La feuille de présence de l'assemblée générale des copropriétaires

L'assemblée générale des copropriétaires se tient généralement dans la ville où se situe l'immeuble. La participation et le déroulement de la séance obéissent à certaines règles de forme.

L’article 14 du décret du 17 mars 1967 dispose que : « Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les noms et domiciles de chaque copropriétaire ou
associé, et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu s’il y a lieu, des dispositions de l’article 22 (alinéas 2 et 3) et de l’article 24 (alinéa 4) de la loi du 10 juillet 1965.
Cette feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire. Elle est certifiée exacte par le Président de l’Assemblée. La feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée. Elle peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1et suivants du Code Civil. »

Chaque copropriétaire (ou mandataire) signe une feuille de présence permettant de compter le nombre de voix lors de chaque vote et de vérifier si les majorités requises sont réunies.
En cas de retard ou de départ anticipé d'un participant, l'heure doit être mentionnée.
La feuille de présence doit être annexée au procès-verbal avec lequel elle est conservée.
La feuille de présence est certifiée exacte par le président de l'assemblée. L’absence de feuille de présence entraîne la nullité de l’Assemblée générale.

Dès le début de l'assemblée générale des copropriétaires, la feuille de présence doit être signée par tous les membres présents à l'assemblée. Ceux qui ont un mandat pour représenter des copropriétaires doivent signer en leur nom ; les mandats (les pouvoirs) sont joints à la feuille de présence.
Cela permet au président de séance de pouvoir décompter le nombre de voix des personnes présentes et représentées par un pouvoir ainsi que le nombre de voix des personnes absentes à l'assemblée générale des copropriétaires.

La feuille de présence comporte :
- Le titre, la date et le lieu de l'assemblée générale
- Les nom et adresse du syndicat de la copropriété
- Les nom et adresse du syndic qui gère la copropriété
- Les informations des copropriétaires (nom, prénom, adresse)
- La liste et le numéro des lots appartenant à chacun des copropriétaires
- La date d'entrée pour chacun des lots
- Le nombre de tantièmes attaché à chacun des lots
- Un emplacement vide devant chaque nom permettant aux copropriétaires de signer la feuille de présence.

Un copropriétaire peut demander à son syndic de lui produire la copie de la feuille de présence d’une des assemblées générales (aucun délai de prescription n’est prévu par les textes). Les objectifs de la démarche peuvent être multiples, même s’ils n’ont pas à être communiqués. Il peut s’agir de s’assurer que la réduction des voix a été correctement appliquée en cas de copropriétaire majoritaire, de vérifier si les délégations de votes ont bien été prises en compte et si les plafonds légaux ont été respectés, ou bien encore de contrôler le calcul des voix, en particulier en cas de spécialisation des votes.

Certains syndics refusent de remettre aux copropriétaires la feuille de présence, au motif que la transmission des adresses personnelles des copropriétaires serait contraire au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Ce refus est illégal puisque la communication des feuilles de présence par le syndic répond à une obligation réglementaire qui lui incombe en application des articles 17 et 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

Pourtant le cadre juridique est clair et il vient d’ailleurs de recevoir une confirmation significative par une réponse ministérielle en date du 1er octobre 2020 (réponse du Ministère de la Justice à une question posée par le Sénateur Yves Détraigne).

En application de l'article 33  du décret de 1967, le syndic a l’obligation de délivrer à tout copropriétaire des copies des procès-verbaux et des annexes des assemblées générales. Or, la feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal, conformément (article 17 du décret précité). Tout copropriétaire peut donc en obtenir, y compris en référé, la communication sous astreinte (TGI Paris, réf., 9 mars 2017, n° 17/51492). Aucune disposition n'autorise le syndic à apprécier l'utilité ou la légitimité de la communication demandée, ni à se prévaloir d'une éventuelle expiration du délai accordé aux copropriétaires pour contester les décisions de l'assemblée générale (Cour de cassation - Troisième chambre civile 18 décembre 2001 / n° 00-14.110 et 28 février 2006 / n° 05-12.992).

Le RGPD ne saurait faire échec à ce droit d'accès. Ce règlement communautaire, entré en vigueur le 25 mai 2018 , prévoit en effet qu’un traitement de données est licite, et ne nécessite donc pas le consentement préalable des personnes concernées, si « le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ». Ces dispositions existaient déjà dans le droit positif avant le RGPD et pour cause : la loi « informatique et liberté » a largement inspiré la rédaction du RGPD.

Doit donc continuer à s’appliquer la jurisprudence antérieure au RGPD selon laquelle le syndic ne peut pas refuser de délivrer copie de la feuille de présence en arguant du respect de la vie privée (CA Chambéry, 1ère ch., 24 avr. 2008, SAS Urbania Tarentaise c/ SCI E. Edelweiss ; CA Rennes, 6 juin 2013, n° 11/07662 ; TGI Paris, réf., 9 mars 2017, n° 17/51492). Cette jurisprudence vient d’être confirmée par la Cour d’Appel d’Aix-en-Provence (CA Aix-en-Provence, ch. 1-2, 6 juin 2019, n° 18/07585).

