorité simple de l’article 24 suffira, le remplacement des boîtes étant considéré alors comme un simple entretien.
En cas d’installation, c’est en revanche à la majorité absolue de l’article 25 que le vote devra être réalisé en assemblée générale des copropriétaires car la décision relève de la mise en conformité avec la loi. En effet, tout immeuble dont le permis de construire a été déposé après le 12 juillet 1979 doit faire l’objet de l’installation d’une batterie de boîtes aux lettres.
Enfin, si l’immeuble est plus ancien que le 12 juillet 1979, l’installation de boites aux lettres collectives reste facultative.
Constituant une amélioration de l’équipement, elle nécessitait avant la loi Alur la double majorité de l’article 26 pour être adoptée mais peut désormais l’être à la majorité absolue de l’article 25.

La répartition des frais d’installation d’une batterie de boîtes aux lettres doit être réalisée selon le critère d’utilité, mais c’est l’assemblée générale des copropriétaires qui votera le mode de répartition, selon la même majorité que l’installation elle-même.
Deux modes de calcul peuvent être retenus :
- Soit une répartition entre les lots équipés d’une boîte, en fonction des tantièmes,
- Soit une répartition égale entre tous les lots dotés d’une boîte.
Si la deuxième solution est la plus souvent retenue, elle peut être pondérée selon l’usage fait des boîtes aux lettres : par exemple, dans le cas d’une activité libérale ou professionnelle, si la boîte aux lettres utilisée est plus grande ou si elle est double, les charges seront indexées sur cette utilisation.

Non seulement les boîtes aux lettres collectives dans les copropriétés situées dans des immeubles construits après 1979 sont obligatoires, mais elles doivent en plus répondre à des critères précis en terme de dimensions, de résistance et d’indication des noms dans le but de faciliter la distribution du courrier. Des boîtes aux lettres non conformes peuvent entrainer des retards et erreurs, voire le refus de distribution.

Les boîtes aux lettres collectives permettent de donner accès au distributeur à toutes les alvéoles individuelles d’un bloc de boites aux lettres collectives en même temps. Les usagers disposent eux d’une clé individuelle qui n’ouvre que leur boîte. Les normes utilisées pour être en conformité avec la loi sont les normes NF D 27-404 pour les installations intérieures et NF D 27-405 pour les installations extérieures. Elles imposent des dimensions :
- Intérieures : au minimum 260 x 260 x 340 mm
- De la fente d’introduction : 235 minimum x 24 mm (-0 +8 mm)
- Du porte-nom extérieur : 100 x 22 mm.

D’autre part, les boîtes doivent être équipées d’une ouverture vers l’intérieur et d’une serrure PTT et être posées à une hauteur de 400 mm minimum entre le sol et le bord inférieur de la fente d'introduction du courrier, et à 1800 mm maximum entre le sol et le bord supérieur de la fente d'introduction du courrier. Leur porte doit pouvoir être ouverte entièrement sans gêne.

La résistance des boîtes aux lettres collectives doit être multiple :
- Résistance à la corrosion : les boites peuvent obtenir un grade 1 à 5 selon leur durée de résistance à un brouillard salin (24h pour le grade 1, 480 heures pour le grade 5).
- Résistance aux agressions : les boîtes aux lettres doivent pouvoir résister aux effractions et aux essais d’ouverture en force, au niveau de la serrure, de la charnière mais aussi de la fente d’introduction du courrier. Leur résistance est évaluée par l’attribution de grades allant de 1 à 5.
- Résistance aux intempéries : les boites aux lettres extérieures doivent pouvoir résister aux intempéries, notamment en cas de pluie intense.

L’indication des noms est aussi encadrée par la norme NF D 27-404 :
- Un tableau des noms doit être prévu dès lors qu’il y a plus de six noms. Il doit être placé à proximité des boites et indiquer le nom des occupants de s logements classés par ordre alphabétique, le numéro de la boîte et le numéro de l’appartement ou logement.
- Les lettres doivent avoir une hauteur d’au moins 4 mm pour être lisibles facilement.
- L’installation doit disposer de 20% d’emplacement en plus du nombre de boite afin de pouvoir faire figurer tous les noms.

Les règles d’affichage des informations du résident sur chaque boîte aux lettres sont définies par le syndic afin d’harmoniser l’affichage des étiquettes. Le choix du matériel utilisé, la taille, la couleur ainsi que la typologie et la technique de gravure des étiquettes sera donc imposé. Son achat est donc généralement délégué au syndic mais vous pouvez très bien le réaliser vous-même en respectant les règles énoncées. Le syndic facture le propriétaire du logement pour un prix variant de 20 à 30 euros qu’il peut à son tour répercuter sur le réel occupant dans le cas d’une location. Les boîtes aux lettres normalisées doivent être installées de façon regroupée afin de constituer un ensemble homogène. Un espace d’au moins 1,2 mètres doit être laissé devant la face de distribution. Elles doivent être numérotées de haut en bas et de gauche à droite.

