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Le compte bancaire de la copropriété

La copropriété doit disposer d’un compte bancaire pour pouvoir engager les dépenses inhérentes à l’entretien et à la conservation de l’immeuble et encaisser les sommes reçues au nom du syndicat. Comment est géré ce compte ? Par qui et selon quelles règles ?

Dans le cadre de son mandat, le syndic s’occupe de la gestion comptable et financière de la copropriété. Ayant pour mission d’assurer l’entretien et la conservation de l’immeuble, il est amené à payer les charges qui en découlent, à régler des factures pour le compte de la copropriété mais aussi à procéder à des appels de charges ou à des appels de provision auprès des copropriétaires, qui sont alors encaissés sur le compte bancaire de la copropriété.

Disposition déjà présente dans la loi SRU mais qui bénéficiait d’un régime dérogatoire assez large, l’obligation de compte bancaire séparé a été reprise par la loi Alur et se pose désormais en règle.
Ainsi, le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat sur lequel seront versées toutes les recettes reçues au nom de la copropriété et à partir duquel tous les paiements réalisés en son nom seront faits.
Ce compte bancaire séparé ne peut faire l’objet ni de fusion ni de compensation avec un autre compte.

La séparation du compte bancaire de la copropriété de celui du syndic et des autres comptes qu’il gère permet au syndicat des copropriétaires d’avoir un contrôle plus précis sur les comptes.
Le syndic est tenu de mettre à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte bancaire, dès qu’il les reçoit. Cette disposition permet une plus grande transparence pour le syndicat des copropriétaires.

Si le syndic n’a pas procédé à l’ouverture du compte séparé dans les trois mois qui suivent sa désignation, son mandat devient nul de plein droit, c’est à dire avant même qu’une décision judiciaire le constate.
Si le mandat du syndic devient nul, cela implique la nullité des assemblées générales convoquées par celui-ci et des décisions qui ont été prises, mais aussi la recevabilité des procédures judiciaires que le syndic aurait intenté pour la copropriété.
Toutefois, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que dans le cas où le mandat du syndic serait nul, « les actes qu'il aurait passés avec des tiers de bonne foi demeurent valables. »,protégeant ainsi les intérêts du syndicat des copropriétaires, celui-ci ne devant pas être pénalisé du fait de la négligence du syndic.
Les conventions ainsi conclues entre la copropriété et des tiers non informés de la nullité du mandat du syndic restent valides.

Les copropriétés qui comprennent au plus quinze lots bénéficient d’une dérogation au principe de compte séparé. En effet, dans ces copropriétés, l’assemblée générale des copropriétaires peut décider de dispenser le syndic d’ouvrir un compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires. La décision est votée à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.
Toutefois cette possibilité est soumise à une condition : pour ne pas influencer le choix fait par l’assemblée générale des copropriétaires, le syndic ne peut pas proposer de rémunération différenciée selon qu’ils choisissent le compte séparé ou le compte commun.
Par ailleurs, le compte commun unique doit respecter certaines règles pour conserver toute la transparence souhaitée par la loi Alur :
- Le compte unique doit faire apparaître un « sous-compte » dans les écritures bancaires de façon à pouvoir individualiser les versements et prélèvements qui concernent la copropriété ;
- Le syndic doit verser sur ce sous-compte, toutes les sommes appartenant au syndicat et y reporter les dépenses qu’il a engagées pour lui ;
- Le syndic doit transmettre au syndicat des copropriétaires une copie des relevés bancaires de ce sous-compte, dès qu’il les reçoit.

Si c’est souvent le syndic qui choisit la banque dans laquelle est ouvert le compte séparé, le syndicat des copropriétés peut tout à fait choisir un établissement bancaire différent. Pour cela, l’assemblée générale des copropriétaires prend une décision à la majorité absolue de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.

