Le registre des bénéficiaires effectifs

Le registre des bénéficiaires effectifs est une nouvelle formalité obligatoire à accomplir dans le cadre de la création d’une société, qui consiste à déposer un document supplémentaire avec le dossier d’immatriculation de la société au greffe, obligatoire depuis le 2 août 2017. Les sociétés existantes devaient également en déposer avant le 1er avril 2018 pour régulariser leur situation.

Le registre des bénéficiaires effectifs est un nouveau registre devant être tenu par les sociétés commerciales permettant d’identifier quelles sont les personnes physiques qui exercent le contrôle effectif de la société. Cette nouvelle règle est issue de la loi Sapin 2, transposée dans les articles L.561-46 et suivants du Code monétaire et financier, venant harmoniser le droit français avec la réglementation européenne.
Il s’agit de pouvoir identifier qui est réellement derrière une société, afin de pouvoir mieux lutter contre le blanchiment d’argent, la fraude fiscale et le terrorisme, dont les rouages peuvent utiliser des sociétés écrans.

Les sociétés devront ainsi tenir un registre des bénéficiaires effectifs, afin qu’il puisse être mis à la disposition des autorités de police ou de renseignement financier dans le cadre de leur mission de contrôle ou d’enquêtes.
Un bénéficiaire effectif se définit comme toute personne physique possédant, directement ou indirectement, plus de 25% du capital ou des droits de vote de la société ou, à défaut, une personne qui exerce un contrôle sur les organes de direction ou de gestion de la société.
Chaque société peut avoir un ou plusieurs bénéficiaires effectifs (il conviendra d’ajouter un intercalaire au document initial par bénéficiaire effectif supplémentaire).
En pratique, il est assez simple d’identifier les bénéficiaires effectifs dans certains cas et plus compliqué dans d’autres :
- en ce qui concerne les associés ayant plus de 25% du capital et/ou des droits de vote, ils seront clairement à déclarer comme bénéficiaires effectifs dans le registre des bénéficiaires effectifs.
- en ce qui concerne les associés personnes morales détenant plus de 25% du capital et/ou des droits de vote de la société déclarante, il conviendra d’aller chercher, parmi leurs associés directs ou indirects personnes physiques, ceux qui détiennent une quote-part de leur capital qualifiant une détention indirecte de la société déclarante supérieure à 25% (exemple : si un associé de la société déclarante est une société qui détient 40% du capital, et si l’une des associés de cette société est un individu détenant 80% de son capital, alors il détiendra indirectement 40% x 80%, soit 32% du capital de la société déclarante et devra donc être considéré comme un bénéficiaire effectif).
- en ce qui concerne les autres personnes physiques associés directs ou indirects de la société déclarante, il conviendra d’analyser les clauses des différents contrats existants pour vérifier si cette personne exerce un pouvoir de
contrôle sur les organes de gestion, d’administration, de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés ou actionnaires.
Si personne n’est identifié comme bénéficiaire effectif, alors il conviendra de déclarer le représentant légal de la société déclarante comme bénéficiaire effectif.

Toutes les personnes morales immatriculées au registre du commerce et des sociétés sont concernées par l’obligation de tenir un registre des bénéficiaires effectifs.
Il s’agit ainsi :
– des sociétés par actions : SA, SAS, SCA,
– des sociétés commerciales de personnes : SARL, SNC, etc.
– des sociétés civiles : SCI,
– des associations loi de 1901 dès lors qu’elles sont immatriculées,
– des organismes de placement collectif.

Cette obligation de tenir un registre des bénéficiaires effectifs s’accompagne d’une formalité obligatoire de dépôt au greffe du registre des bénéficiaires effectifs qui en pratique prend la forme du dépôt d’un document sur les bénéficiaires effectifs lors de la création d’une société, avec le dossier d’immatriculation devant être déposé au CFE.
Les sociétés devront remplir et déposer un “document relatif au bénéficiaire effectif” et ajouter un intercalaire par bénéficiaire effectif supplémentaire.
Cette formalité complémentaire s’accompagne d’un coût supplémentaire à payer au greffe du tribunal de commerce, à savoir 24,71€ à ajouter aux 41,50€ de frais de greffe existant déjà pour l’immatriculation, ce qui revient à une augmentation de près de 50% des frais de greffe.