Par ailleurs, dans le respect de la loi du 11/02/2005, au moins 30% des alvéoles doivent être accessibles aux personnes à mobilité réduite. Pour cela, elles doivent être positionnées entre 0,90 et 1,30 m du sol et être placées à plus de 0,40 m d’un angle rentrant formé par deux murs ou obstacles.

Les batteries situées à l’extérieur doivent être placées en bordure d’une voie ouverte à la circulation publique. Elles doivent posséder une résistance suffisante aux intempéries en fonction de la région d’implantation et chaque fente d’introduction du courrier doit être munie d’un clapet d’étanchéité. Parmi les différentes boîtes aux lettres normalisées existant sur le marché, le choix se fera essentiellement sur des critères de résistance et d’esthétique.

Chaque boîte individuelle doit être numérotée, de haut en bas et de gauche à droite. Elle doit en outre être équipée de deux porte-étiquettes mentionnant le nom de son usager, l’un en façade, l’autre à l’intérieur, afin que le facteur puisse le lire, porte ouverte comme fermée. Ces porte-étiquettes doivent avoir 10 cm de longueur et 2,2 cm de façade. La question de l’étiquetage des boîtes aux lettres prend rapidement des allures de casse-tête dans une copropriété, quand il s’agit de mettre les étiquettes à jour à chaque changement d’occupant. Certains syndicats de copropriétaires choisissent d’en confier la tâche au syndic, mais cette solution se révèle souvent chère et manque de souplesse. Elle impose l’intervention d’un prestataire, avec une refacturation au syndicat, puis aux copropriétaires concernés. Selon la taille de la copropriété, il peut être plus simple que chaque nouvel arrivant se charge lui-même du changement, le conseil syndical lui communiquant les caractéristiques de l’étiquette type (typographie, coloris, etc.), facilement reproductible par un serrurier ou un imprimeur.

Outre le nom et le numéro de la boîte figurant sur chaque alvéole (voir «Étiquette»), La Poste impose, au-delà de six boîtes aux lettres, de faire figurer sur un tableau indicateur situé à proximité de la batterie, le nom des occupants. Doublé, pour chacun d’entre eux, de son numéro de boîte aux lettres et de la localisation de son appartement (escalier, étage, etc.).

Si les copropriétés situées dans les immeubles construits avant 1979 n’ont pas l’obligation de faire installer des équipements normalisés, il est cependant conseillé de le faire.
A défaut de place disponible, la norme rénovation NF D27407 prévoit des ensembles de boîtes aux lettres de dimension réduite avec une boîte collective à fente d’introduction plus grande pour les courriers volumineux.

En raison de leur implantation en bordure de voie publique et de leur vulnérabilité, les boîtes aux lettres situées à l’extérieur sont celles qui sont le plus souvent vandalisées. Elles peuvent être l’objet de graffitis et salissures diverses, qui nécessiteront nettoyage voire décapage. La solution consiste à choisir un revêtement résistant à ce type de dégradation ou facilitant son nettoyage.
S’il est possible de protéger des boites aux lettres extérieures des intempéries par un abri ou un auvent et d’éviter ainsi que l’eau pénètre à l’intérieur grâce à un clapet anti-retour, les prémunir des agressions nécessite d’avoir recours à des modèles spécialement résistants.

Obligatoires dans les immeubles construits après 1979, les boîtes aux lettres collectives en installation extérieure doivent respecter la norme NF D 27-405. Les boîtes aux lettres normalisées sont proposées avec différents niveaux de résistance, classés en grade 1 à 5, cinq étant le niveau le plus élevé résistant aux effractions et aux essais d’ouverture, et possédant la meilleure résistance au niveau de la serrure, de la charnière et de la fente d’introduction du courrier.
La principale mesure sera cependant la limitation de l’accès à l’immeuble.
La pose d’interphone, vidéophone, digicode, badge d’entrée de type Vigik permettra d’autoriser l’entrée à un nombre limité de personnes : résidents, prestataires et personnes invitées.
Pour que cet accès contrôlé soit efficace, il doit être complété par une limitation des accès aux parkings et garages tous-terrains, par portail ou barrière.

A moins qu’il n’ait lui même endommagé sa boîte aux lettres ou que ce soit lui qui ait fait entrer les personnes ayant réalisé des dégradations, le locataire n’a pas à assumer le coût de remplacement d’une boîte aux lettres détériorée. C’est le propriétaire bailleur qui prendra à sa charge cette dépense, sans la répercuter dans les charges. Celle-ci peut également être couverte par les garanties du contrat d’assurance du propriétaire selon le contrat souscrit.

