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La fiche synthétique de copropriété


La fiche synthétique est un nouveau document qui regroupe les données financières et techniques essentielles à la copropriété et à son bâti.

Ce document a été créé par la loi ALUR pour permettre aux copropriétaires de disposer à tout moment d’informations essentielles sur la situation générale de la copropriété (caractéristiques et organisation), sur le syndic en cours de mandat, sur les spécificités techniques et les équipements des immeubles, ainsi que sur les comptes.
Elle est établie et actualisée une fois par an par le syndic pour être mise à la disposition des copropriétaires et des futurs acquéreurs.

La communication de la fiche synthétique doit permettre d’informer les candidats à l’acquisition de lots sur les caractéristiques essentielles de la copropriété dans laquelle le projet est envisagé. Elle permet également d’éclairer à tout moment les copropriétaires sur la situation globale de la copropriété afin de faciliter le vote de travaux en assemblée générale.
Le contenu de la fiche synthétique de la copropriété est défini par le décret n°2016-1822 du 21 décembre 2016.

La fiche synthétique doit être établie depuis le 1er janvier 2017 pour les copropriétés de plus de 200 lots. Pour celles de plus de 50 lots, elle sera délivrée à partir du 1er janvier 2018 et à partir du 1er janvier 2019 pour les autres.

L’établissement et la mise à jour d’une fiche synthétique concernent les copropriétés à destination totale ou partielle d’habitation, c'est-à-dire celles qui comportent au moins un logement. Les copropriétés de commerces ou de bureaux (centre commercial ou centre d’affaire par exemple) ne sont pas visées.

La fiche synthétique est établie par le représentant légal de la copropriété : en général, il s’agit du syndic. Si un administrateur provisoire a été désigné par le Tribunal de grande instance, c’est ce dernier qui se charge de l’établir.
Chaque année, le syndic ou l’administrateur provisoire procède à la mise à jour des informations contenues dans la fiche. Les données à actualiser sont celles figurant au procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés. Ces informations doivent être mises à jour dans un délai de deux mois suivant la notification de procès-verbal.

La fiche synthétique doit impérativement mentionner certaines informations.
La fiche synthétique doit mentionner :

  • le nom d'usage, s'il y a lieu, et l'adresse(s) du syndicat de copropriétaires,
  • l'adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat),
  • le numéro d'immatriculation de la copropriété et la date de sa dernière mise à jour,
  • la date d'établissement du règlement de copropriété et le numéro identifiant d'établissement (SIRET) du syndicat,
  • le nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic ou administrateur provisoire) et le numéro identifiant d'établissement (SIRET) du représentant légal,
  • le cadre d'intervention du représentant légal (mandat de syndic ou mission d'administration provisoire).
  • la nature du syndicat (principal/secondaire/coopératif) ou résidence-services,
  • s'il s'agit d'un syndicat secondaire, numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat de copropriétaires.
  • le nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété,
  • le nombre total de lots à usage d'habitation, de commerces et de bureaux inscrit dans le règlement de copropriété,
  • le nombre de bâtiments,
  • la période de construction des bâtiments.
  • le type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain le type d'énergie utilisée,
  • le nombre d'ascenseurs.
  • la présence de personnel(s) employé(s) par le syndicat de copropriétaires,
  • en cas de premier exercice comptable (comptes non encore approuvés en assemblée générale) : dates de début et de fin de l'exercice comptable,
  • en cas d'exercice comptable clos dont les comptes ont été approuvés par l'assemblée générale :

- dates de début et de fin de l'exercice et date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes,

- montant des charges pour opérations courantes,
- montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles,
- montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres,
- montant des impayés,
- nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat dont la dette dépasse 300 euros (CCH : R.711-9 et arrêté du 10.10.16 : art. 5),
- montant du fonds de travaux.


La fiche synthétique peut être extraite du registre national des copropriétés si la copropriété est déjà immatriculée sur ce registre. Elle doit alors comporter :
- la date de délivrance du document,
- et la mention « fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal ».
En dehors de ce cas, la fiche synthétique doit mentionner :
- la date de délivrance du document,
- et le nom et la signature de l'autorité qui l'a délivrée (syndic ou administrateur provisoire) accompagnés de son cachet.

Chaque année, le syndic doit procéder à la mise à jour des informations mentionnées dans la fiche synthétique. Les données correspondantes sont établies dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

La fiche synthétique est adressée par le syndic aux copropriétaires sur simple demande.
En cas de vente de lot(s) de copropriété, la fiche permet d’informer les acquéreurs sur les caractéristiques essentielles de la copropriété dans laquelle le projet d’acquisition est envisagé (les informations sur le lot vendu figurent sur l’état daté).
En cas de vente d’un lot ou lors de la cession d’un droit réel immobilier portant sur un lot de copropriété, la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente ou, à défaut de promesse, à l’acte authentique de vente (CCH : L.721-2 1° a).
Pour les futurs acquéreurs, la communication de ce document permet de les informer sur la situation générale de la copropriété, sur les charges à assumer en devenant copropriétaire, sur l’état du bâti, les travaux récemment réalisés, les travaux votés, … Elle permet de leur donner des indications sur les dépenses annuelles, ainsi que les investissements prévisibles à moyen terme, à inclure dans leur plan de financement.
Le copropriétaire vendeur peut également demander la fiche synthétique à son syndic pour renseigner les mentions obligatoires de l’annonce immobilière (statut de la copropriété, nombre de lots, montant moyen annuel de la quote-part du budget prévisionnel à la charge du vendeur, existence d’éventuelles difficultés comme la nomination d’un mandataire ad hoc ou d’un administrateur provisoire / CCH : L.721-1).

La fiche synthétique de la copropriété peut être extraite sur la base des informations déclarées auprès du registre national des copropriétés lors de son immatriculation. La fiche doit alors préciser la date de délivrance du document et la mention "fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal".
Dans les autres cas où elle a été établie sans recours aux données déclarées auprès du registre des copropriétés, la fiche doit mentionner la date de délivrance du document, le nom et la signature de l'autorité qui l'a  délivrée accompagnés de son cachet.

La révocation du mandat du syndic prévue à titre de sanction en cas de défaut de réalisation de la fiche synthétique est supprimée par l'ordonnance du 30 octobre 2019. La pénalité financière imputée au syndic en l’absence de transmission de la fiche synthétique à un copropriétaire qui en fait la demande était applicable à l’issue d’un délai de quinze jours. Désormais, en l’absence de mise à disposition de la fiche synthétique dans un délai d’un mois, les pénalités par jour de retard sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic suivant un montant fixé par décret. Elles sont déduites lors de l’arrêté des comptes.

Source : https://www.cotoit.fr/faq/fiche-synthetique-coprop...


Le 12 avril 2019 mis à jour le 10 novembre 2019

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