De même, le respect de la vie privée ne saurait justifier la communication d'une feuille de présence tronquée, toute clause contraire du règlement de copropriété devant être réputée non écrite (Cour d'appel de Paris, 21 mai 2014, n° 12/17364).

Enfin, cette feuille est émargée au cours de l’assemblée par tout copropriétaire présent ou par son mandataire ; il est constant qu’elle peut être « librement consultée durant l’assemblée » et « que chacun peut donc prendre connaissance du domicile des autres copropriétaires » (Cour d'appel de Paris, 1ère chambre, section A, 24 mars 1987, n° RG 86/13859 et TGI Paris, 8e ch. 1ère sect., 22 sept. 2009, n° 08/11131). En obtenant copie de la feuille de présence, un copropriétaire a ainsi connaissance d’une information à la disposition de tous les copropriétaires ou de leurs mandataires pendant l’assemblée ; le même raisonnement s’applique aux pouvoirs demandés.

Les textes ne précisent pas qui doit établir la feuille de présenc , mais il s’agira en pratique du secrétaire de séance (ou du syndic en sa qualité de secrétaire provisoire de la réunion. Le décret de 1967 impose, en revanche, qu’elle soit certifiée exacte par le président de l’assemblée (art. 14, al. 1er).
Si un copropriétaire quitte l’assemblée de manière anticipée après avoir signé la feuille de présence, il faut qu’il veille à ce que son départ y soit mentionné. S’il souhaite donner un pouvoir à une personne présente pour le représenter jusqu’à la fin de la réunion, cette information doit également être consignée dans la feuille de présence qui doit être émargée par le mandataire. À défaut, le copropriétaire serait réputé présent pour tous les votes (Cass. 3e civ., 1er juill. 2009, n° 08-18109).
Le relevé systématique des présences et des départs est donc essentiel en assemblée, puisqu’il permet de réajuster en temps réel le nombre de copropriétaires présents ou représentés et le nombre de leurs voix afin de permettre le calcul des majorités. En fonction de ces mouvements, le total des copropriétaires et du nombre de voix permet, ou bloque, la prise de décisions à des majorités difficiles à obtenir.
La feuille de présence est le document formaliste déterminant qui permet de savoir si un copropriétaire a qualité par la suite pour contester les résolutions de l’assemblée (art.42, al. 2, de la loi du 10, juillet 1965). Son absence ferait d’ailleurs encourir la nullité de l’assemblée (Cass. 3e civ., 18 févr. 2014, n° 13-10.307).

En tant qu’annexe du procès-verbal d’assemblée avec lequel elle est conservée dans le registre des procès-verbaux pour faire partie des archives du syndicat, la feuille de présence peut être communiquée intégralement à tout copropriétaire demandeur, sans que le syndic « puisse se faire juge de son utilité ou de sa légitimité » (combinaison des articles 14 et 33, al. 2, du décret ; arrêt du 18 févr. 2014, précité). La copie délivrée par le syndic doit être certifiée par ses soins (art. 33, al. 2, du décret).

Le syndic n’a pas à notifier la feuille de présence aux copropriétaires en même temps que le procès-verbal d’assemblée (art. 18 de la loi de 1965 combiné avec les articles 14 et 33 du décret), ni à l’envoyer à chaque copropriétaire après l’assemblée (Cass. 3e civ., 24 sept. 2008, n° 07-16.334).

Le décret de 1967 ne cantonne pas expressément la délivrance de la copie de la feuille de présence au seul copropriétaire qui en ferait la demande (art. 33, al. 2, du décret),  alors que le décret sur le contrat type de syndic n’envisage que le cas d’un « copropriétaire » demandeur en ce qui concerne l’imputation des frais de copies des annexes de procès-verbaux (art. 9.3 de l’annexe 1 du décret du 26 mars 2015, applicable à compter du 2 juillet 2015).

S’agissant des frais de copies, il existe également depuis la parution du contrat type de syndic, une contradiction entre les termes de l’article 33 du décret de 1967 qui prescrivent qu’ils relèvent du forfait de gestion courante et sont à la charge du syndicat, et ceux de l’article 9.3 de l’annexe 1 du contrat type qui indiquent qu’ils sont seulement imputables au « copropriétaire demandeur ».

Aux termes de l’alinéa 1er de l’article 17-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (JO 11 juill.) tel qu’issu de la loi Élan (L. n° 2018-1021, 23 nov. 2018, JO 24 nov.), les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.
Le décret précise que « l'assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant. La décision est prise sur la base de devis élaborés à cet effet à l'initiative du syndic ou du conseil syndical. Le syndicat des copropriétaires en supporte les coûts » (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 13-1, nouv.).
Et pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

De même, le copropriétaire qui souhaite participer à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique doit en informer par tout moyen le syndic trois jours francs au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 13-2, nouv.). Des précisions étant apportées, en ce cas, concernant la feuille de présence et l’émargement (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 14, mod.).

