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Coronavirus et état d'urgence sanitaire : les mesures dans le domaine de la copropriété et missions du syndic


La loi du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de Covid-19 a autorisé le gouvernement à prendre toute mesure par ordonnance « adaptant le droit de la copropriété des immeubles bâtis pour tenir compte, notamment pour la désignation des syndics, de l'impossibilité ou des difficultés de réunion des assemblées générales de copropriétaires ». L’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l'ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété est parue au Journal Officiel le 26 mars 2020 .Mais, son article 22 ne porte que sur les contrats de syndic arrivant à échéance. De nombreuses autres questions sont à évoquer.


I. État d'urgence sanitaire et contrat de syndic


Les réunions et rassemblements ont été progressivement interdits sur tout le territoire et dès lors, la tenue des assemblées générales de copropriété est rendue impossible. La question s’est donc posée du sort des contrats de syndic qui arrivent à expiration pendant la période d’urgence sanitaire. Après consultation des professionnels de l’immobilier, le gouvernement a décidé de prendre des mesures pour tenir compte de cette situation. Ainsi, l’ordonnance n° 2020-304 prévoit que le contrat de syndic qui expire ou a expiré pendant la période comprise entre le 12 mars 2020 et l'expiration d'un délai de deux mois mois à compter de la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire, est renouvelé dans les mêmes termes jusqu'à la prise d'effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d'effet intervient, au plus tard huit mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire.

La date de cessation de l’état d’urgence sanitaire est fixée par la loi au 24 mai 2020. Il faut souligner que le contrat est renouvelé et non prolongé, ce qui signifie qu’il s’agit d’un nouveau mandat dont le contenu sera identique, excepté en ce qui concerne sa durée.Ces dispositions ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de l’ordonnance susmentionnée, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020.

En toute circonstance, un syndic doit pouvoir prendre ses fonctions au plus tard le 24 décembre 2020 ; désignation qui mettra fin au contrat renouvelé de plein droit de par l’ordonnance.

Ces dispositions ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de l’ordonnance susmentionnée, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020. 

En toute circonstance, un syndic doit pouvoir prendre ses fonctions au plus tard le 24 janvier 2021 ; désignation qui mettra fin au contrat renouvelé de plein droit de par l’ordonnance.



II. L'impact sur les assemblées générales


En ce qui concerne la convocation de l’assemblée générale annuelle, deux situations sont possibles : 

• Soit le contrat de syndic a expiré entre le 12 mars 2020 et le 24 juillet 2020 : dans ce cas l’assemblée générale est convoquée en respectant le délai de 21 jours et doit se tenir au plus tard le 24  avec prise d’effet immédiate du contrat de syndic ; Pour respecter le délai légal de convocation, il convient de compter 21 jours à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la signature de l’émargement ou du récépissé), y compris les jours chômés ou fériés. Le 21ème jour compte jusqu’à 24 heures et l’assemblée doit se tenir au plus tôt le 22ème jour.

• Soit le contrat de syndic est en cours de validité car désigné avant le 12 mars : l’assemblée générale se tient annuellement en respectant les règles de la loi du 10 juillet 1965.En cette année 2020, l’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel sera rarement réunie dans un délai de six mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Signalons que les textes ne prévoient pas de sanction à cet égard et que ce délai n’est pas prescrit à peine de nullité (CA Paris, 5 décembre 2012).


Un certain nombre de réunions déjà convoquées devaient se tenir pendant la période de confinement. Ces assemblées générales devront être reconvoquées dans les formes et délai fixés par la loi de 1965 et son décret d’application (LRAR, LRE, remise en main propre contre émargement ou récépissé).


Faut-il renvoyer les documents déjà notifiés ? D’après la jurisprudence, l'identité de l'ordre du jour des assemblées distantes d'un peu plus de 2 mois ne dispense pas de procéder à nouveau aux notifications, alors même qu'il avait été impossible de dresser un PV à la suite de la première réunion (Cass. 3e civ., 8 oct. 2015, n° 14-20.056). En conséquence, les documents déjà notifiés lors de la première convocation devront à nouveau être adressés aux copropriétaires, même si l’ordre du jour est exactement le même. Cette nouvelle convocation donne-t-elle droit à honoraires au titre du § 7.2.2. 

La préparation, la convocation et la tenue d'une assemblée générale supplémentaire permet l’application d’une tarification particulière pour le syndic. Ces conditions sont cumulatives. En l’espèce, la première assemblée, bien que convoquée, n’a pu se tenir. Dès lors, il ne peut s’agir d’une assemblée supplémentaire et cette prestation entre dans le forfait.Assemblées générales à distance et par correspondance. Depuis le 29 juin 2019, il est possible de participer à distance aux assemblées générales grâce à la visioconférence, l’audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique (décret n° 2019-650 du 27 juin 2019).


