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Le sort des documents de copropriété en cas de changement de syndic


L'ancien syndic de copropriété est tenu de transmettre au nouveau syndic les documents et fonds suivants appartenant à la copropriété.

Les pièces concernées sont notamment les suivantes :
- règlement de copropriété et de l'état descriptif de division de l'immeuble, avec leurs modificatifs éventuels ;
- la liste à jour des copropriétaires de l'immeuble ;
- les conventions conclues par le syndic soit avec des copropriétaires, soit avec les fournisseurs (contrats d'entretien, marchés de travaux et de fournitures) soit avec des propriétaires voisins (constitution de servitude, acquisitions ou aliénations...) ;
- l'historique des comptes des copropriétaires, grands livres d'immeubles, relevés bancaires et factures d'honoraires de syndic pour suivi de procédure car ces documents ont bien trait à l'administration et à la gestion de la copropriété (CA Paris, 14e ch., 4 juill. 1997 : JurisData n° 1997-021745) ;
- les dossiers de procédures dans lesquelles le syndicat est partie ;
- les registres des procès-verbaux des assemblées générales, avec leurs annexes (feuilles de présence, notifications...) ;
- les documents d'urbanisme concernant l'immeuble que le syndic aurait pu détenir (Cass. 3e civ., 10 oct. 1990 : Loyers et copr. 1990, comm. 493 ; inf. rap. copr. déc. 1990, p. 352) ;
- lorsqu'une copropriété a été gérée par deux syndics successifs au cours de la même année, chacun d'eux doit fournir des documents comptables distincts pour l'approbation de leurs comptes respectifs (CA Aix-en-Provence, 6 mai 1997 : JurisData n° 1997-044437). Dans le délai de deux mois qui suivent l'expiration du délai précédent, soit à l'échéance d'un délai de trois mois depuis la cessation de ses fonctions, l'ancien syndic doit remettre à son successeur :
- le solde des fonds disponibles après apurement des comptes
- l'état des comptes des copropriétaires
- l'état des comptes du syndicat

Le délai de transmission des documents et fonds est d'un mois à partir de la cessation des fonctions de l'ancien syndic.
Ce délai peut être porté à trois mois concernant la remise :
- du solde des fonds disponibles après apurement des comptes,
- de l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat de copropriétaires.
En l'absence de transmission dans les délais, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit mettre en demeure l'ancien syndic de procéder à la transmission des données manquantes.
Cette mise en demeure s'effectue :
- par lettre recommandée avec accusé de réception,
- ou par voie électronique,
- ou remise contre récépissé ou émargement.

Si l'ancien syndic ne fait pas le nécessaire dans un délai de huit jours après la mise en demeure, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le tribunal de grande instance (TGI) du lieu de situation de l'immeuble.
Le juge peut alors prononcer :
- la remise sous astreinte des documents et fonds manquants,
- le versement des intérêts éventuellement dus à compter de la mise en demeure,
- le versement de dommages et intérêts.

Sources : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroi...
http://www.revert-cherqui.fr/la-veille-juridique/6...


Le 9 octobre 2018

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