L’omission des mentions obligatoires de la feuille de présence ne rend l’assemblée générale annulable qu’en l’absence d’éléments suffisants pour identifier les copropriétaires présents ou représentés et contrôler les résultats des votes.

Un copropriétaire agit en annulation de deux assemblées générales en raison de l’irrégularité affectant la feuille de présence, qui ne mentionne pas le nombre de voix dont disposent les copropriétaires dans les parties communes spéciales de chaque bâtiment.

La cour d’appel accueille sa demande. Elle considère que la seule mention du nombre de voix dans les parties communes générales ne suffit pas.

L’arrêt est cassé : l’omission des mentions obligatoires de la feuille de présence ne rend l’assemblée générale annulable qu’en l’absence d’éléments suffisants pour assurer l’identification des copropriétaires présents ou représentés et le contrôle des résultats des votes (Cass. 3e civ. 28-1-2021 n° 19-17.906 F-D). La cour d’appel ne pouvait donc pas annuler l’assemblée générale sans constater que la feuille de présence ne contenait pas les éléments suffisants pour permettre l’identification des copropriétaires présents ou représentés et contrôler, par rapprochement avec les mentions du procès-verbal d’assemblée générale, les résultats des votes relatifs aux parties communes spéciales.

La tenue d’une feuille de présence en assemblée générale est obligatoire (Décret 67-223 du 17-3-1967 art. 14). Elle doit indiquer, outre les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé et, le cas échéant, de son mandataire, le nombre de voix dont il dispose. Elle tient compte, s’il y a lieu, de la réduction du nombre de voix du copropriétaire majoritaire (Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 22) et du nombre de voix attribuées aux copropriétaires pour le paiement des charges spéciales lorsque le règlement de copropriété prévoit que seuls les copropriétaires qui y contribuent prennent part au vote (Loi 65-557 du 10-7-1965 art. 10, dernier al. dans sa rédaction issue de Ord. 2019-1101 du 30-10-2019). En l’espèce, la feuille de présence ne mentionnait pas le nombre de voix des copropriétaires pour les votes des décisions relatives aux parties communes spéciales.

L’absence d’établissement de la feuille de présence est en principe sanctionnée par la nullité de l’assemblée générale (Cass. 3e civ. 18-6-2008 n° 07-13.818 FS-D) mais, s’agissant de l’insuffisance d’identification des copropriétaires, la jurisprudence se montre assez libérale et il suffit, pour éviter la sanction, qu’elle contienne les éléments suffisants pour permettre d’identifier les copropriétaires qui ont assisté à la réunion et ceux qui y sont représentés (Cass. 3e civ. 21-6-2006 n° 05-15.752 FS-PB : BPIM 5/06 inf. 382 ; Cass. 3e civ. 18-9-2012 n° 08-70.203 F-D).

Qu’en est-il lorsque c’est le nombre de voix des copropriétaires qui fait défaut ? Si la feuille de présence est indéniablement nécessaire pour établir l’identité des copropriétaires présents ou représentés lors des votes, elle n’est pas indispensable en revanche pour la détermination des voix des copropriétaires, qui est précisée par le règlement de copropriété, auquel il est aisé de se référer. Le procès-verbal peut d’ailleurs remplir le même rôle, puisqu’il comporte généralement l’indication détaillée des opposants et des abstentionnistes et le nombre de voix dont ils disposent, le nombre de voix favorables s’en déduisant. De même que la Cour de cassation décide que les mentions de la feuille de présence relatives aux voix peuvent être utilisées pour compléter celles du procès-verbal (Cass. 3e civ. 13-12-1977 n° 76-12.240 : Bull. civ. III n° 443 ; Cass. 3e civ. 11-5-2000 n° 98-17.029 FS-PBI : BPIM 5/00 inf. 337 ; Cass. 3e civ. 11-7-2019 n° 18-18.615 F-D : BPIM 5/19 inf. 351), elle décide, à l’inverse dans cette affaire, que les mentions du procès-verbal d’assemblée générale peuvent pallier les insuffisances de la feuille de présence.

Sources : La feuille de présence à l’AG de copropriété (m-habitat.fr)

COPROPRIÉTÉ : Feuilles de présence et RGPD - Légavox (legavox.fr)

https://www.efl.fr/actualites/immobilier/copropriete-et-autres-modes-organisation-de-l-immeuble/details.html?ref=f4f86f718-a769-4b65-94ad-e381ba42282c

Droit d'accès des copropriétaires aux feuilles de présence - Sénat (senat.fr)

Le 7 décembre 2020