Le registre des bénéficiaires effectifs doit comporter les informations déclarées au greffe du tribunal de commerce dans le document obligatoire à déposer au greffe. Ce document est mis à disposition par les greffes des tribunaux de commerce et comporte des champs à remplir et des cases à cocher afin de déterminer :

• l’identité de la société : dénomination sociale, forme sociale (SAS, SARLE, SCI, etc.), adresse du siège social, n° siren et mention du greffe dans lequel la société est immatriculée,
• l’identité du bénéficiaire effectif : nom, prénoms, nom d’usage, date et lieu de naissance, nationalité, adresse personnelle,
• les modalités de contrôle, à savoir l’information sur le fait de savoir si le bénéficiaire effectif dispose, directement ou indirectement, de plus de 25% du capital de la société, de plus de 25% des droits de vote ou “par tout autre moyen, d’un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d’administration, de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés ou actionnaires” ,
• date à laquelle la personne concernée est devenue bénéficiaire effectif de la société concerné.

L’obligation de tenir un registre des bénéficiaires effectifs s’applique aux sociétés immatriculées à partir du 2 août 2017. Pour les sociétés immatriculées avant le 2 août 2017, une obligation de régularisation entrera en vigueur à partir du 1er avril 2018 : en d’autres termes, toutes les sociétés seront alors obligées de déposer au greffe un document de déclaration de leurs bénéficiaires effectifs qui sera équivalent au document à déposer actuellement pour les sociétés nouvellement créées. Le coût de la formalité de régularisation sera de 54,32€, soit deux fois plus élevé que celui applicable aux sociétés nouvellement créées. De la même manière, il conviendra de mettre à jour le registre dès qu’un événement justifiant la modification du registre des bénéficiaires effectifs intervient.

La nouvelle obligation de déposer au greffe du tribunal de commerce un document relatif au bénéficiaire effectif s’accompagne d’un dispositif de sanctions pénales en cas de non respect :  le fait de ne pas déposer de déclaration ou d’y reporter des informations fausses, incomplètes ou erronées, volontairement ou non, est puni de 6 mois d’emprisonnement et de 7500 € d’amende.
La modification du registre des bénéficiaires effectifs est nécessaire dès lors qu’il y a un changement de bénéficiaires effectifs ou un changement concernant la détention ou le contrôle de la société par un bénéficiaire effectif. La modification du registre des bénéficiaires effectifs est également requise en cas de changement concernant la société elle-même.

De tels changements peuvent découler d’événements sur le capital divers tels que :
- la cession d’actions ou parts sociales de la société par l’un des bénéficiaires effectifs ;
- le transfert suite à un décès d’un bénéficiaire effectif ;
- le changement de la structuration de la détention indirecte de la société par un bénéficiaire effectif ;
- une augmentation de capital entraînant la modification de la répartition des actions ou parts sociales et l’entrée dans la société de nouveaux bénéficiaires effectifs ;
- la conclusion de nouveaux accords de type pacte d’associés entraînant un contrôle par un nouveau bénéficiaire effectif sur les organes de gestion ou de direction ; etc.