Les modalités de participation aux réunions à distance sont décidées en assemblée générale, sur la base de devis et aux frais du syndicat des copropriétaires. En conséquence, pour tenir une telle réunion, il faut que l’assemblée générale ait déjà décidé de ces modalités avant le confinement, ce qui est assez rare en pratique. En tout état de cause, une assemblée générale ne peut se tenir complétement à distance, compte tenu que : 

• l’assemblée générale doit désigner un président de séance au début de la réunion ; 

• le président de séance doit notamment vérifier la régularité de la tenue de l’assemblée générale, certifier exacte la feuille de présence et signer le procès-verbal en fin de séance (article 17 du décret du 17 mars 1967). 


Le vote par correspondance ne pourra être utilisé qu’à partir du 1er juin 2020 (en attente des textes d’application). Comme vu ci-avant, une assemblée générale ne pourra pas se tenir exclusivement par correspondance.


La notification du procès-verbal d’assemblée générale est valablement faite par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (LRAR), par lettre recommandée électronique (LRE) ou remise en main propre contre émargement ou récépissé. En effet, les conditions d’envoi des LRAR ne permettent plus à l’heure actuelle de s’assurer de la bonne notification des procès-verbaux aux copropriétaires. L’envoi par LRE n’est possible que si le copropriétaire a donné son accord exprès (article 64-1 du décret du 17 mars 1967). La remise en main propre est difficilement envisageable actuellement, pour des raisons évidentes. En pratique, le syndic devra attendre la fin de l'état d'urgence sanitaire pour procéder aux notifications et le délai d’un mois ne sera donc pas respecté. Le défaut de notification du procès-verbal dans le délai imparti n'est pas sanctionné par la nullité de l'assemblée générale. Tout simplement, dans cette hypothèse, le délai de forclusion de deux mois ne peut être opposé au copropriétaire contestant (CA PAU, Chambre 1, 28 janvier 1998). Ainsi, le défaut de respect de ce délai est dépourvu de toute sanction si ce n'est que le recours des copropriétaires opposants et défaillants ne commencera à courir que le jour où ils recevront le procès-verbal.


Reste à examiner la situation des procès-verbaux présentés ou réceptionnés après la date du 12 mars et avant le 24 juin 2020. L’ordonnance n° 2020-306 du 25 mars 2020 relative à la prorogation des délais échus pendant la période d'urgence sanitaire et à l'adaptation des procédures pendant cette même période trouve ici à s’appliquer. En effet, le délai de deux mois pour contester une décision d’assemblée générale à compter de la notification du procès-verbal sera réputé avoir été fait à temps s'il a été effectué dans un délai qui ne peut excéder, à compter de la fin de cette période, le délai légalement imparti pour agir, dans la limite de deux mois.Les actions en contestation des décisions d’assemblées notifiées entre le 12 mars et le 24 juin 2020 pourront donc valablement être exercées jusqu’au 24 août 2020. Sauf urgence, l’exécution des décisions prises aux majorités des articles 25 et 26 devra également être suspendue jusqu’à cette même date.



III. L'impact sur les missions du syndic


En cette période difficile, le rôle du syndic est plus que jamais indispensable. En effet, même si le cabinet ne peut recevoir de public, son rôle est primordial. Il veille à la gestion courante de l’immeuble ainsi qu’au maintien de la propreté (nettoyage des parties communes, évacuation des ordures ménagères). Gestion courante Le syndic exécute ou fait exécuter les actes de gestion courantes de son propre chef.Ainsi, il doit procéder aux paiements des prestataires, rémunérer les salariés du syndicat, etc. Le report du paiement des prestations d’électricité, d’eau et de gaz ne s’applique pas au syndicat des copropriétaires (ordonnance n° 2020-316 du 25 mars 2020).

En ce qui concerne les réparations, à l’heure actuelle le syndic ne peut réaliser que les actes présentant un caractère impératif, comme réparer une fuite affectant les parties communes par exemple. Procéder aux appels de fonds auprès des copropriétaires fait partie des tâches du syndic. Là encore, une difficulté pratique peut se présenter. En effet, pour que le syndic puisse procéder aux appels de provisions, le budget prévisionnel doit avoir été voté avant l’exercice comptable qu’il doit couvrir. L’article 43 du décret du 17 mars 1967 prévoit que si le budget prévisionnel ne peut être voté qu'au cours de l'exercice comptable qu'il concerne, le syndic peut appeler successivement deux provisions trimestrielles, chacune égale au quart du budget prévisionnel précédemment voté. Il doit néanmoins préalablement y être autorisé par l'assemblée générale des copropriétaires.

