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Le procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété

 

Il appartient en général au syndic de rédiger le "procès-verbal" des décisions de chaque assemblée générale. Le procès verbal est signé à la fin de la séance par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs et des membres du bureau s'il en a été constitué un avant la clôture de la séance (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 17 al. 1er. C'est au moment où la réunion prend fin qu'il doit être établi et signé ( CA Paris, 5 févr. 2009, n° 08/19657 : JurisData n° 2009-376487 ; Loyers et copr. 2009, comm. 214).

 

Ces signatures ont pour but d'attester la conformité des termes du procès-verbal avec les décisions effectivement adoptées par l'assemblée générale lequel, par voie de conséquence, acquiert force probante à l'égard de tous les membres du syndicat.
Il peut arriver que le PV ne comporte pas toutes les signatures, pour autant , on ne doit pas en déduire sa nullité. La jurisprudence considère que le défaut de signature n'affecte pas la force probante attachée au PV en l'absence d'éléments de nature à établir la fausseté de son contenu.
La jurisprudence a rendu plusieurs décisions, admettant la validité du procès-verbal , même en l’absence de signature :  Ainsi, le défaut de signature par le secrétaire de séance ne justifie pas la nullité (Cass. 3e civ., 16 nov. 1976 )
Il en est de même en cas d'omission des signatures des membres du bureau,  cette circonstance étant jugée insuffisante pour entraîner la nullité des décisions prises (Cass. 3e civ., 29 nov. 2008 : Loyers et copr. 2009, comm. 43.
Le  fait que le procès-verbal n'ait été signé que par le président de séance ne suffit pas à lui seul à rendre suspect le texte des délibérations qu'il reproduit du moment que le demandeur ne démontre pas que ce texte ne correspond pas à la réalité (CA Paris, 20 déc. 1979 : D. 1980, inf. rap. p. 276. – CA Paris, 11 janv. 2012, n° 10/00997 )
Il a été jugé que l'absence de signature du président de séance aboutit à priver le procès-verbal de sa force probante mais elle n'entache pas pour autant de nullité les résolutions adoptées par l'assemblée générale.

Il ne faut pas considérer que le défaut de signature du président emporte la nullité des délibérations mais prive le procès-verbal de valeur probante.


Le document mentionne, sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour le résultat du vote. Il précise le nom des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus ou opposés à la décision ainsi que leur nombre de voix et les éventuelles réserves.
Le procès-verbal doit comporter les mentions nécessaires à la constatation d'une décision.
L'inobservation des formalités substantielles d'établissement du procès-verbal entraîne la nullité de l'assemblée générale (Cass. 3e civ., 20 déc. 2006).
Contrairement à certaines opinions, le procès-verbal n’est pas soumis à un formalisme aussi rigoureux.

La loi impose uniquement le nom des copropriétaires opposants et ceux qui se sont abstenus. Le procès-verbal n’a pas à contenir le nombre des copropriétaires présents ou représentés , car ces informations figurent sur la feuille de  présence.
Sur la demande d'un ou plusieurs copropriétaires ou associés opposants, le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par eux sur la régularité des délibérations (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 17,al. 4).


En vertu de l’article 13 du décret de 1967, l’assemblée générale ne prend de décisions valides que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11-I.
Elle peut, en outre, examiner sans effet toutes questions non inscrites à l’ordre du jour. Le procès verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants. Les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite des uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet.

La tenue d'un registre des procès verbaux est obligatoire. Il doit être établi par écrit, éventuellement sous forme électronique, dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du code civil. Il est conservé par le syndic, qui doit le transférer à son successeur. Les procès-verbaux qui y figurent doivent être conformes à ceux notifiés aux copropriétaires. 

 

Une fois par an, le syndic doit présenter à l’assemblée le compte-rendu de ses activités et les résultats financiers de la copropriété. Par deux votes séparés, l’assemblée approuve les comptes et donne quitus de sa gestion au syndic.