Le syndic a l’obligation d’ouvrir un deuxième compte séparé au nom du syndicat des copropriétaires. Ce compte est alimenté par les cotisations au titre du fonds de travaux mis en place par la loi Alur, intégré à l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 et obligatoire depuis le 1er janvier 2017.
Le compte est ouvert dans le même établissement que le compte principal, au choix du syndic ou selon la décision de l’assemblée générale des copropriétaires. Aucune dispense n’existe pour ce deuxième compte qui doit obligatoirement être séparé et ne peut faire l’objet d’aucune convention de fusion ou de compensation avec un autre compte.
Ce compte étant rémunéré, les intérêts produits sont définitivement acquis au syndicat des copropriétaires.
Comme pour le compte principal, si le syndic n’ouvre pas ce compte dans les trois mois suivant sa désignation, son mandat devient nul de plein droit.

Le syndic est responsable de la gestion du compte. Le conseil syndical peut examiner les relevés bancaires en particulier lors des contrôles périodiques des comptes. « Ce compte bancaire ne peut faire l’objet ni d’une convention de fusion, ni d’une compensation avec tout autre compte ». Si les fonds placés produisent des intérêts, ceux-ci reviennent au syndicat. Il est important que le compte soit créditeur, et donc que le syndic veille attentivement au bon paiement des charges dues par les copropriétaires.
Un solde débiteur met le syndicat en situation délicate et il peut être nécessaire de procéder à des appels de fonds exceptionnels pour rétablir l’équilibre financier de la copropriété.

Le syndic gère les finances de la copropriété. Il encaisse des recettes, principalement les appels de fonds des copropriétaires (pour les charges courantes d’une part, pour les travaux d’autre part). Il engage les dépenses, en particulier il règle les différents fournisseurs et entrepreneurs et verse le salaire de la gardienne. De ce fait il tient obligatoirement une comptabilité, selon des règles strictes, et il doit soumettre les comptes de l’exercice écoulé à l’assemblée générale. Les fonds de la copropriété proviennent des copropriétaires, il est légitime que le syndic justifie leur usage.
Tous les ans en assemblée générale une des premières résolutions porte sur l'approbation des comptes du syndic.

Préalablement les copropriétaires ont reçu, dans les documents annexés à la convocation, des tableaux comptables. Et les membres du conseil syndical ont pu consulter les comptes dans les bureaux du syndic et notamment vérifier la conformité des factures.

Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents. Ainsi, il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande,et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.

La loi Elan du 23 novembre 2018 a précisé qu'en cas d'absence de transmission des pièces, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard sont imputées sur les honoraires de base du syndic. Un décret doit préciser le montant de ces pénalités.
Le conseil syndical doit prendre un rendez-vous avec le syndic. Avant toute chose, il est important de vérifier, dans le contrat de syndic, les modalités pratiques incluses dans le forfait de gestion courante. En effet, si le rendez-vous n'est pas conforme aux prévisions du contrat, le rendez-vous sera facturé à la copropriété.

Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières précise, au sein du paragraphe 7, que :  Prestations optionnelles qui peuvent être incluses dans le forfait sur décision des parties. Le forfait convenu entre les parties en vertu du présent contrat  pourra expressément inclure l'une ou plusieurs des prestations ci-dessous (si les parties conviennent de retenir une prestation, elles remplissent les mentions ci-dessous afin de préciser ses modalités d'exécution. Elles rayent les mentions inutiles).
- la préparation, convocation et tenue de assemblée (s) générale  (s), autres que l'assemblée générale annuelle de … heures, à l'intérieur d'une plage horaire allant de … heures à … heures,
- l'organisation de … réunion (s) avec le conseil syndical d'une durée de … heures.
Si l'organisation d'une réunion avec le conseil syndical n'est pas prévue dans le contrat de syndic, le professionnel pourra facturer l'organisation de la réunion avec le conseil syndical au titre des prestations particulières.
Il est donc essentiel de négocier ce point avec le syndic.


Le contrôle des charges de copropriété par le conseil syndical constitue un moment clé. Pour cela, certains points méritent une attention particulière. Il convient de vérifier et de rapprocher chaque élément comptable et facture du décompte budgétaire proposé par le syndic, y compris les éléments concernant sa propre gestion. Des erreurs peuvent avoir été commises. Dans un souci d'efficacité, il peut être intéressant de demander la communication des pièces par mail et ce, préalablement à la réunion avec le syndic. Cette option permet de préparer au mieux la réunion avec le conseil syndical et de poser les questions au syndic.

