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Le conseil syndical


Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion (article 21 de la loi de 1965).


I. Rôle

Les règles spécifiques de fonctionnement du conseil syndical doivent être prévues dans le règlement de copropriété. Si ce n’est pas le cas, les copropriétaires procèdent à un vote à la majorité simple.
Le conseil syndical est l’organe de la copropriété chargé de coordonner les relations entre le syndic et les copropriétaires. Le conseil syndical est un organe essentiel de la copropriété. Le syndic ne peut pas toujours réunir une assemblée générale lorsqu'il a des doutes sur l'opportunité d'une mesure envisagée par lui, mais il pourra consulter le conseil syndical à cet égard. Le conseil syndical assure la liaison entre les copropriétaires et le syndic. Il a pour mission non seulement de contrôler mais encore d'assister le syndic.

L'institution du conseil syndical est de droit. Toutefois, l'article 21 permet à l'assemblée générale par une délibération spéciale, à la majorité prévue par l'article 26, de ne pas instituer de conseil syndical. La décision contraire est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires.


Le conseil syndical est chargé d’assister le syndic dans l’exécution de ses prestations. Il peut donc être amené à l’assister dans le choix des entreprises travaillant pour le compte de la copropriété. Ce peut être une assistance dans le choix d’une entreprise de jardinage pour assurer l’entretien des espaces verts, ou le nettoyage des parties communes, par exemple.
Ces pouvoirs d’assistance sont généralement précisés dans le règlement de copropriété de l’immeuble, mais ils peuvent faire l’objet d’une décision particulière prise lors de l’assemblée générale par le syndicat des copropriétaires.

Le conseil syndical et le président du conseil syndical assiste le syndic, mais il peut également contrôler ses prestations. Le conseil a le pouvoir de veiller sur la comptabilité entretenue par le syndic, l’élaboration du budget prévisionnel, les dépenses effectuées par le syndic …
Pour effectuer ce contrôle, le conseil syndical va pouvoir consulter toutes les pièces relatives à la gestion et à l’entretien de la copropriété. Dans certains cas, il peut être habilité à consulter des échanges de lettres ou de mails entre le syndic et des prestataires extérieurs à la copropriété. C’est pour éviter tout conflit d’intérêt, qui serait préjudiciable à la copropriété, que le syndic ou un de ses proches ne peut en aucun cas être membre du conseil syndical et ce même s’il est propriétaire d’un lot dans la copropriété en question.



II. Élection des membres du conseil syndical

Les membres du conseil syndical sont en principe, choisis parmi les copropriétaires. Lorsqu'un lot appartient à une société, celle-ci peut-être désignée comme membre du conseil syndical. 

Le syndic, ses conjoints, ascendants, préposés ne peuvent être membres du conseil syndical. Est réputée non écrite, la clause d'un règlement de copropriété prévoyant que les fonctions de membre du conseil syndical ne pouvaient être exercés que par des copropriétaires à jour du paiement des charges de copropriété (Cass 18 décembre 2002).

Les membres du conseil syndical sont élus pour une durée qui ne peut excéder trois années renouvelables par l'assemblée à la majorité des voix des copropriétaires.


Il est possible que des suppléants soient élus en même temps que les membres titulaires du conseil syndical, en prévision d’une éventuelle vacance, ou d’un empêchement. Les suppléants seront amenés à siéger en lieu et place des membres titulaires ayant définitivement cesser leurs fonctions. Les suppléants sont élus de la même façon que les membres titulaires, à  savoir, par le biais d’une assemblée générale. Le simple empêchement temporaire d’un ou plusieurs membres du conseil syndical, ne permet pas à un suppléant de siéger. Cela n’est possible qu’à l’occasion de la cessation définitive des fonctions d’un des membres du conseil syndical. Les suppléants remplaceront les titulaires et ce jusqu’à l’expiration du mandat initial.


Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.(Article 27 du décret n° 67-223 du 17.3.1967)» Les frais engagés par le conseil syndical sont des charges communes  générales, réparties entre les copropriétaires selon leurs tantièmes.  Toutefois, pour être remboursées, ces dépenses doivent être justifiées (CA de Paris du 21.2.97, n° 96/001676) et attachées à la défense des intérêts des copropriétaires (Cass. civ. 3e du 15.11.18, n° 17-18386). Par exemple, il a été jugé que des frais de restauration exposés par les membres du conseil syndical dans leur propre intérêt ne remplissaient pas ces conditions(CA de Paris du 26.5.95, n° 94/001390). Faute de liste des frais remboursables, il peut s’agir de toutes sortes de dépenses : correspondance, déplacement, etc. Elles incluent les honoraires des professionnels que le conseil syndical consulte pour un avis technique, ou pour l’assister dans sa mission. Le remboursement doit être réclamé au syndic par le conseil syndical lui-même, et non par chacun de ses membres. Cela signifie qu’il doit valider cette prise en  charge. Une facture ou un titre de transport peut justifier vos frais de déplacements. Si vous utilisez votre véhicule personnel, proposez, par exemple, une indemnité sur la base du barème kilométrique publié chaque
année par l’administration fiscale. Pour éviter les désaccords et établir des règles claires, il est conseillé de rédiger un règlement de fonctionnement du conseil syndical qui sera approuvé en assemblée générale.



III. Fonctionnement et attributions

L'article 21 de la loi de 1965 dispose que le conseil syndical élit son président parmi ses membres. Il convient de se référer aux dispositions pouvant figurer dans le règlement de copropriété relatives à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical. En principe, les votes au sein du conseil syndical auront lieu par tête à la majorité des votants. Les fonctions du président et des membres du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération (article 27 du décret du 17 mars 1967). Le conseil syndical peut pour l'exécution de sa mission prendre conseil auprès de toute personne de son choix.

Les dépenses nécessitées par l'exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes de l'administration. Elle sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.

Le conseil syndical donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes les questions concernant le syndicat pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même.
Sa fonction est d'assister le syndic et de contrôler sa gestion et non de se substituer à lui. Il contrôle la gestion du syndic, notamment la comptabilité, la répartition des dépenses, les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés ou tous autres contrats, ainsi que l'élaboration du budget prévisionnel dont il suit l'exécution.

L'article 21 de la loi de 1965 dispose que l'assemblée générale des copropriétaires arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire. 

En cas d'urgence, le conseil syndical donne son avis au syndic qui fait procéder de sa propre initiative à l’exécution des travaux nécessaires la sauvegarde de l'immeuble sans délibération préalable de l'assemblée, pour laquelle il peut demander une provision.

Le conseil syndical reçoit sur sa demande communication de tous documents intéressant le syndicat. Représenté par son président, le conseil syndical peut mettre le syndic en demeure de convoquer une assemblée dans les huit jours et s'il n'obtient pas satisfaction convoquer lui-même valablement cette assemblée (article 8 du décret du 17 mars 1967). Le conseil syndical peut recevoir d'autres missions ou délégation de l'assemblée générale. Pour être valable, la délégation ne peut, en aucun cas, priver l'assemblée de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble ou la gestion du syndic.

Le conseil syndical reste un organe purement consultatif dont les avis ne lient pas le syndic à la différence des décisions de l'assemblée générale. Le conseil syndical rend compte à l'assemblée chaque année de l'exécution de sa mission (article 22 du décret de 1967).



IV. Le rôle du président du conseil syndical 


Le conseil syndical élit alors son président parmi ses membres, dès leur première réunion. Cette élection est obligatoire. Quel est le rôle du président du conseil syndical et l’étendue de ses  fonctions ?

Le président du conseil syndical sert à faire le lien entre les copropriétaires et le syndic de la copropriété. Il a une triple mission : animer le conseil syndical en organisant ses actions et réunions, mais aussi participer aux missions du conseil syndical qui selon les dispositions de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 « assiste le syndic et contrôle sa gestion ».
C’est au président du conseil syndical que revient la préparation des différentes réunions mais aussi leur animation. En effet, le président est responsable du bon fonctionnement du conseil syndical et doit tout mettre en œuvre pour que ce dernier puisse exercer son rôle consultatif en émettant des avis qu’il communique au syndic ou lors de l’assemblée générale sur « toutes questions pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même » comme en dispose l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Chaque conseiller peut se voir attribuer une mission, un dossier ou une tâche à effectuer en fonction de ses compétences et affinités dont il vient rendre compte lors des réunions. Le président établit un ordre du jour en fonction des demandes des conseillers ou de ses propres préoccupations, organise les réunions en fonction des questions portées à l’ordre du jour, et s’assure que l’intégralité de leur teneur est retranscrite par écrit. A la suite des interventions des conseillers, le conseil syndical prend des décisions sur les actions à mener. Une fois par an, le président du conseil syndical rend compte devant l’assemblée générale des copropriétaires des activités du conseil.