La question se pose de savoir si c’est le copropriétaire ou le syndic qui doit s’acquitter des charges de remise en état des boîtes aux lettres ou de leur remplacement. Même placées dans les parties communes ; les boîtes aux lettres sont considérées comme des accessoires des parties privatives. A ce titre elles relèvent de la responsabilité de chaque copropriétaire, qui devra seul assumer le coût de remplacement de la boîte aux lettres, même si la détérioration d’une boîte peut entraîner le remplacement de tout le  bloc collectif.
Toutefois le règlement de copropriété peut prévoir à l’inverse que les boîte aux lettres sont des équipements collectifs et poser une règle de répartition des dépenses : soit au prorata des tantièmes soit de façon égalitaire entre tous les lots dotés d’une boîte.

Tout immeuble d’habitation doit être «pourvu de boîtes aux lettres à raison d’une boîte par logement» (art. R111-14-1 du Code de la construction et de l’habitation), «au moins» (arrêté du 29.6.79). Cette dernière précision est importante: si le syndicat ne prévoit pas dès le départ l’installation de quelques boîtes en surnombre, il court le risque d’en manquer le jour où des copropriétaires décideront de scinder leurs lots ou de transformer une partie commune en lot privatif (loge de concierge, comble, etc.). Il est possible de compléter une batterie après coup, les installateurs proposant des blocs de deux ou quatre boîtes à placer au-dessus ou en dessous des équipements existants, à condition de disposer de suffisamment de place  et de ne pas dépasser un total de 40 boîtes par batterie, le maximum autorisé. 

Dans certaines copropriétés, les occupants acceptent, faute de place, de partager une même boîte aux lettres, jusqu’au jour où un occupant refuse ce système au nom du respect du secret des correspondances. Le juge a ainsi eu l’occasion de donner raison à des locataires qui avaient, sans succès, demandé au syndicat des copropriétaires de l’immeuble dans lequel ils logeaient l’installation d’«une boîte aux lettres individuelle aux normes» (TGI de Paris, 8e ch., du 18.12.08).

On peut enfin s’interroger sur la légitimité d’une demande d’un copropriétaire qui souhaite installer à ses frais une boite aux lettres associée au lot qui a fait l’objet de l’aménagement. La Cour de Cassation a été sollicitée sur le sujet et fixe dans un arrêt du 8 juin 2017 le droit en la matière. Le copropriétaire d’un lot initialement à usage de remise l’a  transformé en logement sans autorisation préalable de l’assemblée  générale. Il a sollicité l’autorisation de l’assemblée générale, à la  majorité absolue des voix du syndicat, d’installer à ses frais une boite aux lettres dans les parties communes de l’immeuble (art. 25 alinéa b  de la loi du 10 juillet 1965).
L’assemblée générale refuse d’accorder cette autorisation.
Le copropriétaire a assigné dans le délai de deux mois devant le T.G.I. du lieu de situation de l’immeuble et a demandé :
- la nullité de la résolution pour abus de droit (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965) ;
- et l’autorisation de travaux (art. 30 de la loi du 10 juillet 1965).

La Cour d’appel a rejeté cette demande au motif que : « Mme X..., qui n'est pas  propriétaire d'un logement mais, selon le règlement de copropriété,  d'une remise, n'est pas fondée à demander la pose d'une boîte à lettres dans les parties communes de l'immeuble, que les autorisations de raccordement aux réseaux octroyées par les assemblées générales de 2002  et 2003 n'équivalent pas, ni expressément ni implicitement, à une autorisation de transformer le lot n° XX à usage de logement et qu'il incombe à Mme X... de demander à l'assemblée générale le changement d'affectation ; »
La cour d’appel considère donc que le syndicat des copropriétaires doit au préalable voter la transformation d’un lot en logement pour que le copropriétaire puisse demander la pose d’une boite aux lettres.

La Cour de Cassation dans l’arrêt n° 16 - 13280 du 8 juin 2017 ne suit pas la Cour d’appel :
« Qu'en statuant ainsi, sans rechercher en quoi la transformation à usage d'habitation du lot n° 27 était contraire à la destination de l'immeuble ou portait atteinte aux droits des autres copropriétaires, la cour d'appel n'a pas donné de base légale à sa décision».
Elle reproche à la cour d’appel de ne pas avoir recherché si le changement d’utilisation du lot est ou non contraire à la destination de l’immeuble, indépendamment du fait qu’il n’a pas été autorisé par l’assemblée générale.

Un copropriétaire obtiendra donc l’autorisation de poser une boite aux lettres même si les travaux et la transformation d’un lot n’ont pas été autorisés ou ratifiés par l’assemblée générale, si son lot respecte toujours la destination de l’immeuble.
La cour de cassation s’est appuyée sur les articles 8 et 9 de la loi du 10 juillet 1965, et a privilégié les  droits du copropriétaire concernant l’usage et la jouissance de ses parties privatives par rapport au règlement de copropriété, sous réserve de la destination de l’immeuble.

Sources : Réglementation des boîtes aux lettres et de l’affichage en copropriété (blog-habitat-durable.com)

Les boites aux lettres collectives (baticopro.com)

Copropriété: installer de nouvelles boîtes aux lettres (lefigaro.fr)

Le 2 janvier 2019