La vérification des comptes permet de faire le point sur la  situation budgétaire de la copropriété et de se poser des questions :
- quel est le principal poste de dépenses de la copropriété ?
- la copropriété a-t-elle dépassé le budget initialement prévu ? Si oui, pourquoi ?
- certains contrats peuvent-ils être renégociés ?
- existe-t-il des doublons ?
- des prestations doivent-elles être supprimées ? D'autres doivent-elles être créées ?


L'approbation des comptes lors de l'assemblée générale se fait à la majorité simple (article 24) et en approuvant les comptes les copropriétaires entérinent l’ensemble des opérations financières réalisées par le syndic au cours du dernier exercice. L’approbation des comptes emporte donc ratification de la gestion financière du syndic.
Il faut noter que ce vote intervient immédiatement avant celui du quitus et celui sur le contrat de syndic. Une fois les comptes approuvés, les copropriétaires ne peuvent plus les contester.

Une remise en cause ne peut être fondée qu’ « en cas d’erreur, d’omission ou de présentation inexacte », pour reprendre les formulations du Code de procédure civile. Par ailleurs, comme pour toute décision d’assemblée générale, les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent introduire une action en contestation dans les deux mois qui suivent la notification du procès-verbal.

Le refus d’approbation par l’assemblée générale des comptes présentés par le syndic a des conséquences étendues. Il fait obstacle de fait à la délivrance du quitus et impose au syndic de présenter de nouveaux comptes pour permettre à l’assemblée générale de clôturer le budget.
L’établissement de nouveaux comptes s’impose, qui seront soumis à une nouvelle assemblée ou que le conseil syndical examinera lorsqu’il reçoit délégation de l’assemblée pour ce faire.

Le rejet des comptes du syndic motivé par une mauvaise gestion financière de sa part peut mettre en cause sa responsabilité contractuelle envers le syndicat des copropriétaires et, le cas échéant, justifier sa révocation et la désignation d’un administrateur provisoire. À l’inverse, un refus d’approuver les comptes qui ne reposerait sur aucun motif sérieux, serait susceptible d’engager la propre responsabilité du syndicat vis-à-vis de son mandataire.


Dans une réponse ministérielle très documentée, la ministre de la Justice a également que tout syndicat de copropriétaires peut, via son conseil syndical, interroger directement la banque en vue d’obtenir « des informations sur les opérations de gestion de la copropriété ». En effet, « le conseil syndical reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat » (article 21 de la loi du 10 juillet 1965). Or, d’après la Ministre, la loi « ne précise pas de qui émane le document ».
Surtout, elle considère que la banque interrogée ne saurait opposer le secret bancaire. En effet, il ressort d’un arrêt de la Cour de cassation de 2015 qu’une banque peut, sans violer le secret bancaire, transmettre des informations à propos d’un « sous-compte bancaire non individualisé, dont le syndic était le seul titulaire, dès lors que ce compte enregistrait exclusivement des opérations de gestion de la copropriété ». En l’espèce, le syndic titulaire du compte a donc échoué à engager la responsabilité de l’établissement bancaire pour violation du secret bancaire (C.Cass. ch. Com., 24 mars 2015,  n°13-22597).
Comme la Ministre, on peut penser que la solution est la même, a fortiori, en présence d’un compte bancaire séparé ; « la banque est [donc] tenue de communiquer au président du conseil syndical régulièrement désigné par l'assemblée générale des copropriétaires l'ensemble des informations relatives au fonctionnement de ce compte, sur lequel transitent les seuls fonds du syndicat, sans que le secret bancaire puisse être valablement opposé » (rép. minist., Q. de M. Lionel Causse, LREM, n°11999, JOAN du 1er janvier 2019, p. 12454).


Source : https://blog.syndicexperts.com/blog/compte-bancair...


Le 19 avril 2019

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