Le président du conseil syndical est l’interlocuteur privilégié du syndic. Transmettant les questions et remarques du conseil syndical au syndic, il est le relais entre ces deux entités et reçoit légalement les informations du syndic au nom et pour le compte du conseil syndical, ce dont dispose l’article 26 du décret du 17 mars 1967 « Lorsqu’une communication écrite doit être faite au conseil syndical, elle est valablement faite à la personne de son président, lorsqu’il en a été désigné un… »

Le président du conseil syndical exerce une mission permanente de contrôle de la gestion du syndic. Il donne son accord au syndic pour les devis présentés dans la limite d’un seuil préalablement défini par une décision votée par l’assemblée générale.
Par ailleurs, comme tout membre du conseil syndical, son président peut exercer son pouvoir de contrôle sur la gestion de la copropriété faite par le syndic et ainsi accéder à l’ensemble des documents pour effectuer les vérifications nécessaires. Pour cela, il peut se faire assister d’une personne de son choix ou d’un professionnel.

Le président du conseil syndical dispose de deux prérogatives légales exceptionnelles :
- La convocation de l'assemblée générale dans certaines situations. En effet, le président du conseil syndical peut dans certains cas convoquer l’assemblée générale des copropriétaires :
- Si le poste de syndic est vacant suite à une démission ou un décès et que le règlement de copropriété prévoit cette possibilité.
- Si le syndic ne convoque pas l’assemblée générale alors qu’elle lui a été demandée par des copropriétaires représentant au moins 25% des tantièmes de la copropriété.
- La récupération des fonds et des archives lors d’un changement de syndic : en effet, si l’ancien syndic tarde à rendre les documents de la copropriété, selon les dispositions de l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, le président du conseil syndical peut saisir le juge des référés pour leur restitution : « Après mise en demeure restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical pourra demander au président du tribunal de grande instance, statuant comme en matière de référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces et des fonds mentionnés aux deux premiers alinéas ainsi que le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de tous dommages et intérêts ».

La durée du mandat de président du conseil syndical est de trois ans et peut être renouvelée. Le président ne peut percevoir aucune rémunération pour cette fonction. Le président du conseil syndical peut mettre fin à ses fonctions en démissionnant à tout moment. Pour cela il doit en informer le conseil syndical par lettre recommandée avec accusé de réception afin qu’une nouvelle élection soit organisée pour son remplacement. Il peut également être révoqué en cours de mandat.

Le président du conseil syndical, ne répond que de ses "fautes lourdes". Pour la Cour de cassation, il est exclu que sa responsabilité puisse être mise en cause par un copropriétaire au titre de l'incapacité, des erreurs ou de la simple négligence (Cass. Civ 3, 29.11.2018, H 17-27.766).



V. Le compte-rendu annuel du conseil syndical


Une fois par an, le conseil syndical doit rédiger un compte-rendu annuel de ses actions. Comme l’explique le Décret n° 2010-391 du 20 avril 2010, Article 7, il s’agit du « compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical. » Ce compte-rendu annuel porte aussi le nom de : rapport moral du conseil syndical. Ce document doit être joint à la convocation et l’ordre du jour de l'assemblée générale correspondant à la réunion au cours de laquelle il sera question des actions menées par le conseil syndical au cours de l'année passée. Cette assemblée générale permet aux copropriétaires de vérifier les actions du conseil syndical.

Le compte-rendu annuel du conseil syndical est un document permettant d’informer une fois par an les copropriétaires sur les changements au sein de la copropriété et les prises de décision importantes. En effet, le nombre de copropriétaires ne se rendant pas aux assemblées générales peut être important selon la taille de la copropriété, mais aussi selon le lieu de résidence principale des copropriétaires. Ainsi, il n’est pas rare que les copropriétaires n'appréhendent pas tous les sujets devant être traités au cours d’une année pour le bon fonctionnement de l’immeuble. Le compte-rendu annuel est une solution permettant de les informer sur l’état du bâtiment, sur les pannes survenues pendant l’année dans les parties communes, etc.

Le compte-rendu annuel du conseil syndical peut s’utiliser lorsqu’une décision importante doit être prise en assemblée générale, notamment pour que puisse être mesurée la nécessité de mettre en place des travaux de conservation de l’immeuble, par exemple, au vu des nombreuses réparations ayant été nécessaires sur les années passées.