L’approbation des comptes ne concerne que la gestion financière du syndic alors que le quitus décharge le syndic de sa responsabilité pour l’ensemble de la gestion. L’assemblée ratifie les actes du syndic en donnant le quitus : il s’agit des actes dont elle a eu connaissance même s’ils excédaient les pouvoirs du syndic et cela équivaut à renoncer à critiquer l’exécution du mandat du syndic (Cassation Civile 3e- 6 février 63).
Le quitus reconnaît que le syndic a régulièrement assumé la gestion de l’ensemble de la copropriété que ce soit dans le domaine financier ou dans les autres domaines où il a pu intervenir. Les décisions prises par l’assemblée des copropriétaires s’imposent à tous et doivent être exécutées.


Le procès-verbal de l’assemblée générale doit être établi le jour-même, depuis un décret de 2004. Il est à notifier dans les deux mois, par lettre recommandée avec accusé de réception, par le syndic, et non pas le secrétaire de séance, même s’il cumule souvent les deux qualités. Ce procès-verbal comporte la composition de l’Assemblée générale, la ventilation des copropriétaires absents, de ceux représentés et des porteurs de leur mandat, du quorum présent en séance. Il retrace l’ensemble des délibérations soumis au vote, à information ou reportées,avec le texte qui compose chacune d’elle. Pour chacune d’elles, il est précisé le résultat du vote dont elle fait l’objet, regroupant les quotes-parts se prononçant pour, contre et ou qui s’abstiennent. Les délibérations du procès-verbal mentionnent les réserves éventuelles de certains copropriétaires. Il doit être mentionné le texte de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 relative à la copropriété des immeubles bâtis : c’est cette disposition qui fixe les conditions de recours contre les délibérations, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. Il constitue un élément de preuve.


Le syndic doit notifier, par lettre recommandée avec avis de réception dans un délai de deux mois les décisions votées à l’assemblée, aux copropriétaires opposants et défaillants. Pour ceux qui sont opposants, ni défaillants, une lettre simple suffit pour l’envoi d’une copie des décisions prises en assemblée. Lors de sa transmission aux copropriétaires, le procès-verbal n’a pas à être accompagné de ses annexes.


Le procès-verbal doit également être envoyé au copropriétaire qui a voté pour une résolution rejetée car il est alors considéré comme opposant. En pratique, pour éviter toute contestation, le syndic envoie le procès-verbal à tous les copropriétaires. Le procès-verbal de l'assemblée est envoyé en lettre recommandé avec avis de réception ou par télécopie avec récépissé. Sa réception fait courir le délai de contestation de l'assemblée ou de ses décisions. Les décisions d’assemblée générale relatives à l’entretien de l’immeuble et aux travaux font l’objet d’un procès verbal abrégé affiché dans les parties communes de l’immeuble.

Le décret 15 décembre 2015 a mis à la charge du syndic des obligations d'information du syndic à l'égard des occupants des immeubles en copropriété. Le syndic devra désormais assurer l'information des occupants de chaque immeuble des décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires, susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants, telles que :
- les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits, les études techniques ;
- les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires.

Dans un délai de trois mois après la tenue de chaque assemblée générale des copropriétaires, le syndic devra afficher un document pendant un mois à l'emplacement prévu à cet effet s'il en existe un ou, à défaut, déposé dans chacune des boîtes aux lettres ou remis selon les modalités habituellement utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers.

Le décret s'applique aux assemblées générales convoquées à compter du 1er avril 2016.

 

Si des incidents techniques ont empêché le copropriétaire ou l'associé qui a eu recours à la visioconférence, à l'audioconférence ou à tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote, ceux-ci doivent être mentionnés dans le procès-verbal, qui est inscrit, à la suite des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet.
Ce registre peut être tenu sous forme électronique dans les conditions définies par l'article 1366 du Code civil. Dans ce cas, la feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être établis sous forme électronique et signés dans les conditions prévues au second alinéa de l'article 1367 du Code civil. (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 17, mod.).

 

Sources : https://www.anil.org/votre-projet/vous-etes-propri...


https://www.inc-conso.fr/content/copropriete-comme...

https://www.vilogi.com/assemblee-generale-des-copr.

https://copropriete.ooreka.fr/astuce/voir/433341/a...

https://www.legavox.fr/blog/maitre-joan-dray/abus-...

 

Le 1er décembre 2020

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