Compte tenu des circonstances particulières actuelles, le syndic pourrait appeler une, voire deux provisions trimestrielles, même s’il n’y a pas été autorisé préalablement par l’assemblée générale. D’une part, parce que le syndic agit dans l’intérêt du syndicat des copropriétaires et, d’autre part, parce que cela ne va pas à l’encontre de l’esprit de l’ordonnance prise en raison de « l'impossibilité ou des difficultés de réunion des assemblées générales de copropriétaires ». La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l'assemblée générale.


Les copropriétaires doivent continuer à payer leurs charges. Néanmoins, lorsqu’un copropriétaire rencontre des difficultés financières, il peut se rapprocher du syndic pour demander un délai ou un échelonnement du paiement des charges. Dans ce cas, le copropriétaire devra justifier sa demande.Rappelons là encore la neutralisation des effets du dépassement des échéances contractuelles qui surviennent entre le 12 mars et le 24 juin 2020 qui accorde aux copropriétaires un mois pour exécuter son obligation après le terme de cette période sans aucune pénalité.


En cas d’urgence, le syndic est chargé de faire procéder à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde l’immeuble (article 18 de la loi du 10 juillet 1965), en informer les propriétaires, et convoquer immédiatement une assemblée générale (article 37 du décret du 17 mars 1967). Il y a urgence lorsqu’en lui-même le défaut de réaction rapide entraînerait un préjudice et que ce préjudice à éviter est imminent. Ont notamment été jugés travaux d’urgence dans un but de sécurité : des travaux d’étanchéité ou des travaux permettant le bon fonctionnement du chauffage.Le syndic a plus que jamais pour mission, en cette période difficile, de faire procéder aux travaux urgents qui pourraient entraver le bon fonctionnement de l’immeuble. Pour ce faire, le syndic devra : 

• faire procéder au travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble ; 

• informer les copropriétaires de la situation, par tout moyen de son choix (mails, sms groupés) et dans les plus brefs délais ; 

• lancer un appel de fonds, après avis du conseil syndical. Cet appel de fonds ne pourra pas excéder le tiers du montant du devis estimatif des travaux ;

• convoquer l’assemblée générale. Cependant, compte tenu des circonstances actuelles, la convocation immédiate de l’assemblée générale est compliquée et sa tenue interdite. Il conviendra d’obtenir, en l’état, l’accord du conseil syndical.


Les organisations patronales représentatives de la branche des gardiens, concierges et employés d’immeubles ont présenté leurs recommandations pour encadrer l’activité des gardiens et employés d’immeubles dans des conditions garantissant leur santé  notamment quant au nettoyage des équipements communs et à l’évacuation des déchets ménagers. Par ailleurs, dans certaines copropriétés, le courrier est distribué par le gardien. Dans ce cas, le syndic doit dûment informer le salarié des consignes à respecter.Il est en particulier impératif que le salarié se lave soigneusement les mains après toute manipulation.


Les règles de distanciation sont impératives et en aucun cas un courrier ou un colis ne peut être donné de la main à la main : selon la configuration des lieux qui peut varier, l’employeur ou son représentant organise la réception et la garde, puis la remise, la distribution ou le portage à domicile du courrier et des colis de manière à ce que le salarié ne soit pas à moins d’un mètre de toute personne.Il peut par exemple être mis en place une remise sans contact : le salarié, éventuellement prévenu à distance par téléphone ou interphone, dépose le courrier ou le colis puis se retire avant que le destinataire n’en prenne livraison.En aucun cas le salarié ne pénètre dans une partie privative, même s’il doit assurer le service de courrier porté.


La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement.



IV. L'impact sur le mandat des membres du conseil syndical


Initialement, l’ordonnance ne comportait aucune disposition au sujet du conseil syndical dont les mandats arrivaient à échéance.L’ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 a réparé cet oubli en renouvelant les mandats des membres du conseil syndical, dans les mêmes conditions que le contrat du syndic. Ainsi, le nouvel article 22-1 de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 prévoit que le mandat confié par décision de l'assemblée générale aux membres du conseil syndical, qui expire ou a expiré entre le 12 mars 2020 et l'expiration d'un délai de deux mois à compter de la date de la cessation de l'état d'urgence sanitaire (soit le 24 mai 2020) est renouvelé jusqu'à la tenue de la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette assemblée générale intervient au plus tard huit mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire.

Ces dispositions ne sont pas applicables lorsque l'assemblée générale des copropriétaires a désigné les membres du conseil syndical avant la publication de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020. En conséquence, sont concernés les mandats des conseillers syndicaux qui arrivent à échéance avant le 24 juillet 2020.La prise d’effet du nouveau contrat mandat intervient au plus tard huit mois après le 24 mai 2020, soit avant le24 janvier 2021.


Source SNPI


Le 24 avril 2020

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