Si la loi n’exige aucun formalisme type pour la rédaction de ce compte-rendu annuel, le conseil syndical doit toutefois faire transparaître sa crédibilité au travers de ce rapport. En effet, l’objectif de ce document est de montrer de manière détaillée et concise les missions que le conseil syndical a mis en place au cours de l’année. En termes de contenu, le compte-rendu annuel du conseil syndical doit :

- faire le bilan de l’ensemble des actions engagées au cours de l’année passée ;
- expliquer les dépenses engagées par les copropriétaires pendant l’année à la demande du syndic de copropriété ;
- rappeler les échanges et réflexions mis en place selon les divers points abordés et les options retenues par le conseil syndical après délibération ;
- informer l’ensemble des copropriétaires sur l’avancement des projets de travaux de rénovation en cours ;
- expliquer les choix du conseil syndical et du syndic de copropriété ayant permis d’établir le budget prévisionnel ;
- permettre d’évoquer les problèmes résolus au cours de l’année passée ou à résoudre au cours de l’année à venir ;
- mentionner les objectifs que le conseil syndical se fixe pour les années à venir.

La rédaction et la communication du compte-rendu annuel du conseil syndical est obligatoire dans toutes les copropriétés (Décret n°2010-391 du 10 avril 2010). Il s’agit d’un rapport d’activité qui doit
pouvoir être mis à la disposition des copropriétaires à tout moment. Le compte-rendu doit permettre de rendre compte de l’activité du conseil syndical sur l’année qu’il concerne. Il est conseillé de diffuser le
compte-rendu à l’ensemble des copropriétaires au préalable de l’assemblée générale afin qu’ils puissent le consulter.



VI. Responsabilité des membres du conseil syndical

Les membres du conseil syndical ne sont pas responsables de la gestion du syndic, mais mandataires du syndicat, ils sont responsables envers lui de leurs propres fautes. En raison du caractère bénévole et gratuit de leurs fonctions, leur responsabilité ne peut être engagée que par des fautes lourdes. La responsabilité du président du conseil syndical pourrait être recherchée sur la base du droit commun de la responsabilité.


Pour engager la responsabilité civile d’un conseiller syndical, il est nécessaire pour les copropriétaires (ou un seul copropriétaire) de démontrer une faute de la part d’un ou plusieurs conseillers ( inexécution ou mauvaise exécution de leur mandat, par exemple) , un dommage (la nécessité de devoir procéder à des travaux, par exemple) et un lien de causalité entre la faute et le dommage. Si cette faute est liée à l’inexécution ou à la mauvaise exécution du contrat, la responsabilité est dite contractuelle. Si elle n’est pas liée au contrat, on dit que la responsabilité est extracontractuelle.
Pour engager la responsabilité pénale d’un conseiller syndical, il faut que ce dernier ait commis une infraction. Les infractions sont classées en trois catégories selon leur degré de gravité : les contraventions, les délits et les crimes. La plupart des infractions nécessitent l’intention, pour son auteur, de la commettre. Le syndicat devra alors porter plainte auprès d’un commissariat de police ou d’une brigade de gendarmerie. C’est ensuite le procureur de la république, qui décidera de l’opportunité des poursuites. En se « portant partie civile », les copropriétaires ne renoncent pas engager la responsabilité civile, et peuvent obtenir réparation. Les éventuelles amendes sont dues au Trésor public, elles ne bénéficient pas au syndicat.
Dans les cas les plus graves, le copropriétaire, comme tout citoyen, étant témoin d’un crime (les infractions les plus graves) commis par un conseiller syndical a l’obligation d’en avertir les autorités compétentes.



VII. Fin des fonctions des membres du conseil

Les membres du conseil syndical sont élus pour trois années maximum renouvelables (article 22 du décret 1967). Leurs fonctions prennent fin automatiquement à l'expiration du temps pour lequel ils ont été élus.
Les membres du conseil syndical sont rééligibles. Les membres du conseil syndical sont révocables suivant les conditions prévues pour leur désignation. Le conseil syndical n'est plus valablement constitué si plus du quart des siège devient vacant pour quelque cause que ce soit (démission, décès..). Le conseil syndical ne peut être composé d'une seule personne, il est valablement constitué dès lors qu'il est composé de deux membres.

Sources : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroi...

https://arc-copro.fr/documentation/le-compte-rendu...


Le 3 octobre 2017

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