Ils peuvent également concerner des changements propres à des bénéficiaires effectifs existants tel que le changement de nom d’un bénéficiaire effectif. Ils peuvent enfin résulter de changements propres à la société elle-même : changement de nom, changement de siège social, etc. En pratique, cela veut dire que dès lors qu’une société opérera des modifications structurelles, il conviendra, lors de l’accomplissement des formalités de modification au greffe, d’accompagner le dossier d’une déclaration relative à la modification du registre des bénéficiaires effectifs.
Dès lors, la société devra procéder à la modification, pour mise à jour, de son registre des bénéficiaires effectifs. En pratique, pour procéder à une modification du registre des bénéficiaires effectifs, il conviendra de déposer une nouvelle déclaration complète des bénéficiaires effectifs reprenant toutes les informations complètes sur la société déclarante et identifiant à nouveau l’intégralité des bénéficiaires.
Ainsi, la formalité de modification du registre des bénéficiaires effectifs ne consiste pas à déposer un document mentionnant la modification intervenue, mais un nouveau dossier entier.

La modification du registre des bénéficiaires effectifs est soumise au paiement des frais de greffe, au tarif de 48,49 € TTC. Ces frais comportent des frais de greffe et d’INPI.

On peut considérer que le fait de ne pas procéder à une modification de son registre des bénéficiaires effectifs soit assimilable au fait d’avoir un registre inexact ou incomplet. Il est donc probable que la même sanction pénale que celle qui prévue pour le non dépôt s’applique, à savoir six mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende.

Par une ordonnance en date du 12 février 2020, s’inscrivant dans le cadre de la loi relative à la croissance et la transformation des entreprises du 22 mai 2019, aussi appelée loi Pacte, le législateur a modifié le régime de déclaration des bénéficiaires effectifs.

1) L’élargissement des entités contraintes à l’obligation de déclaration.

Désormais en sus des sociétés commerciales, sociétés civiles, G.I.E. et associations immatriculées au RCS les organismes de placements collectifs, les associations, les fondations, les fonds de dotation ou les fonds de pérennité doivent remplir cette obligation déclarative.

2) Pouvoir des entités contraintes à l’obligation de déclaration sur les bénéficiaires effectifs et dévolution de responsabilité sur le bénéficiaire effectif.

Le législateur offre la possibilité aux entreprises et entités soumises au régime des bénéficiaires effectifs de pouvoir collecter les informations nécessaires en contactant directement les personnes intéressées.
En effet, les sociétés et entités sont en droit de demander aux bénéficiaires effectifs la transmission des informations nécessaires au respect de l’obligation déclarative.
A compter de cette demande, le bénéficiaire effectif dispose d’un délai de trente jours ouvrables pour communiquer lesdites informations. Dans l’hypothèse où ce délai ne serait pas respecté, le contrevenant s’expose aux sanctions prévues à l’article L 574-5 du Code monétaire et financier, à savoir 6 mois d’emprisonnement et 7.500 euros d’amende.

3) L’émergence d’un procédé de signalement des divergences.

Les informations renseignées dans le registre des bénéficiaires effectifs étant communiquées par les bénéficiaires eux-mêmes, il peut exister un risque de dissimulation ou de divergences entre les informations transmises et la réalité.
Dans ce cadre, en vue de lutter contre ces divergences, une vérification des éléments transmis est effectuée par la société ou l’entité déclarante ou par les autorités qui, en cas de contradiction avec les informations dont elles disposent, devront signaler ces anomalies au greffe du tribunal de commerce, comme le prévoit l’article L 561-47-1 du Code monétaire et financier.
Par ailleurs, il apparait également que les personnes ayant signalé des divergences relatives aux bénéficiaires effectifs bénéficient de plus grandes garanties de protection.
Ainsi la personne physique détenant 25% des droits de vote dans une association doit se signaler à l’association au risque de se voir infliger une amende de 7.500€.
Avec cette ordonnance, plus d’obligations pèsent sur l’entité déclarante et in fine responsabilise pénalement le bénéficiaire effectif.

 
Sources :registre des beneficiares effectifs - Greffe du Tribunal de Commerce de Paris (greffe-tc-paris.fr)
Le registre des bénéficiaires effectifs et ses nouvelles implications. Par Myriam Benarroche, Avocat. (village-justice.com)

Le 28 février 2019 mis à jour le 3 janvier 2021